Byta CRM utan att tappa data

Exportera allt, även historik

Frestelsen är att exportera kontakter och affärer och lämna resten. Historiken är det som gör ett CRM användbart dag ett i det nya systemet: anteckningen om varför en affär stannade, mejltråden med beslutsfattaren. Exportera aktiviteter och anteckningar med sina post-ID:n så att de kan kopplas igen, och exportera filer eller åtminstone en lista över dem. Exportera även det gamla systemets egen konfiguration, steg, egna fält, automationer, eftersom den är kravspecen för vad det nya ska återskapa.

Rensa innan flytten

En flytt är det enda tillfället då du får rätta till års uppsamlad röra utan att någon protesterar. Gör det före importen, i ett kalkylblad eller ett särskilt rensningsverktyg, där misstag är billiga att ångra:

• Rensa dubbletter bland kontakter på e-post och bland företag på organisationsnummer eller domän; bestäm sammanslagningsregeln innan den körs.
• Standardisera format: telefonnummer, land, postnummer, företagsnamn med en stavning.
• Fyll i eller flagga obligatoriska fält det nya systemet kommer att kräva, som affärsvärde eller steg.
• Arkivera i stället för att flytta: kontakter utan aktivitet på flera år, och personuppgifter ni inte längre har skäl att behålla enligt GDPR.
• Tilldela ägare för varje post; poster utan ägare försvinner ur allas vy i de flesta system.

Behåll råexporten orörd i en separat mapp. Går ett rensningssteg fel startar du om från exporten, inte från en halvrensad fil.

Mappa fält och pipelines

Varje källfält behöver en destination eller ett beslut att slopa det, nedskrivet i en tabell hela teamet kan läsa. Pipelines är där betydelsen förskjuts: det gamla steget Offert kan betyda skickad, eller accepterad, eller under förhandling, och det nya systemet behöver ett av dem.

Testimport och kontroller

Kör aldrig den fulla importen först. Ta ett urval på femtio poster som innehåller de besvärliga fallen, en kontakt på två företag, en affär utan värde, en anteckning med bilaga, och importera det i en tom testmiljö eller i det riktiga systemet med en tagg du kan massradera. Kontrollera sedan för hand:

1. Antal: lika många kontakter, företag och affärer in som ut, minus det ni medvetet slopade.
2. Kopplingar: öppna en kontakt och bekräfta att företag, affärer, anteckningar och ägare hänger med.
3. Datum: skapelsedatum och aktivitetsdatum matchar källan, inte importdagen.
4. Pipeline: affärerna ligger i rätt steg och totalvärdet per steg matchar den gamla rapporten.
5. Sök och filter: fälten säljteamet använder dagligen beter sig som väntat.
6. Automationer: inget utlöstes under importen, inga välkomstmejl eller uppgiftsfloder till flyttade kontakter.

Rätta mappningen, radera urvalet, upprepa tills en full körning är ren. Två eller tre omgångar är normalt. Det här är steget som förvandlar bytet från ett vågspel till en upprepning av något som redan fungerat.

Bytesdagen och frysning

Välj en dag med låg säljaktivitet, informera teamet en vecka i förväg, och frys det gamla systemet vid en bestämd tid: skrivskyddat, eller helt enkelt en instruktion att inget matas in efter det klockslaget. Ta en sista export, importera med den testade mappningen, kör samma kontroller, och byt först därefter integrationer, webbformulär och e-postkopplingar till det nya systemet. Behåll det gamla systemet skrivskyddat i några månader som referens, stäng det sedan och radera datan i linje med era gallringsregler enligt GDPR.

När ni inte behöver hjälp med det här: ett litet team som flyttar några hundra kontakter utan historik kan göra det med leverantörens importverktyg på en dag, med kontrollerna ovan. Där det motiverar ett CRM-införande är volym, års historik, flera integrationer, eller ett team som inte har råd med en veckas förvirring, och kostnadsposterna för det finns i vår guide om vad ett CRM-införande kostar. Är ni osäkra räcker ett kort samtal med en export öppen för att avgöra.

Vanliga frågor