Vad kostar ett bokningssystem?

Bokningsverktyg på abonnemang

Verktygen på abonnemang delas i två grupper. Fristående schemaverktyg, som Calendly, SimplyBook.me eller Acuity, ger en bokningssida och kalendersynk; kunderna står du själv för. Marknadsplatser, som Bokadirekt inom skönhet och hälsa i Sverige, listar dig också där kunderna söker och tar betalt för synligheten, oftast med provision på bokningar från nya kunder som hittat dig via plattformen. Branschsystem för kliniker, gym eller restauranger kombinerar bokning med journal, medlemskap eller bordshantering.

Avgifter per bokning och betalning

Rörliga avgifter är där kostnaderna växer utan att märkas. SMS-påminnelser tas ofta betalt för per meddelande. Kortbetalningar via bokningsverktyget har en avgift per transaktion, ibland högre än med en egen betalleverantör. Swish Handel har en egen transaktionsavgift via banken. Provisioner från marknadsplatser tas per bokning och kan snabbt bli stora för en verksamhet med mycket att göra.

1. Uppskatta bokningar per månad, och hur många som kommer från nya respektive återkommande kunder.
2. Lägg till SMS-påminnelser per bokning och priset per meddelande.
3. Lägg till betalavgifter för den andel bokningar som betalas på nätet.
4. Lägg till provision för bokningar som plattformen ger.
5. Jämför summan över två till tre år, inklusive prishöjningar leverantören aviserat.

Koppling till kalender och hemsida

Ett bokningsverktyg måste passa ihop med det ni redan använder. Kalendersynk med Google eller Microsoft 365 är standard. Inbäddning på hemsidan varierar: vissa verktyg har en riktig widget, andra bara en länk till sin egen sida, vilket tar besökarna från er sajt och försvagar er egen synlighet i sök. Koppling till ekonomisystem som Fortnox och till CRM eller medlemssystem är ovanligare och finns ofta bara i dyrare planer.

• Passar widgeten sajten och fungerar den bra i mobilen?
• Går bokningar att mäta som konverteringar i er analys?
• Kan betalningar och bokningar gå till bokföringen utan manuell inmatning?
• Kan kunddata exporteras i ett användbart format om ni byter?

Egna bokningsfunktioner

En egen bokningsfunktion kostar mer i början och tar bort avgifterna per bokning. Den är rimlig när era regler inte passar standardverktygen: resurser som måste bokas tillsammans, som ett rum plus en specialist, varierande behandlingslängder, handpenning med särskilda avbokningsregler, eller bokning som ett steg i ett större flöde, som att beställa en produkt med utprovning. Den är också rimlig när avgifterna växer med volymen så mycket att det blir billigare att äga funktionen.

Eget behöver inte betyda att allt byggs från grunden. En vanlig mellanväg är ett eget bokningsflöde på er sajt som använder ett kalender-API i botten. Kostnaden för våra egna e-handelsfunktioner finns på prissidan; underhållet är en löpande kostnad att räkna med, som vi beskriver i abonnemang eller engångsbetalning.

Äga kunddatan

Vem som äger relationen betyder mer än det verkar. På en marknadsplats kan kunderna se konkurrenter bredvid er och boka om via plattformen, så att provisionen betalas igen. Kontrollera för varje verktyg att ni kan exportera kunder, bokningshistorik och samtycken, och att leverantören är ert personuppgiftsbiträde med ett ordentligt avtal. Kundlistan är en tillgång i verksamheten; låt den inte bara finnas i någon annans system.

När ni inte ska köpa en egen bokningslösning: täcker ett standardverktyg era regler och avgifterna är måttliga, använd det och lägg pengarna på att synas. Eget arbete lönar sig bara när regler, volym eller integrationsbehov gör standardverktygen dyra eller krångliga. Boka ett kort samtal med era bokningssiffror så jämför vi alternativen ärligt.

Vanliga frågor