Enskild firma eller aktiebolag – skillnaden i administration

Krav på bokföring

Den löpande bokföringen är nästan identisk. Båda formerna ska registrera varje affärshändelse med verifikation, spara räkenskapsinformationen i sju år, redovisa moms till Skatteverket enligt den period som gäller för omsättningen och använda en kontoplan, oftast BAS. Mindre företag under en omsättningsgräns kan använda kontantmetoden, där fakturor bokförs när de betalas, i båda formerna. Program som Fortnox, Visma eller Bokio fungerar för båda.

De verkliga skillnaderna börjar vid årsskiftet och när pengar lämnar företaget.

Bokslut och årsredovisning

En enskild firmas bokslut kan ofta göras av ägaren själv med bra program. Aktiebolagets årsredovisning är ett formellt dokument med regler om innehåll och underskrifter, och sen inlämning ger förseningsavgift från Bolagsverket. Många ägare av aktiebolag som sköter den löpande bokföringen själva tar ändå hjälp av en konsult med bokslutet.

Ta ut pengar: uttag eller lön

I en enskild firma är företagets pengar juridiskt dina. Du tar ut dem som privata uttag när du vill, och du betalar inkomstskatt och egenavgifter på vinsten, inte på uttagen. Administrationen är en preliminär F-skatt som betalas varje månad och justeras om vinsten ändras.

I ett aktiebolag tillhör pengarna bolaget. Du tar ut dem som lön, vilket innebär lönekörning och arbetsgivardeklaration till Skatteverket varje månad med arbetsgivaravgifter, eller som utdelning, som kräver beslut på stämman, tillräckligt fritt eget kapital och de särskilda reglerna för fåmansföretag (3:12). Att låna pengar från sitt eget bolag är i regel förbjudet. Guiden om deklarationsdatum för moms visar hur den månatliga rapporteringen staplas på varandra.

Ansvar och risk

En enskild näringsidkare ansvarar personligen och obegränsat för verksamhetens skulder. Ett aktiebolag begränsar ansvaret till bolagets tillgångar, vilket är det viktigaste skälet utöver skatten att starta ett, särskilt om du skriver stora avtal, anställer eller tar uppdrag där misstag kan bli dyra. Skyddet har villkor: styrelsen ska bevaka det egna kapitalet och upprätta en kontrollbalansräkning om det understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet, annars kan styrelseledamöterna bli personligt ansvariga.

• Banker och hyresvärdar begär ofta personlig borgen av ägare till aktiebolag, vilket tar bort en del av skyddet.
• Ansvarsförsäkring är viktig i båda formerna.
• Ett aktiebolag tar längre tid och kostar mer att avveckla än en enskild firma.

När det är dags att byta

Många börjar med enskild firma eftersom det går snabbt och billigt, och byter när något av följande stämmer: vinsten är så hög att aktiebolagets skattestruktur tydligt lönar sig, kunder föredrar eller kräver aktiebolag, du vill anställa eller ta in delägare, eller risken i dina avtal växer. En enskild firma kan inte omvandlas till aktiebolag; du bildar ett nytt bolag och för över verksamheten, vilket är värt att planera med en redovisningskonsult.

1. Uppskatta vinsten för de kommande två till tre åren, inte bara i år.
2. Jämför totalkostnaden: skatt, avgifter och den extra administrationen eller konsultarvodet.
3. Planera överlåtelsen vid ett naturligt avbrott, som början av ett räkenskapsår.
4. Sätt upp lönehantering och det nya bolagets bokföring innan första fakturan skickas.

När du inte behöver köpa hjälp: en enskild firma med enkel ekonomi klarar ofta bokföring och bokslut själv. När du driver aktiebolag, eller bokföringen gång på gång halkar efter, tar vårt stöd för bokföring och ekonomiadministration hand om rutinarbetet, och din redovisningskonsult skriver under bokslutet. Boka ett kort samtal för att se vad som skulle passa.

Vanliga frågor