Planera årets digitala budget i småföretaget

Därför är en digital budget värd en eftermiddag

Återkommande kostnader ni redan har

Börja med det som redan lämnar kontot. Exportera tolv månaders kort- och banktransaktioner, eller be redovisningskonsulten om en lista ur Fortnox eller Visma filtrerad på programvara, telefoni och IT-leverantörer. Sortera sedan varje rad i någon av de här grupperna:

• Identitet och kommunikation: domännamn, företagsmejl, Microsoft 365 eller Google Workspace, telefoni och växeltjänster.
• Ekonomi och administration: bokföringsprogram, lön, fakturering, e-signering, Swish Företag och kortterminaler.
• Försäljning och kunder: CRM, bokningssystem, nyhetsbrevsverktyg, chatt eller AI-assistent, verktyg för omdömen.
• Webb och butik: webbhotell, licenser för CMS eller sidbyggare, premiumplugins och teman, appar i Shopify eller WooCommerce, avgifter till betalleverantören.
• Säkerhet och kontinuitet: säkerhetskopiering, lösenordshanterare, antivirus eller enhetshantering, SSL där det inte ingår.
• Människor: frilansare, byråavtal, supportavtal och underhållsavtal.

Skriv för varje rad ner fyra saker: vem som äger den internt, när den förnyas, om den faktureras per månad eller år, och vad som slutar fungera om ni säger upp den. Den sista kolumnen är den som gör en kostnadslista till ett beslutsverktyg.

Licenser och abonnemang

Licenserna är där de flesta småföretag hittar pengar utan att skära bort något användbart. Det vanliga mönstret är att betala per användare för personer som har slutat, att betala för två verktyg som gör samma sak, eller att ligga kvar på en nivå som behövdes under en enda intensiv säsong.

Drift, domäner och underhåll

Det här är delen av budgeten som håller det ni redan äger igång. Webbhotell och domäner är små och förutsägbara rader. Underhållet är raden som de flesta lämnar på noll, och det är den som avgör om hemsidan fortfarande är säker och snabb om två år. Vår guide om kostnader för webbhotell går igenom driftsidan i detalj.

En fast månadsplan gör underhållet till en budgetrad i stället för en överraskning. Det är vad vårt månatliga underhållspaket är till för, och vad ett underhållsavtal bör innehålla listar vad du ska kontrollera i varje leverantörs erbjudande, även vårt.

Utrymme för förbättringsprojekt

När löpande kostnader och underhåll är täckta är det som blir över utrymmet för projekt: en ny hemsida, onlinebokning, en integration mellan webbutiken och Fortnox, en AI-assistent för inkommande frågor. Planera dem så här:

1. Skriv ner affärsproblemet, inte verktyget. Till exempel: vi tappar bokningssamtal efter klockan 17.
2. Uppskatta vad problemet kostar i dag i timmar, förlorad försäljning eller fel, med era egna siffror.
3. Ta in ett fast pris eller ett snävt intervall för den minsta versionen som löser problemet.
4. Lägg till den nya löpande kostnad som projektet skapar, eftersom varje projekt blir en rad i nästa års budget.
5. Rangordna projekten efter nytta mot total kostnad första året och finansiera det översta eller de två översta.

Beslutsregeln: finansiera underhållet först, sedan ett projekt i taget, och starta bara ett projekt när även dess löpande kostnad är täckt de kommande tolv månaderna. Våra publicerade priser gör engångsdelen lätt att planera; fråga redovisningskonsulten om ett större köp ska kostnadsföras direkt eller aktiveras.

Se över budgeten varje kvartal

• Jämför faktiska kostnader mot listan och lägg till allt nytt som dykt upp på kortet.
• Kontrollera förnyelser under nästa kvartal och fatta ett beslut om var och en innan den förnyas.
• Ta bort licenser och verktyg som ingen har använt.
• Följ upp det pågående projektet: inom budget, i tid, och syns den förväntade nyttan?

När ni inte behöver hjälp utifrån: om företaget klarar sig med ett fåtal verktyg, en enkel hemsida och inga integrationer räcker ett kalkylark och en timme per kvartal. Då behöver ni ingen byrå, och ni ska inte köpa ett underhållsavtal för en sajt som ändras två gånger per år och nästan saknar plugins. Hjälp utifrån lönar sig när hemsidan eller butiken är en verklig försäljningskanal, när flera system måste prata med varandra eller när ingen internt har tid att äga listan. Känner du igen dig, boka ett kort samtal och ta med listan.

Vanliga frågor