Vad måste en faktura innehålla?
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
En faktura är inte bara en betalningsbegäran. I Sverige är den också underlaget som låter kunden dra av momsen och som Skatteverket förväntar sig hitta i bokföringen. Mervärdesskattelagen räknar upp vad en fullständig faktura ska innehålla, och vissa uppgifter ändras när kunden finns i ett annat EU-land eller när omvänd betalningsskyldighet gäller. Den här checklistan tar upp allt i den ordning det står på sidan.
Obligatoriska företagsuppgifter
- Säljarens namn och adress. För en enskild firma är det ägarens namn, plus eventuellt firmanamn.
- Säljarens momsregistreringsnummer, som börjar med SE och slutar med 01.
- Köparens namn och adress.
- Köparens momsregistreringsnummer vid omvänd betalningsskyldighet och vid leveranser inom EU.
- För aktiebolag: organisationsnummer och styrelsens säte ska enligt aktiebolagslagen framgå av affärshandlingar.
- Godkänd för F-skatt: krävs inte av mervärdesskattelagen men förväntas av företagskunder, som behöver veta om de ska göra skatteavdrag.
Fakturanummer, datum och förfallodag
| Uppgift | Krav | Praktiskt tips |
|---|---|---|
| Fakturanummer | Unikt, baserat på en eller flera nummerserier | Återanvänd eller hoppa aldrig över nummer; kreditfakturor får egna nummer |
| Fakturadatum | Datum då fakturan utfärdas | Fakturera snabbt efter leverans |
| Leveransdatum | Krävs om det skiljer sig från fakturadatum | Särskilt viktigt vid månadsfakturering |
| Förfallodag | Krävs inte av mervärdesskattelagen | Ange den ändå, tillsammans med betaluppgifter som bankgiro och referens |
| Dröjsmålsränta | Krävs inte | Ange räntesatsen om ni tänker debitera den |
Mellan företag gäller de betalningsvillkor ni kommer överens om, men lagen begränsar vissa villkor och ger rätt till dröjsmålsränta och påminnelseavgift. Att få betalt i tid börjar med en tydlig förfallodag och referens på fakturan.
Momsbelopp och momssatser
Fakturan ska visa beskattningsunderlaget per momssats, den tillämpade satsen och momsbeloppet. Sverige har en normalsats på 25 procent och reducerade satser på 12 och 6 procent, och vilka varor och tjänster som hör till vilken sats kan ändras, som nyligen skett för livsmedel. Kontrollera aktuell sats för era produkter hos Skatteverket i stället för att lita på förra årets inställningar.
- En beskrivning som räcker för att identifiera varorna eller tjänsterna, inte bara utförda tjänster.
- Mängd eller omfattning och à-pris exklusive moms.
- Rabatter, om de inte redan ingår i à-priset.
- Beloppet exklusive moms, uppdelat per momssats om flera satser förekommer.
- Momsbeloppet, angivet i svenska kronor även om fakturan är i euro eller annan valuta.
Formulering vid omvänd betalningsskyldighet
I vissa affärer är det köparen och inte säljaren som redovisar momsen. Fakturan har då ingen svensk moms, men den måste säga varför.
Tjänster till företag i EU
Ange köparens momsregistreringsnummer och en hänvisning som Omvänd betalningsskyldighet. Redovisa försäljningen i periodisk sammanställning.
Varor till företag i EU
Ange båda parters momsregistreringsnummer och att det är en momsfri gemenskapsintern leverans.
Byggtjänster i Sverige
Omvänd betalningsskyldighet gäller mellan byggföretag. Ange köparens momsregistreringsnummer och en hänvisning.
Kunder utanför EU
Ingen svensk moms på de flesta varuexporter och många tjänster. Ange skälet på fakturan.
Offentliga kunder ska få elektroniska fakturor i Peppol-formatet; guiden om e-fakturering via Peppol förklarar hur ni kommer igång.
Förenklade fakturor
Vid försäljning av lågt värde, och för vissa kassakvitton, räcker en förenklad faktura. Den kräver färre uppgifter: datum, säljarens identitet, vad som sålts och momsbeloppet eller uppgifter som räcker för att räkna fram det. Beloppsgränsen framgår hos Skatteverket. Förenklade fakturor får inte användas vid omvänd betalningsskyldighet eller leveranser inom EU, och många företagskunder vill ändå ha en fullständig faktura, så fråga innan ni förlitar er på dem.
När du inte behöver hjälp: fakturerar du ett fåtal svenska kunder i månaden från Fortnox, Visma eller liknande räcker mallarna och den här checklistan. Tar fakturering, moms över gränserna och påminnelser mer av veckan än de borde kan vårt stöd i bokföring och administration ta över rutinarbetet. Se prissidan eller boka ett kort samtal.
Vanliga frågor
Får jag fakturera i euro?
Ja. Fakturan kan vara i vilken valuta som helst, men momsbeloppet ska också anges i svenska kronor. Använd en konsekvent metod för växelkursen och dokumentera den.
Vad händer om en faktura saknar en obligatorisk uppgift?
Kunden kan förlora rätten att dra av momsen tills ett korrekt underlag finns, och kommer att be om ett nytt. Rätta med en kreditfaktura och en ny faktura, eller ett dokument som tydligt hänvisar till och kompletterar originalet.
Måste jag skriva Godkänd för F-skatt på fakturan?
Mervärdesskattelagen kräver det inte, men företagskunder behöver veta om ni är godkända för F-skatt, eftersom de annars kan behöva dra skatt och betala arbetsgivaravgifter. Att visa det undviker frågor.
Hur länge ska fakturor sparas?
Räkenskapsinformation, inklusive utställda fakturor, ska i regel sparas i sju år. Den får sparas digitalt så länge den förblir läsbar och oförändrad.
Få er fakturering kontrollerad
Skicka en av era senaste fakturor, med känsliga uppgifter borttagna. På 15 minuter flaggar vi det som saknas och om hjälp med faktureringen skulle löna sig.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal