Följ upp offerter och vinn fler uppdrag
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
En offert som inte får något svar känns som ett nej, så många företag slutar där. Oftast är det inte ett nej. Köparen fick för mycket att göra, hade en fråga hen inte ville ställa eller väntar på en kollega. En enkel, fast process för uppföljning vinner tillbaka en del av de offerterna, och den kostar några minuter per offert, inte en säljavdelning.
Därför tystnar offerter
Offerter tystnar av skäl som sällan har med priset att göra. Den som frågade är inte den som bestämmer och måste skicka vidare. Offerten väcker en fråga, som vad som ingår eller när du kan börja, och det är lättare att skjuta upp än att fråga. Något annat tar över köparens vecka. Eller så är offerten svår att jämföra med de andra eftersom den är upplagd på ett annat sätt. Allt detta går att åtgärda, och inget av det löser sig av att vänta.
En rytm för uppföljning
En rytm fungerar eftersom den tar bort den dagliga bedömningen av om det är läge att ringa nu. Bestäm stegen en gång och följ dem för varje offert.
| När | Kanal | Vad du säger |
|---|---|---|
| Samma dag som offerten skickas | Mejl med offerten | Sammanfattning av jobbet, vad som ingår, beslutsdatumet ni kom överens om och nästa steg |
| Efter 2–3 arbetsdagar | Telefonsamtal | Kontrollera att den kommit fram och fråga om något är oklart. De flesta frågor kommer fram här. |
| Efter 7–10 dagar | Mejl | Något användbart: svar på en trolig fråga, en bild på liknande jobb, ett besked om lediga startdatum |
| Några dagar innan offerten går ut | Mejl eller sms | Ett tydligt och vänligt avslut: offerten gäller till ett visst datum, vill ni gå vidare, justera den eller avsluta? |
| Efter ett nej eller inget svar | Anteckning i CRM | Orsak till förlusten, och en påminnelse om att höra av sig nästa säsong om det är relevant |
Anpassa tajmingen efter jobbets storlek. En badrumsrenovering eller ett mjukvaruprojekt har längre beslutsprocess än en reparation på en dag.
Det första svaret betyder mer än resten. Hur du gör första kontakten snabb utan att den låter automatisk går vi igenom i guiden om att automatisera leaduppföljning.
Gör nästa steg enkelt
Varje steg du tar bort mellan ett ja och ett påbörjat jobb ökar chansen att jaet kommer. Offerten i sig ska göra det så enkelt som möjligt att tacka ja.
- Skriv giltighetstiden tydligt. Den ger båda parter ett naturligt skäl till den sista uppföljningen.
- Erbjud ett sätt att tacka ja direkt, som ett svar, en länk eller en e-signatur. Signering med BankID fungerar bra för större jobb; läs mer i guiden om e-signering i Sverige.
- För ROT- och RUT-jobb: visa priset både före och efter avdraget och skriv vilka uppgifter kunden behöver lämna.
- Erbjud två eller tre alternativ där det passar, som en grundversion och en komplett, så att beslutet handlar om vilket snarare än om.
- Föreslå ett startdatum. En konkret tid i kalendern är lättare att tacka ja till än ett öppet erbjudande.
Registrera varför du förlorade
En förlorad offert är information. Registrerar du ett skäl per förlorad offert från en kort fast lista, som pris, tidpunkt, valde en konkurrent, gjorde jobbet själva, projektet ställdes in eller inget svar, syns ett mönster inom några månader. Många förluster på tidpunkt pekar på kapacitet eller planering, inte på pris. Många förluster på inget svar pekar på uppföljningen. Många förluster på pris kan betyda fel målgrupp snarare än fel pris, och där kan det hjälpa att visa priser på hemsidan så att sorteringen sker tidigare. När en kund säger nej, ställ en kort fråga om varför; de flesta svarar om du frågar vänligt och inte argumenterar.
En enkel pipeline för offerter
Processen fungerar bara om du ser alla öppna offerter på ett ställe. Ett kalkylark räcker för en handfull i månaden; därutöver är en pipeline i ett CRM enklare, eftersom den påminner dig om nästa steg i stället för att förlita sig på minnet.
Steg
Skickad, kontaktad, frågor besvarade, muntligt ja, vunnen eller förlorad. Håll dig till fem eller sex steg som motsvarar hur det faktiskt går till.
Nästa steg och datum
Varje öppen offert har en nästa åtgärd och ett datum. En offert utan datum är en offert som ingen följer upp.
Värde och giltighet
Offertens belopp och sista giltighetsdag, så att du ser vad som står på spel den här veckan och vilka offerter som snart går ut.
Förlustorsak
Ett obligatoriskt fält när en offert markeras som förlorad, från en fast lista, så att det går att följa upp.
Att sätta upp det här i HubSpot, Pipedrive eller liknande, med påminnelser för offerter och koppling till ekonomisystemet, till exempel Fortnox, är en typisk CRM-implementering. När du inte behöver det: skickar du färre än några offerter i månaden och ägaren sköter alla själv räcker ett delat kalkylark och påminnelser i kalendern. Börja där, gå över till ett CRM när offerter börjar falla mellan stolarna, och boka ett samtal om du vill ha hjälp att välja.
Vanliga frågor
Är det påträngande att följa upp en offert?
Inte om varje kontakt tillför något och antalet är bestämt. De flesta köpare uppskattar en påminnelse, eftersom de själva bad om offerten. Det som känns påträngande är upprepade kontakter utan något nytt att säga, eller en uppföljning som aldrig tar slut.
Hur länge ska en offert gälla?
Tillräckligt länge för köparens beslutsprocess och tillräckligt kort för att dina priser och din kapacitet fortfarande ska hålla. För små jobb är några veckor vanligt, för större projekt en månad eller mer. Skriv datumet i själva offerten.
Ska jag sänka priset när en offert tystnar?
Inte som första drag. Fråga först om något är oklart eller om omfattningen är fel. Att minska omfattningen är bättre än att sänka priset, eftersom en rabatt till den som tiger lär köpare att vänta.
Går uppföljningen att automatisera?
Påminnelserna och tajmingen går att automatisera, och det bör de. Själva meddelandena fungerar bäst när en människa skrivit eller åtminstone läst dem, eftersom de ska handla om det faktiska jobbet.
Tappar du koll på offerterna du skickar?
Berätta hur du skickar och följer upp offerter i dag. På femton minuter skissar vi en pipeline och en uppföljningsrytm som passar din volym, och om ett kalkylark eller ett CRM är rätt verktyg.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal