Kontera utgifter rätt – grunderna i BAS-kontoplanen
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
Nästan alla svenska företag bokför mot BAS-kontoplanen, oavsett om det sker i Fortnox, Visma eller något annat system. Du behöver inte kunna hela – några dussin konton täcker i stort sett alla vardagliga utgifter. Här går vi igenom hur kontoplanen är uppbyggd, vilka konton som spelar roll för ett litet företag och konteringsfelen som kostar tid och pengar vid bokslutet.
Så är BAS-kontoplanen uppbyggd
BAS är ett fyrsiffrigt system som förvaltas av BAS-intressenternas förening och används av praktiskt taget all svensk bokföringsprogramvara. Första siffran är kontoklassen, andra kontogruppen och de två sista preciserar. Ditt program levereras med en standardkontoplan; mindre företag kan ofta förenkla till färre konton, så länge det som deklarationen och årsbokslutet behöver se separat fortfarande hålls isär.
| Klass | Innehåll | Vardagsexempel |
|---|---|---|
| 1 | Tillgångar | Inventarier, bankkonto, kundfordringar |
| 2 | Eget kapital och skulder | Egna uttag, leverantörsskulder, moms, skatt |
| 3 | Intäkter | Försäljning av tjänster och varor |
| 4 | Varor, material och vissa köpta tjänster | Varor för vidareförsäljning, material till ett jobb, tjänster köpta från utlandet |
| 5–6 | Övriga externa kostnader | Hyra, programvara, telefon, resor, reklam, redovisningstjänster |
| 7 | Personal och avskrivningar | Löner, arbetsgivaravgifter, avskrivningar på inventarier |
| 8 | Finansiella poster och resultat | Räntor, skatt på årets resultat |
Vanliga konton för kostnader
De här kontona täcker merparten av ett typiskt litet tjänsteföretag. Jämför namnen med din egen kontoplan – vissa program formulerar sig lite annorlunda – men numren är standard i BAS.
| Konto | Namn | Används till |
|---|---|---|
| 5010 | Lokalhyra | Hyra för kontor eller verkstad |
| 5410 | Förbrukningsinventarier | Inventarier av mindre värde, som en skärm eller en borrmaskin |
| 5420 | Programvaror | Licenser och abonnemang på programvara |
| 5460 | Förbrukningsmaterial | Material som förbrukas i verksamheten |
| 5800 / 5810 | Resekostnader / biljetter | Tåg-, flyg- och bussbiljetter i tjänsten |
| 5910 | Annonsering | Google Ads, Meta-annonser, trycksaker |
| 6110 | Kontorsmateriel | Papper, pennor, småsaker till kontoret |
| 6212 | Mobiltelefon | Företagets mobilabonnemang |
| 6230 | Datakommunikation | Internetuppkoppling, webbhotell |
| 6530 / 6550 | Redovisningstjänster / konsultarvoden | Redovisningskonsult, jurist, andra konsulter |
| 6570 | Bankkostnader | Kontoavgifter, kort- och betalavgifter |
Många bokför SaaS-tjänster på 5420 och IT-tjänster som drift eller support på 6540. Välj en regel och håll fast vid den.
Representation, resor och inventarier
De här tre områdena ger flest frågor, eftersom skattereglerna och bokföringen inte går jämnt ut.
Representation
Dela upp: 6071 för den avdragsgilla delen, 6072 för den ej avdragsgilla. Mat och dryck vid extern representation är inte avdragsgill i inkomstskatten, men en del av momsen kan vara det. Skriv alltid deltagare och syfte på kvittot.
Resor
Biljetter på 5810, hotell och måltider i Sverige på 5831, utomlands på 5832. Använder en enskild näringsidkare privat bil bokförs schablonmässig milersättning i stället för bensinkvitton.
Inventarier
Det som håller mer än tre år och kostar mer än ett halvt prisbasbelopp bokförs på 1220 och skrivs av. Billigare saker, eller sådant med kort livslängd, kan kostnadsföras direkt på 5410.
Moms på olika utgifter
Ingående moms bokförs på 2640 och får bara dras av om kvittot visar den och kostnaden hör till momspliktig verksamhet. Olika utgifter har olika skattesatser, och vissa har ingen moms alls.
- De flesta varor och tjänster: 25 procent, som det står på kvittot.
- Hotell, livsmedel och inrikes persontransport: lägre skattesatser. Bokför exakt det kvittot visar i stället för att anta.
- Bankavgifter, försäkringar och frimärken: oftast ingen moms alls.
- Programvara och annonser från EU-leverantörer som Google eller Meta: oftast ingen svensk moms på fakturan. Då gäller omvänd skattskyldighet och du bokför både utgående moms (2614) och ingående moms (2645), som tar ut varandra men ska redovisas i momsdeklarationen.
- Representation och personbilar: momsavdraget begränsas av särskilda regler – kontrollera Skatteverkets aktuella vägledning.
Felen konsulterna rättar oftast
- Avdrag för moms på utländska SaaS-fakturor som aldrig innehöll svensk moms.
- All representation på ett konto, så att ingen kan skilja den avdragsgilla delen från resten.
- Privata köp på företagskortet som ligger kvar på ett kostnadskonto i stället för att bokas som eget uttag eller som en fordran att betala tillbaka.
- En dator som kostnadsförts direkt när den borde vara en inventarie, eller tvärtom.
- Kvitton som saknas eller inte går att läsa – se vilka digitala kvitton Skatteverket godtar.
- Samma leverantör bokförd på olika konton från månad till månad.
När behöver du inte hjälp? Har du en handfull verifikationer i månaden och ditt program föreslår konton som du kontrollerar går det bra att sköta själv. Hjälp lönar sig när volymen växer eller när månadsavslutet hela tiden skjuts upp. Vår bokförings- och ekonomisupport sköter konteringen och förberedelserna, debiterat per timme enligt prissidan; din redovisningskonsult skriver fortfarande under bokslutet. Boka ett samtal om du vill se om det passar.
Vanliga frågor
Måste jag använda BAS-kontoplanen?
Lagen nämner inte BAS, men nästan all svensk bokföringsprogramvara, alla redovisningskonsulter och Skatteverkets blanketter utgår från den. Att använda den sparar tid för alla.
Vilket konto ska programvaruabonnemang bokas på?
De flesta använder 5420 för licenser och abonnemang. Vissa använder 6540 för IT-tjänster. Båda fungerar så länge du är konsekvent och hanterar momsen rätt för utländska leverantörer.
Får jag dra av momsen på en affärslunch med en kund?
Delvis. Måltiden är inte avdragsgill i inkomstskatten, men momsen får dras av på ett begränsat belopp per person. Dela upp mellan 6071 och 6072 och skriv gäster och syfte på kvittot.
Vad gör jag om jag bokfört på fel konto?
Rätta med en ny rättelsepost som hänvisar till den ursprungliga, i stället för att radera den. Verifikationskedjan ska visa båda.
Vill du ha samma kontering varje månad?
På 15 minuter tittar vi på din volym, ditt system och vad din redovisningskonsult behöver, och säger om timbaserad support är värd pengarna.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal