Förbered underlagen till redovisningskonsulten

Vad konsulten behöver varje månad

Månadspaketet är detsamma för en enskild firma och ett litet aktiebolag. Utdrag från varje konto pengar rör sig genom: bank, Swish, kortinlösare, Stripe eller Klarna om ni säljer online. Underlaget bakom varje utgående transaktion: leverantörsfakturor, kvitton, abonnemangsbekräftelser. Varje faktura ni ställt ut, eller tillgång till systemet där de finns. Löneunderlag om ni har anställda. Och en kort anteckning om månaden. Arbetar konsulten direkt i Fortnox, Visma eller Bokio med bankkoppling fångas mycket av detta automatiskt, och er uppgift krymper till att bifoga underlag och skriva anteckningen.

Namngivning och mappstruktur

Konsekvens betyder mer än något särskilt system. Konsulten ska kunna hitta underlaget för en transaktion utan att öppna fem filer. En fungerande konvention är en mapp per månad, filer namngivna med datumet först så att de sorteras kronologiskt, sedan motpart och belopp. Fotograferade kvitton behandlas likadant. Använder ni bokföringssystemets kvittoinkorg sker namngivningen genom matchningen i stället, och mappen är bara för dokument systemet inte kan hålla, som avtal och låneavtal.

Förklara ovanliga transaktioner

En handfull transaktionstyper ger upphov till de flesta frågorna. Skriv en rad för var och en innan konsulten behöver fråga. Privata köp på företagskortet, och företagsköp på privat kort, måste märkas som sådana så att de bokförs mot ägaren i stället för som kostnader. Representation och resor behöver syfte och deltagare, vilket Skatteverket kräver för avdrag. Inköp av utrustning över ett visst värde är tillgångar, inte kostnader, och konsulten behöver veta vad som köptes och när det togs i bruk. Överföringar mellan egna konton, lån, kontantuttag och allt i utländsk valuta förtjänar en notering.

• Privata poster på företagskortet, och företagsposter betalda privat.
• Representation: syfte, datum och deltagare.
• Utrustning och andra tillgångar: vad, när de togs i bruk, förväntad livslängd.
• Överföringar mellan konton, ägarens insättningar och uttag, lån.
• Kundfakturor som är tvistiga eller inte kommer att betalas.
• Nya återkommande kostnader, som programvaruabonnemang och leasing.

Deadlines och rytm för överlämning

Svenska deadlines är fasta och kända ett år i förväg: momsdeklaration månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på omsättning, arbetsgivardeklaration månadsvis den 12:e, inkomstdeklaration och årsredovisning enligt sin egen kalender. Kom överens med konsulten om ett överlämningsdatum varje månad, vanligtvis inom första veckan, som ger dem tid före den tidigaste deadlinen. Håll det sedan. En konsult med underlag den femte kan planera; en som får det den elfte jobbar kvällar och fakturerar för det. Kring årsskiftet väntar ett större paket: lagerinventering, upplupna intäkter och kostnader och saldobekräftelser; planera det med konsulten i god tid före bokslutsdagen och håll koll på deadlines för momsdeklarationen.

Frågor att spara till dem

När rutinarbetet är undanröjt används konsultens tid bäst till beslut: om ni ska köpa eller leasa ett fordon, hur du tar ut lön eller utdelning som ägare, när ni ska byta momsperiod, om en planerad investering ska tas i år eller nästa, hur ROT- eller RUT-fakturering ska hanteras. Samla de frågorna under månaden och ta dem i ett samtal i stället för i spridda mejl. Är själva månadsförberedelsen flaskhalsen kan stöd med bokföring och ekonomiadministration ta över matchning, namngivning och anteckningar per timme; taxan finns på vår prissida.

När ni inte behöver det här: arbetar konsulten inne i ert bokföringssystem med bankkoppling och ni redan bifogar kvitton löpande är månadspaketet till stor del automatiskt och bara anteckningen återstår. Sköter ni bokföringen själva och bara anlitar konsult för bokslutet, förbered årspaketet i stället. Betalar ni för timmar som känns som jagande snarare än rådgivning, boka ett kort samtal så tittar vi på var tiden går.

Vanliga frågor