Checklista för månadsavslutet

Samla in och bifoga kvitton

Enligt bokföringslagen behöver varje transaktion en verifikation, och sedan 2024 räcker en digital kopia, så fotografera papperskvitton och släpp originalen. De flesta system matchar ett fotograferat kvitto mot korttransaktionen automatiskt. Gå igenom månadens transaktioner i bankflödet och stanna vid varje som saknar underlag. Be personalen om kvitton innan månaden stängs, inte efter, och anteckna på en rad vad varje utgift avsåg, särskilt för representation och resor, där Skatteverket förväntar sig att syfte och deltagare noteras.

Skicka och följ upp fakturor

Ofakturerat arbete är den vanligaste dolda förlusten i ett tjänsteföretag. Innan månaden stängs, kontrollera att varje levererat jobb, varje timme och varje order har en faktura med de uppgifter svensk lag kräver: organisationsnummer, uppgift om F-skatt, momssats och momsbelopp, fakturadatum och nummer. Titta sedan på listan över förfallet. En vänlig påminnelse första dagen efter förfallodatum, en formell påminnelse med lagstadgad påminnelseavgift efter en eller två veckor och ett telefonsamtal därefter får in de flesta sena betalningar. Dröjsmålsränta och inkassoavgift är tillåtna enligt svensk lag när villkoren anger det; använd dem konsekvent snarare än som hot.

1. Fakturera varje leverans från månaden, med rätt moms och betalningsvillkor.
2. Skicka påminnelser för allt förfallet, med den påminnelseavgift villkoren tillåter.
3. Ring kunder som är mer än trettio dagar sena; enbart mejl fungerar sällan.
4. Anteckna tvistiga fakturor separat så att konsulten inte jagar dem två gånger.

Stäm av bank- och betalkonton

Avstämning betyder att bekräfta att det bokföringssystemet tror finns på varje konto stämmer med vad banken, Swish, kortinlösaren och plattformar som Stripe, Klarna eller Shopify Payments faktiskt håller. Skillnader beror oftast på avgifter som dragits före utbetalning, återbetalningar eller en utbetalning som spänner över två månader. Stäm av varje konto ni tar emot pengar genom, inte bara huvudkontot, eftersom betalplattformarna är där avgifter och återbetalningar gömmer sig. När saldona stämmer är månaden stängd på ett sätt som klarar en revision; när de inte gör det är skillnaden en uppgift för er eller konsulten, och den är mycket lättare att hitta inom en vecka än inom ett år.

Kontrollera leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor förtjänar fem minuters granskning innan de godkänns: är beloppet det avtalade, har fakturan redan betalats under ett annat nummer, är momsen korrekt angiven och bär fakturan leverantörens uppgifter och er referens? Abonnemang är det vanliga stället för slöseri; en månatlig blick på de återkommande dragningarna fångar verktyget ingen använder längre. Får ni fakturor via mejl, vidarebefordra dem till bokföringssystemets inkorg så att de fångas utan omskrivning, och kan leverantörerna skicka e-faktura, be om det.

Anteckningar till redovisningskonsulten

Avsluta rutinen med en kort anteckning: allt ovanligt den här månaden, som ett privat köp på företagskortet, en inköpt tillgång, en kund som inte betalar, ett nytt abonnemang eller en ändring i hur ni fakturerar. Konsultens timmar går då till frågorna som kräver omdöme i stället för till att gissa vad en transaktion var. Är det själva rutinen ni saknar tid för kan stöd med bokföring och ekonomiadministration sköta den månatliga inmatningen, matchningen och påminnelserna per timme; taxan finns på vår prissida. Vår guide om att förbereda underlagen till redovisningskonsulten beskriver överlämningen i detalj.

När ni inte behöver det här: har ni en handfull transaktioner i månaden och inga anställda räcker en kvartalsversion av listan, tajmad till er momsperiod. Sköter en redovisningsbyrå redan bokföringen från bankflödet och er roll bara är att skicka kvitton är ert första steg hela rutinen. Är ni någonstans mittemellan och månadsavslutet hela tiden glider, boka ett kort samtal så tittar vi på vad som skulle kunna delegeras.

Vanliga frågor