Digitala kvitton – vad säger reglerna?

Det korta svaret

Att jaga och bifoga kvitton är den största delen av den administration vårt bokföringsstöd tar bort för småföretag, och det blir lättare när rutinen nedan är på plats.

Vad bokföringslagen kräver

Bokföringslagen kräver att varje affärshändelse bokförs med en verifikation, och att verifikationen hänvisar till ett underlag som visar vad som köpts, av vem, när, för hur mycket och med hur mycket moms. Underlaget kan tas emot på papper eller elektroniskt, och lagen är neutral till mediet så länge informationen bevaras och går att följa från bokföringen till underlaget och tillbaka. Ett kortkvitto ensamt räcker inte; det specificerade kvittot är underlaget. För inköp där kvittot saknas är en skriftlig notering av uppgifterna en reservlösning, inte en vana.

Arkiveringstid och format

Underlagen ska sparas till utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i varaktig och läsbar form, och som huvudregel förvaras i Sverige. Elektroniska underlag får lagras på servrar i annat EU-land om de är åtkomliga online från Sverige och Skatteverket har underrättats; lagring utanför EU kräver tillstånd. Det spelar roll för kvittoappar i molnet: kontrollera var leverantören lagrar filerna. Formatet måste förbli läsbart under hela perioden, vilket i praktiken betyder PDF eller standardbildformat snarare än en appdatabas du inte kan exportera. Fråga varje kvittoapp hur du får ut dina filer om du lämnar.

När papperskopior får kastas

Fram till juli 2024 skulle ett skannat papperskvitto ändå sparas i pappersform i tre år. Regeln nu är att räkenskapsinformation får överföras till annan form, och originalet får förstöras, så länge överföringen inte riskerar att någon information går förlorad. Fotot måste därför visa hela kvittot läsbart, inklusive momsraderna och säljarens uppgifter, och det måste bifogas verifikationen innan papperet slängs. Detsamma gäller åt andra hållet: en elektronisk faktura utskriven på papper är inte en giltig överföring om du raderar det elektroniska originalet som bar mer data.

• Fotografera hela kvittot plant, i bra ljus, och kontrollera att varje rad är läsbar innan du slänger.
• Termokvitton bleknar inom några månader; fotografera dem samma dag.
• Bifoga bilden till verifikationen i bokföringsprogrammet, inte bara i appen, så att den överlever ett byte av app.
• Behåll papperet för allt med garanti eller ångerrätt du kan behöva utnyttja; det är en konsumentfråga, inte en bokföringsfråga.

Kvittoappar och skanning

Vad du än väljer är testet detsamma: kan du om tre år gå från en rad i huvudboken till en läsbar bild av underlaget på under en minut? Om svaret beror på en appprenumeration du kan komma att säga upp, exportera kopior till egen lagring varje år.

En månatlig rutin

Varje vecka: alla som gör inköp fotograferar kvitton inom en dag och vidarebefordrar digitala till kvittoadressen. Senast den femte: någon matchar varje banktransaktion mot ett underlag, listar vad som saknas och jagar berörda personer. Senast den tionde: konsulten eller ägaren konterar och granskar, och momsdeklarationen förbereds från komplett material. Kvartalsvis: stickprova tio verifikationer för läsbara bilagor och exportera en kopia av årets underlag till eget arkiv. Rutinen är tråkig, och den är precis vad en revisor eller Skatteverket vill se.

När du inte behöver hjälp med det här: en enskild firma med en handfull kvitton i månaden kan köra rutinen med bokföringsprogrammets egen app på några minuter. När hjälp lönar sig: flera personer som gör inköp, kortutdrag med saknade underlag varje månad, eller en konsult som fakturerar dig för att jaga. Om den hjälpen ska vara administrativt stöd eller en hel redovisningsbyrå är ämnet för vår guide om att bokföra själv eller ta hjälp. Vill du få rutinen uppsatt och skött åt dig, boka ett samtal; vår timtaxa finns på prissidan.

Vanliga frågor