Affärssystem eller CRM – vad behöver företaget först?
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
Växande företag når ofta den punkt där kalkylark och mejl inte längre håller ihop verksamheten, och frågan blir vilket system man ska köpa först. Leverantörerna gör svaret suddigt: CRM-system lägger till fakturering och affärssystem lägger till kundmoduler. Det tydligaste sättet att skilja dem åt är processen. Ett CRM täcker allt före och runt affären; ett affärssystem, ERP på engelska, täcker allt efter den. Här förklarar vi båda, var de överlappar och ett enkelt sätt att avgöra vilket ni behöver nu.
Vad ett CRM täcker
Ett CRM är grundregistret för relationer och försäljning: vilka era kontakter och kundföretag är, vilka samtal som pågår, i vilket skede varje affär befinner sig och vad som ska hända härnäst. Det används dagligen av sälj, kundansvariga och ofta marknad. HubSpot, Pipedrive, Salesforce och Lime är vanliga val i Sverige.
- Kontakter, företag och deras historik av samtal, mejl och möten.
- Affärer och steg i säljprocessen, med prognoser.
- Uppgifter och påminnelser för uppföljning.
- Offerter och i vissa system e-signering.
- Marknadslistor, formulär och utskick, beroende på produkt.
Vad ett affärssystem täcker
Ett affärssystem driver den operativa och ekonomiska sidan: vad som sålts, vad som ska levereras, vad det kostade och vad som ska faktureras och bokföras. För ett litet svenskt företag är bokföringsprogrammet ofta kärnan, kompletterat med moduler för order, lager, projekt eller tid. Större företag går vidare till system som Business Central, Vismas större produkter eller branschspecifika plattformar.
- Order, leverans och lager, inklusive inköp från leverantörer.
- Fakturering, kund- och leverantörsreskontra och momsredovisning.
- Bokföring, månadsbokslut och årsbokslut.
- Projekt, tidrapportering och kostnadsuppföljning i tjänsteföretag.
- Artikel- och prisregister.
Där de överlappar
| Område | CRM | Affärssystem | Vanligt grundregister |
|---|---|---|---|
| Kundnamn och kontaktperson | Ja | Ja | CRM för kontakter, affärssystem för faktureringsuppgifter |
| Organisationsnummer och fakturaadress | Ofta | Ja | Affärssystemet |
| Offerter | Ja | Ofta | CRM fram till påskrift |
| Order | Ibland | Ja | Affärssystemet |
| Artiklar och priser | En kopia | Ja | Affärssystemet |
| Fakturor och betalstatus | En vy | Ja | Affärssystemet, visas i CRM |
Bestäm ett grundregister per fält. Två system som båda tror att de äger kundens adress kommer att vara oense inom några veckor.
Vilket problem som är störst för er
Titta på var tid och pengar läcker i dag. Om säljarna har pipelinen i huvudet, förfrågningar blir obesvarade och ingen vet vad som stängs det här kvartalet, ligger problemet före affären och CRM kommer först. Om affärerna stängs men order försvinner, lagret stämmer inte, fakturor går ut sent eller månadsbokslutet tar en vecka, ligger problemet efter affären och affärssystemet kommer först. Blir svaret CRM hjälper vår översikt över CRM-system för svenska småföretag.
CRM först
Konsultbolag, byråer, B2B-tjänster och alla med en säljcykel längre än några dagar och mer än en person som säljer.
Affärssystem först
Webbutiker, grossister, tillverkare och hantverkare med order, lager eller många fakturor, där fel i driften kostar mer än tappade leads.
Inget av dem än
Ett företag med en handfull kunder och en säljare klarar sig ofta bäst med ett välstrukturerat bokföringsprogram och en delad inkorg.
Koppla ihop dem senare
- Välj system med öppna API:er, så att en integration går att bygga utan leverantörsbyte.
- Använd samma kundidentitet, till exempel organisationsnumret, i båda.
- Kom överens om vilket system som äger varje fält innan ni börjar lägga in data.
- Börja med ett flöde: en vunnen affär skapar kund och order i affärssystemet, och fakturastatus går tillbaka till CRM.
- Dokumentera integrationen så att nästa leverantör eller medarbetare kan underhålla den.
I jämförelsen av integrationer mot Fortnox och Visma går vi igenom den svenska bokföringssidan. När ni inte behöver en granskning: vet ni redan vilket system ni ska köpa och processerna är enkla, välj det och kör. En granskning hjälper när båda systemen är halvvägs i bruk, data finns på flera ställen och ingen äger helheten. Vår CRM-granskning kartlägger processen och ger en rekommendation; se priser eller boka ett samtal.
Vanliga frågor
Kan ett system vara både CRM och affärssystem?
Vissa kan, och för ett litet företag kan allt i ett vara enklare. Nackdelen är att CRM-delen i ett affärssystem ofta är svagare för säljteam, och att affärssystemsdelen i ett CRM sällan klarar svensk bokföring bra. De flesta små företag landar i två system och en integration.
Är Fortnox ett affärssystem?
Fortnox är i första hand ett bokföringsprogram med moduler för fakturering, order, lager och tid som tillsammans bildar ett affärssystem för småföretag. För många små svenska företag täcker det affärssystemssidan helt.
Vad kostar det att koppla ihop CRM och affärssystem?
Det beror på systemen och hur många flöden ni behöver. Färdiga kopplingar räcker för enkla fall; egna integrationer lönar sig när ni behöver kontroll över fält, fel och historik. Börja med ett flöde och bygg ut.
Ska säljarna ha tillgång till affärssystemet?
Oftast inte direkt. Visa det de behöver, som fakturastatus och orderhistorik, i CRM:et via en integration. Då hålls affärssystemet rent och säljarna stannar i ett verktyg.
Osäkra på vilket system ni ska fixa först?
Beskriv var order, förfrågningar eller fakturor fastnar i dag. På en kvart kan vi säga om problemet ligger före eller efter affären och vad första steget bör vara.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal