Skriv en offertförfrågan för ett IT-projekt
Av CodexierPublicerad 6 min läsning
När tre offerter på samma IT-projekt skiljer sig med en faktor fyra är det sällan leverantörerna som är problemet. Det är förfrågan. Varje leverantör har fyllt luckorna med egna antaganden, och nu jämför ni tre olika projekt. En bra offertförfrågan tar bort luckorna: den anger mål, omfattning, begränsningar och hur ni kommer att välja, innan någon börjar räkna. Här går vi igenom upplägget avsnitt för avsnitt, för det mindre eller medelstora företaget som ska köpa en hemsida, en app, en integration eller ett eget system.
Bakgrund och mål
Inled med en sida som en leverantör kan läsa på fem minuter. Vilka ni är, vad verksamheten gör, vad som inte fungerar i dag och vad som ska vara annorlunda efter projektet. Leverantörer prissätter risk, och ett otydligt syfte är den största risken de ser, så ett tydligt mål sänker ofta offerterna i sig.
- Företag och sammanhang: storlek, kunder och hur den berörda processen fungerar i dag.
- Problemet i affärstermer: "vi tappar förfrågningar eftersom bokningen krånglar i mobilen", inte "vi behöver en ny hemsida".
- Målet och hur ni mäter det: fler bokningar, färre manuella timmar, ett lanseringsdatum kopplat till en säsong.
- Vilka användarna är, och ungefär hur många.
- Vem som fattar beslut hos er, och vem som är kontaktperson i vardagen.
Omfattning och krav
Beskriv vad lösningen ska klara som uppgifter för användaren snarare än tekniska val, och låt leverantörerna föreslå hur. "En kund kan boka och betala ett pass i mobilen och får en bekräftelse via mejl" går att prissätta. "Modernt, skalbart bokningssystem" gör det inte. Sortera sedan varje krav i tre grupper, för det är den sorteringen som gör offerterna jämförbara.
| Grupp | Vad som hör hit | Exempel |
|---|---|---|
| Ska-krav | Utan det har projektet misslyckats; varje offert måste ha med det | Bokning med betalning via Swish och kort |
| Bör-krav | Värdefullt, prissätts separat så att ni kan välja | Kölista när ett pass är fullt |
| Utanför | Uttryckligen undantaget, så att ingen räknar in det | Medlemsapp, lojalitetsprogram |
| Oklart | Ni är osäkra; be leverantörerna föreslå och prissätta alternativ | Flytt av gamla kunduppgifter |
Be leverantörerna ange ska-kraven som en totalsumma och varje bör-krav som en egen rad. Den enda instruktionen gör det mesta av jobbet för att få jämförbara offerter.
Vår guide om att skriva en kravspecifikation för hemsidan går djupare i hur man beskriver krav för webbprojekt; samma principer gäller för appar och interna system.
Begränsningar och ska-krav
Begränsningar är fakta som leverantören inte kan ändra utan måste bygga runt. Utelämnar ni dem får ni ett snyggt förslag som inte går att använda. I Sverige handlar de oftast om kopplingar till ekonomi och betalning, inloggning, tillgänglighet och dataskydd.
- System lösningen ska fungera med: Fortnox eller Visma, ert CRM, betallösningar som Swish, Klarna eller Stripe, inloggning med BankID.
- Lagkrav: GDPR och personuppgiftsbiträdesavtal, lagring inom EU/EES, tillgänglighet om ni omfattas av tillgänglighetsreglerna, konsumentregler för en webbshop.
- Budgetram. Det känns riskabelt att ange, men utan den gissar leverantörerna högt eller föreslår något ni inte har råd med. Med en ram kan de säga vad som ryms.
- Tidsgräns och varför: ett fast datum (säsongsstart, mässa) hanteras annorlunda än en önskan.
- Ägande och drift: att ni äger kod och innehåll, var lösningen ska köras och vem som förvaltar den efter lansering.
- Vad ni själva bidrar med: texter, bilder, åtkomst till system och en person med tid att testa.
Utvärderingskriterier i förväg
Bestäm hur ni ska välja innan ni läser en enda offert, och skriv in det i förfrågan. Annars vinner lägsta pris eller snyggaste presentation av bara farten, och ingen av dem är samma sak som bästa leverans. Att redovisa kriterierna visar dessutom leverantörerna var de ska lägga krutet.
| Kriterium | Exempel på vikt | Hur ni bedömer det |
|---|---|---|
| Förståelse för problemet | Hög | Återger förslaget ert mål rätt och pekar det ut risker ni missat? |
| Totalkostnad över två år | Hög | Byggpris plus drift, licenser, underhåll och troliga ändringar |
| Relevant erfarenhet | Medel | Jämförbart arbete ni kan titta på, inte logotyper |
| Leveransplan och er arbetsinsats | Medel | Delmål, acceptanstest, vad de behöver från er och när |
| Efter lansering | Medel | Supportvillkor, svarstider och vad förvaltningen kostar |
| Avtalsvillkor | Godkänt/underkänt | Äganderätt till kod, personuppgiftsbiträdesavtal, villkor för utträde |
Vikterna är ett exempel. Välj era egna, men välj dem innan offerterna kommer och ändra dem inte i efterhand.
Skiljer sig offerterna fortfarande kraftigt, kontrollera vilka antaganden varje leverantör gjort om det oklara och om de lämnat fast pris eller en uppskattning. Uppskattning, offert eller fast pris förklarar skillnaden, och frågor att ställa till en webbyrå hjälper i uppföljningsmötena.
Tidsplan och hantering av frågor
En rättvis process ger alla leverantörer samma information samtidigt. Det skyddar er lika mycket som dem: får en leverantör veta något viktigt i ett telefonsamtal går deras offert inte längre att jämföra.
- Skicka förfrågan till tre till fem leverantörer; fler förbättrar sällan resultatet men kostar er tid i utvärderingen.
- Sätt ett sista datum för frågor ungefär en vecka efter utskick.
- Besvara alla frågor i ett gemensamt dokument som går till alla, utan att ange vem som frågade.
- Ge minst två veckor för offerter på allt utöver små projekt; stressade offerter har större säkerhetsmarginaler.
- Välj ut två, träffa dem och låt dem justera för det de missförstått.
- Meddela de leverantörer ni inte valde, kort och med ett skäl. Ni kan vilja fråga dem igen.
När ni inte är redo för en offertförfrågan
En offertförfrågan förutsätter att ni vet vad som ska byggas. För ett litet, välkänt uppdrag, som en vanlig företagshemsida, är den ofta överdriven: jämför två eller tre leverantörer med publicerade fasta priser, titta på deras arbeten och bestäm er. För en ny produkt eller ett system som ingen byggt åt er tidigare uppstår det omvända problemet: ni kan inte skriva omfattningsavsnittet ärligt, och varje fast pris ni får är en gissning med marginal ovanpå.
Köp då planeringen först. Vår MVP-planering och arkitekturplan är en fas till fast pris som tar fram den omfattning, prioritering, arkitektur och uppskattning som en bra offertförfrågan behöver, och ni är fria att ta resultatet till vilken leverantör som helst, även andra byråer. Priserna finns på prissidan. Är ni osäkra på vilken situation ni är i, boka ett samtal så säger vi ärligt om ni behöver en planeringsfas alls.
Vanliga frågor
Hur lång ska en offertförfrågan för ett mindre IT-projekt vara?
Ofta räcker fyra till åtta sidor: en sida bakgrund och mål, ett par sidor omfattning sorterad i ska-krav, bör-krav och utanför, en sida begränsningar och en sida om utvärdering och tidsplan. Längden är inte målet; att ta bort tvetydigheter är det.
Ska vi skriva vår budget i förfrågan?
Oftast ja, som ett spann. Då kan leverantörerna föreslå det som ryms i stället för att gissa, och de som inte kan leverera inom ramen sorteras snabbt bort. Utan spann får ni ofta offerter som antingen är uppvärderade eller omöjliga att ha råd med.
Måste privata företag följa upphandlingsreglerna?
Nej. Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller offentliga köpare. Ett privat företag lägger upp processen som det vill, men att låna grundprinciperna om lika information och kriterier som bestäms i förväg gör offerterna betydligt lättare att jämföra.
Kan vi be om fast pris om omfattningen är osäker?
Det kan ni, men ni betalar för osäkerheten genom marginaler, eller senare genom ändringsbeställningar. Det är oftast bättre att fastprissätta en första fas som tar bort osäkerheten och sedan be om fast pris för resten.
Osäkra på om omfattningen är redo att skickas ut?
Visa oss ert utkast eller beskriv bara projektet. På 15 minuter pekar vi ut luckorna som leverantörer kommer att prissätta som risk, och säger om en kort planeringsfas skulle spara pengar.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal