ROT- och RUT-fakturering – administrationen steg för steg
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
ROT- och RUT-avdragen gör renovering, reparation, städning och hushållsnära tjänster billigare för kunderna, men pappersarbetet hamnar hos företaget. Med fakturamodellen tar du bara betalt för kundens del av arbetskostnaden och begär sedan avdraget från Skatteverket. Blir något fel avslås eller minskas ansökan, och företaget får kräva kunden på mellanskillnaden i efterhand. Här går vi igenom stegen i ordning och de misstag som oftast leder till avslag.
Vilket arbete som omfattas
ROT omfattar reparation, underhåll, om- och tillbyggnad av en bostad som kunden äger och bor i eller använder som fritidshus, men inte nybyggnation. RUT omfattar hushållsnära tjänster som städning, tvätt, trädgårdsarbete, flytt, IT-hjälp i hemmet och viss omsorg. Arbetet ska utföras i eller nära bostaden, och företaget måste ha F-skatt. Skatteverket listar i detalj vilka arbeten som omfattas, och listorna har undantag som många företag snubblar på, så kontrollera den konkreta uppgiften när du är osäker.
Kunduppgifter du behöver
| Uppgift | ROT | RUT |
|---|---|---|
| Namn och personnummer för varje köpare | Krävs | Krävs |
| Fastighetsbeteckning för villa | Krävs | Krävs inte |
| Föreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer | Krävs för bostadsrätt | Krävs inte |
| Hur avdraget fördelas mellan köpare | Om flera delar | Om flera delar |
| Bekräftelse på att kunden har avdragsutrymme kvar | Be kunden kontrollera | Be kunden kontrollera |
Samla in uppgifterna i offerten eller orderbekräftelsen, innan arbetet börjar, inte vid faktureringen.
Kunden kan se hur mycket av årets avdrag som återstår på Skatteverkets webbplats. Be kunden kontrollera innan du fakturerar, särskilt vid större jobb sent på året. Har kunden använt sitt utrymme någon annanstans minskas ansökan och du får kräva in resten.
Arbete och material på fakturan
- Redovisa arbetskostnaden inklusive moms på egen rad eller egna rader.
- Redovisa material, resekostnader och maskinhyra separat; de ger inget avdrag.
- Visa avdragets belopp tydligt och vad kunden ska betala.
- Ta med de vanliga fakturakraven: fakturanummer, datum, ert organisations- och momsregistreringsnummer, uppgift om F-skatt och kundens uppgifter.
- Tar du fast pris, dela upp det i arbete och övriga kostnader på ett rimligt sätt som du kan motivera.
De flesta bokföringsprogram, som Fortnox och Visma, har stöd för ROT och RUT på fakturan som räknar ut fördelningen och kan ta fram ansökningsfilen. Det minskar skrivfelen, men uppgifterna bakom måste fortfarande vara rätt.
Ansök hos Skatteverket
- Vänta tills kunden har betalat hela sin del. Du kan bara ansöka för betalda fakturor.
- Kontrollera att betalningen gjorts på ett spårbart sätt, som banköverföring, kort eller Swish, enligt Skatteverkets regler.
- Skicka in ansökan i Skatteverkets e-tjänst för rot och rut, manuellt eller genom att ladda upp en fil från bokföringsprogrammet.
- Bokför ansökan som en fordran och bokför utbetalningen när Skatteverket betalar till skattekontot.
- Följ upp besluten. Minskas ansökan, kontakta kunden snabbt om mellanskillnaden.
Gör ansökningarna om ROT och RUT till en del av checklistan för månadsbokslutet, så att betalda fakturor tas varje månad i stället för i en stressad klump i januari.
Vanliga orsaker till avslag
| Orsak | Så förebygger du den |
|---|---|
| Kunden har använt upp sitt avdragsutrymme | Be kunden kontrollera före fakturering |
| Fel personnummer eller fastighetsuppgifter | Samla in uppgifterna skriftligt vid beställning |
| Arbetet omfattas inte, som nybyggnation | Kontrollera uppgiften mot Skatteverkets listor |
| Material eller resor ingår i arbetskostnaden | Separata rader på fakturan |
| Kunden har inte betalat allt | Ansök först efter full betalning |
| Ansökan kom in för sent | Månatlig rutin för ansökningar |
Vårt stöd i bokföring och ekonomiadministration kan sköta hela rutinen, från kontroll av uppgifter till månatliga ansökningar och uppföljning, debiterat per timme från 500 kr; se prissidan. När du inte ska köpa av oss: gör du bara några ROT- eller RUT-jobb om året och bokföringsprogrammet tar fram filen går det bra att sköta det själv med den här checklistan. Läs mer i sköta bokföringen själv eller ta hjälp, eller boka ett kostnadsfritt samtal.
Vanliga frågor
Vad händer om Skatteverket avslår en del av ansökan?
Företaget får mindre än väntat och måste fakturera kunden mellanskillnaden. Därför är en skrivning om detta i villkor och offert viktig, så att kunden inte blir överraskad.
Kan flera personer dela på avdraget för ett jobb?
Ja, om alla har betalat för arbetet och uppfyller villkoren, till exempel makar som äger huset tillsammans. Ange i ansökan hur avdraget fördelas mellan dem.
Behöver vi redovisa något om vi anlitar underentreprenörer?
Det företag som fakturerar kunden begär avdraget för hela jobbet. Underentreprenörer fakturerar er som vanligt och ansöker inte själva om ROT eller RUT för samma arbete.
Är procentsatser och tak samma varje år?
Nej. De bestäms i lag och har ändrats flera gånger, bland annat med tillfälliga höjningar. Kontrollera alltid aktuella regler på Skatteverkets webbplats innan du lämnar offert.
Vill du att ROT- och RUT-ansökningarna sköts varje månad?
Berätta hur många jobb ni fakturerar i månaden och vilket bokföringsprogram ni använder. På femton minuter skissar vi en rutin och hur många timmar den skulle ta.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal