E-faktura och Peppol – krav för leverantörer
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
Säljer du till en kommun, en region eller en myndighet i Sverige har du blivit ombedd att skicka e-faktura, och kanske fått en PDF avvisad. Kravet är verkligt, det är lag, och det är lättare att uppfylla än de flesta leverantörer tror, eftersom ekonomisystemen svenska företag redan använder kan skicka via Peppol med några inställningar. Den här guiden förklarar vad som krävs, hur det fungerar och vad du ska sätta upp.
Kravet på e-faktura i offentlig sektor
Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling kräver att leverantörer skickar e-faktura för varor och tjänster som köps enligt upphandlingsreglerna, och att det offentliga organet kan ta emot dem. Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, utövar tillsyn. Det praktiska skälet bakom lagen är enkelt: en strukturerad faktura landar i kundens system med belopp, moms, referenser och rader redan i fält, så att ingen skriver in den på nytt och den betalas i tid. Det är också därför leverantörer som följer kravet brukar få betalt snabbare.
Vad Peppol är
Peppol är ett internationellt nätverk för utbyte av affärsdokument, ursprungligen byggt för offentlig upphandling i Europa och nu brett använt även mellan privata företag. Det består av två delar: ett standardformat för själva fakturan, så att varje mottagares system förstår den, och ett nätverk av accesspunkter som levererar dokument mellan deltagarna, ungefär som e-postleverantörer levererar brev mellan domäner.
- Varje deltagare har ett Peppol-ID. I Sverige bygger det oftast på organisationsnumret, så en kunds ID är lätt att hitta eller fråga efter.
- Du ansluter via en accesspunkt, som normalt tillhandahålls av ditt ekonomisystem eller en operatör det samarbetar med. Du driver ingen själv.
- Fakturan färdas som strukturerad data. Bilagor som en tidrapport eller en specifikation kan följa med.
- Leveransen bekräftas av nätverket, så en försvunnen faktura är inte längre en fråga om huruvida den kom fram.
Skicka från ekonomisystemet
För de flesta svenska småföretag är att skicka e-faktura en fråga om inställningar snarare än integration. Systemet du redan fakturerar från har antingen Peppol inbyggt eller ansluter till en operatör som har det.
| Situation | Vad du gör | Se upp med |
|---|---|---|
| Fortnox, Visma eller liknande molnsystem | Aktivera e-faktura, registrera ditt Peppol-ID, lägg in kundens Peppol-ID och skicka | Kunden kräver ofta en referenskod eller ett ordernummer i ett specifikt fält |
| Äldre lokalt system utan Peppol | Anslut en operatör som konverterar din fakturafil och levererar den | Konverteringsfel på momsrader och avrundning; testa med en faktura först |
| Fakturor skapade i egen programvara | Producera Peppol BIS-formatet och skicka via en accesspunkts API, eller exportera till ekonomisystemet först | Validera mot formatreglerna innan ni går live |
| En handfull offentliga fakturor per år | Använd den kostnadsfria webbportal vissa offentliga organ erbjuder för manuell registrering | Långsamt och felbenäget; bara rimligt vid mycket låg volym |
Varje offentligt organ publicerar sina fakturakrav, inklusive obligatoriska referenser. Läs dem före första fakturan; en saknad referens är den vanligaste orsaken till avvisning.
När fakturorna uppstår i era egna system, som en bokningsplattform eller en kundportal, är den rena vägen att skapa fakturan i ekonomisystemet via dess API och låta det sköta Peppol. Det är den typ av arbete ett integrationsprojekt täcker, och det slipper er att underhålla ett eget fakturaformat.
Ta emot e-fakturor
Mottagandet är där vardagsbesparingarna finns. När era leverantörer skickar Peppol-fakturor till ert Peppol-ID landar de i ekonomisystemet som färdiga poster att attestera, med rader och moms ifyllda och PDF:en bifogad som referens. Ingen skanning, ingen tolkningsprogramvara som gissar belopp, inga fakturor som försvinner i någons inkorg. Registrera ert ID i Peppol-katalogen, berätta för era större leverantörer och sätt upp ett attestflöde i systemet så att rätt person ser varje faktura. Kombinera det med en regel om att leverantörsfakturor går till en adress, så minskar papper och PDF av sig självt.
Utvecklingen i privat sektor
Stora svenska företag kräver allt oftare e-faktura från leverantörer av samma skäl som offentlig sektor, och EU-regler om digital momsrapportering driver åt samma håll. Ett företag som redan kan skicka och ta emot Peppol-fakturor uppfyller de kraven när de kommer i stället för att få panik. Det praktiska rådet är att aktivera båda riktningarna nu, medan det är frivilligt och lugnt, och göra Peppol till standard för varje kund som har ett ID.
När ni inte behöver hjälp med detta: fakturerar ni från Fortnox eller Visma och bara behöver skicka till några offentliga kunder räcker den inbyggda funktionen och kundens kravsida. Hjälp är värd att köpa när fakturorna föds i era egna system, när volymerna är höga, eller när en avvisad faktura redan kostat er en betalningscykel. Ett kostnadsfritt samtal säger vilket fall ni är i, och våra paket finns på prissidan.
Vanliga frågor
Är en PDF-faktura skickad med e-post en e-faktura?
Nej. En e-faktura är strukturerad data i ett överenskommet format som mottagarens system läser automatiskt. En PDF är en bild av en faktura, och offentliga kunder har rätt att avvisa den för upphandlade inköp. Många accepterar den fortfarande under en övergång, men lagen kräver inte det.
Behöver jag en separat Peppol-operatör om jag använder Fortnox?
Oftast inte. De vanliga molnbaserade ekonomisystemen har antingen Peppol-sändning inbyggd eller samarbetar med en operatör i bakgrunden. Kontrollera inställningarna för e-faktura i ditt system; operatörsrelationen hanteras normalt där utan separat avtal.
Måste en e-faktura innehålla något som en vanlig faktura inte gör?
Mervärdesskattelagens krav på fakturainnehåll är desamma. Det som ändras är att referenser kunden kräver, som ett inköpsordernummer eller en kostnadsställekod, måste ligga i rätt strukturerat fält i stället för i fritext, annars avvisas fakturan automatiskt.
Fått en faktura avvisad, eller vill ni att fakturorna flödar direkt från ert system?
Berätta vilket system ni fakturerar från och vilka era offentliga kunder är. På femton minuter kan vi säga om ni behöver inställningar, en operatör eller en integration, och vad vart och ett innebär.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal