Obetalda fakturor – påminnelse, dröjsmålsränta och inkasso
Av CodexierPublicerad 6 min läsning
De flesta fakturor som blir sena är inte ett tecken på ovilja. De har glömts bort, fastnat i någons attestflöde eller hamnat på fel adress. Därför är det bästa verktyget mot sena betalningar inte ett inkassobolag, utan en tråkig och förutsägbar rutin: tydliga villkor, påminnelser på bestämda dagar och en känd punkt där ärendet lämnar ditt skrivbord. Här går vi igenom rutinen steg för steg.
Tydliga betalningsvillkor från början
Problemen börjar oftast redan vid offerten. Står det ingenting om villkor i orderbekräftelsen får du i efterhand diskutera vad som var rimligt. Skriv in det viktigaste i offerten, i dina allmänna villkor och på själva fakturan: antal dagar att betala, förfallodagen som ett faktiskt datum, bankgiro eller plusgiro, OCR eller fakturareferens, dröjsmålsränta och, om du använder en, påminnelseavgiften. Mellan företag är 30 dagar det normala och längre kredittid måste avtalas uttryckligen. Momslagens formkrav på själva fakturan – fakturanummer, datum, momsbelopp och båda parters uppgifter – sköts oftast av faktureringsprogrammet; är du osäker på om du ska sköta allt detta själv, läs bokföra själv eller ta hjälp.
- Be nya företagskunder om rätt fakturaadress, referens och eventuellt inköpsordernummer före första fakturan. En saknad referens är den vanligaste orsaken till att större bolag lägger en faktura åt sidan.
- Erbjud e-faktura via Peppol till kunder som kräver det; en mejlad pdf når kanske aldrig deras leverantörsreskontra.
- Fakturera större uppdrag i etapper eller ta förskott, så att en sen betalning inte kan sänka hela månaden.
- Skriv in påminnelseavgift och ränta i dina allmänna villkor så att de är en del av avtalet och inte en överraskning.
En ordning för påminnelser som sköter sig själv
Poängen med en fast ordning är att ingen behöver fatta beslut. De flesta faktureringsprogram, Fortnox inräknat, kan lista förfallna fakturor och skicka påminnelser i klump. Då blir jobbet en kontroll på tio minuter i veckan i stället för en källa till oro.
| När | Vad du skickar | Ton och innehåll |
|---|---|---|
| Förfallodag + 3–5 dagar | Påminnelse 1 (mejl) | Vänlig. Utgå från att den missats. Bifoga fakturan igen och upprepa hur man betalar. |
| Förfallodag + 14 dagar | Påminnelse 2 (mejl och brev eller samtal) | Saklig. Ange belopp, upplupen ränta, eventuell avtalad påminnelseavgift och ett nytt datum att betala senast. |
| Förfallodag + 21–30 dagar | Inkassokrav | Formellt. Skickas av dig eller ett inkassobolag med tillstånd, med lagens innehållskrav och ett bestämt antal dagar att betala. |
| Efter inkassokravets sista dag | Ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden | Bara för ostridiga krav. Kunden kan fortfarande bestrida, och då går ärendet till domstol. |
Anpassa dagarna efter din verksamhet, men håll dem fasta. Konsekvensen är det som gör processen rättvis och lätt att försvara.
Ring kunder du vill behålla innan påminnelse 2 går ut. Ett samtal på två minuter avslöjar ofta den verkliga orsaken – ett saknat ordernummer, en ny ekonomikontakt, en rad kunden inte håller med om – och löser det snabbare än något brev.
Dröjsmålsränta och avgifter enligt lag
Tre olika kostnader blandas ofta ihop. De har olika regler, och tar du ut något som lagen inte tillåter försvagar du resten av ditt krav.
Dröjsmålsränta
Löper från förfallodagen när en sådan avtalats i förväg. Utan avtalad räntesats gäller räntelagens nivå: referensräntan plus åtta procentenheter. Riksbanken fastställer referensräntan två gånger per år.
Påminnelseavgift
Ett fast belopp som bestäms i förordning. Får bara tas ut om den avtalats innan skulden uppkom, och bara en gång per skriftlig påminnelse.
Förseningsersättning
När en näringsidkare betalar för sent får du begära en fast lagstadgad ersättning för indrivningskostnader, en gång per faktura. Gäller inte mot konsumenter.
Inkassoavgift
När ett inkassokrav skickas får en fast lagstadgad avgift läggas till. Beloppen står i förordningen om ersättning för inkassokostnader; kontrollera de aktuella nivåerna innan du tar ut dem.
Konsumenter har ett starkare skydd. Villkoren måste vara tydliga, avgifter ska ha avtalats och ett krav mot en privatperson ska hanteras med särskild omsorg enligt inkassolagen. Är de flesta av dina kunder privatpersoner är det klokt att låta ett inkassobolag med tillstånd ta över allt efter andra påminnelsen.
Lämna över till inkasso
Egna fordringar får du driva in själv med ett eget inkassokrav. Ett inkassobolag som driver in åt andra behöver tillstånd från IMY, Integritetsskyddsmyndigheten, som har tillsyn över inkassoverksamhet. Kravet ska ange vad fordran gäller, beloppet med ränta och avgifter, och ge gäldenären skälig tid att betala eller invända, normalt åtta dagar.
- Kontrollera att kravet är ostridigt. Har kunden invänt mot arbetet eller beloppet är inkasso fel verktyg.
- Samla underlagen: offert eller order, bevis på leverans, faktura och skickade påminnelser.
- Skicka inkassokravet själv eller via ett inkassobolag, ofta direkt från faktureringsprogrammet.
- Förblir det obetalt kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Bestrider gäldenären går målet till tingsrätten, och då är det dags att väga kostnad mot belopp.
- Bokför ränta och avgifter rätt, och när en fordran verkligen är förlorad: prata med din redovisningskonsult om hur den skrivs bort och hur utgående moms återförs.
Behåll kundrelationen
En bra kund som betalat sent en gång är fortfarande en bra kund. Skilj på person och process: påminnelserna är automatiska, men samtalet är personligt. Erbjud en kort avbetalningsplan när någon är ärlig om ett likviditetsproblem, och skriv ner den. Blir sena betalningar ett mönster ändrar du villkoren för framtida jobb – kortare kredittid, förskott eller förskottsbetalning – i stället för att gå och bära på irritationen.
När lönar sig inte extern hjälp? Skickar du en handfull fakturor i månaden och kunderna oftast betalar i tid räcker en mall för påminnelser och en återkommande påminnelse i kalendern; då behöver du inte oss. Hjälp lönar sig när förfallna fakturor samlas på hög för att ingen äger uppföljningen. Vårt stöd för bokföring och ekonomiadministration kan ta över veckokontrollen, påminnelserna och avstämningen, debiterat per timme enligt prissidan. Osäker på vad som gäller för dig? Boka ett kort samtal så säger vi det.
Vanliga frågor
Får jag ta ut påminnelseavgift om den inte står i mina villkor?
Nej. Påminnelseavgiften måste ha avtalats innan skulden uppkom, till exempel i offerten eller de allmänna villkoren. Dröjsmålsränta följer däremot av räntelagen även utan avtal.
Hur länge ska jag vänta innan fakturan går till inkasso?
Det finns ingen fast minsta tid i lag, men en vanlig och rimlig rytm är en eller två påminnelser under två till fyra veckor. Det viktiga är att gäldenären haft en verklig chans att betala och att kravet inte är bestritt.
Behöver jag tillstånd för att skicka ett inkassokrav?
Inte för egna fordringar. Du måste ändå följa god inkassosed enligt inkassolagen. Ett företag som driver in skulder åt andra behöver tillstånd från IMY.
Vad händer med momsen om kunden aldrig betalar?
När en fordran konstaterats vara en kundförlust kan du normalt minska den utgående moms du redovisat. Tidpunkt och krav på underlag är specifika, så stäm av hanteringen med din redovisningskonsult innan du bokför.
Trött på att jaga betalningar själv?
På ett kostnadsfritt samtal på 15 minuter går vi igenom hur du fakturerar och följer upp i dag, och säger om en enkel rutin räcker eller om det lönar sig att lämna över veckouppföljningen.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal