Total ägandekostnad för egenutvecklad mjukvara
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
När ett företag jämför ett eget system med en färdig prenumerationstjänst jämförs oftast byggofferten med prenumerationspriset. Den jämförelsen haltar från början: offerten är en engångskostnad, prenumerationen inkluderar drift, och det egna systemet behöver fortfarande hosting, uppdateringar och människor efter lanseringen. Här listar vi kostnaderna som följer med egen mjukvara genom hela livslängden och ger ett räkneunderlag för fem år.
Bygget är ofta den minsta delen
Mjukvara förblir inte färdig. Operativsystem, webbläsare och de bibliotek systemet bygger på ändras hela tiden, säkerhetshål upptäcks och måste täppas till, och verksamheten runt omkring ändrar vad den behöver. Allt det ger arbete varje år, oavsett om ni planerar för det eller inte. Skillnaden mellan ett välskött system och ett dyrt är mest om arbetet är förutsägbart.
Drift och infrastruktur
Hosting är den mest synliga driftkostnaden och sällan den största. Den omfattar servrar eller molntjänster, databas, fillagring, mejlutskick, domäner och certifikat, övervakning och säkerhetskopior. Två saker får den att växa: användningen (fler användare, mer data, mer trafik) och arkitekturval som görs under bygget. Ett system byggt för många servrar kostar mer än nödvändigt att driva när det har några hundra användare.
- Be leverantören uppskatta driftkostnaden vid dagens användning och vid flera gånger dagens användning.
- Kontrollera vilka tjänster som debiteras per användare eller per anrop, eftersom de växer med framgången.
- Se till att konton för hosting, domäner och tredjepartstjänster står på ert företag, inte på leverantören.
Underhåll och säkerhet
Underhåll är arbetet som håller systemet fungerande som det är: uppdateringar av beroenden och säkerhet, ramverksuppgraderingar, rättningar när ett externt API ändras och säkerhetskopior som faktiskt testas. Att hoppa över det sparar pengar ett år eller två och kommer sedan tillbaka som ett stort, brådskande projekt när något går sönder eller en huvudversion slutar få stöd. Enligt GDPR ska ni dessutom ha lämplig säkerhet för personuppgifter, vilket i praktiken betyder att ni uppdaterar.
| Kostnadspost | Hur ofta | Vad som gör den större |
|---|---|---|
| Säkerhets- och beroendeuppdateringar | Varje månad | Många tredjepartspaket, gamla versioner |
| Uppgradering av ramverk eller plattform | Med några års mellanrum | Uppdateringar som hoppats över |
| Ändringar i externa API:er | Oförutsägbart, flera gånger per år | Många integrationer (betalning, Fortnox, BankID, CRM) |
| Säkerhetskopior och återläsningstest | Löpande, testat varje kvartal | Stora datamängder, flera databaser |
| Övervakning och incidenthantering | Löpande | Höga krav på tillgänglighet |
I guiden om vad ett serviceavtal ska innehålla går vi igenom punkterna mer i detalj.
Support och ändringar
Support är att svara användare och rätta det som går fel i vardagen. Förändring är ny funktionalitet: en ny rapport, en ny integration, en ändrad process. Det är i förändringen den långsiktiga kostnaden ligger, och det är också där systemet gör nytta, eftersom hela poängen med egen mjukvara är att den passar hur ni arbetar. Budgetera för ändringar som en årlig ram i stället för att se varje önskemål som en överraskning, och läs om ändringar och scope creep innan ni skriver avtal.
Två dolda kostnader hör också hit: er egen personals tid för test, kravställning och utbildning, och kostnaden när kunskap försvinner. Om bara en utvecklare förstår systemet är den personens avgång en kostnadspost. Dokumentation och kod som ni äger minskar den.
Ett räkneunderlag för fem år
Fyll i en kolumn per alternativ ni jämför, till exempel eget bygge, färdig prenumeration och en kombination. Använd offerter där ni har dem och spann där ni inte har det; poängen är att se helheten, inte att räkna på kronan.
| Post | År 1 | År 2–5 (per år) | Att tänka på |
|---|---|---|---|
| Bygge eller uppsättning | Offert | Ingen | Räkna med er egen projekttid |
| Licenser och prenumerationer | Per användare eller fast | Räkna med prishöjningar | Kontrollera uppsägningstid vid prisändring |
| Drift och tredjepartstjänster | Uppskattning | Växer med användningen | Be om en tillväxtuppskattning |
| Underhåll och säkerhet | Avtalsavgift | Avtalsavgift | Plus en ramverksuppgradering under perioden |
| Ram för ändringar | Liten | Årlig budget | Där affärsvärdet finns |
| Intern tid | Kravställning, test, utbildning | Administration och support | Glöms ofta bort |
| Avveckling eller ersättning | Ingen | Migrering vid livslängdens slut | Enklare om ni äger kod och data |
När ni inte ska bygga eget alls: täcker ett färdigt verktyg det mesta ni behöver, och glappet är en process ni skulle kunna anpassa, vinner prenumerationen oftast på femårskostnaden, och det säger vi i så fall. Egen mjukvara lönar sig när processen är en konkurrensfördel eller när flera prenumerationer och manuella lösningar tillsammans kostar mer än ett eget system. Har ni redan ett system vars driftkostnader stiger börjar vår tjänst för skalning och uppgradering med att hitta var kostnaden uppstår; se prissidan för utgångspriser.
Vanliga frågor
Är SaaS alltid billigare än egen mjukvara?
Inte alltid. Priser per användare växer med teamet, priserna tenderar att stiga över tid och lösningar runt saknade funktioner kostar arbetstid. Jämför båda i samma femårsunderlag innan ni bestämmer er.
Kan egenutvecklad mjukvara aktiveras i bokföringen?
Utvecklingsutgifter kan i vissa fall redovisas som en immateriell tillgång och skrivas av i stället för att kostnadsföras direkt. Reglerna beror på vilket regelverk ni följer, så fråga er redovisningskonsult innan projektet startar.
Vad sänker den totala ägandekostnaden mest?
Att välja en utbredd teknik med gott stöd, hålla nere antalet beroenden, äga kod och konton själva och betala för löpande underhåll i stället för att låta uppdateringar hopa sig.
När ska ett system ersättas i stället för att underhållas?
När varje ändring tar orimligt lång tid, plattformen inte längre får stöd eller underhållet närmar sig vad ett nybygge skulle kosta under samma period. En hälsokontroll ger er fakta innan beslutet.
Vill ni se femårsbilden för ert system?
Ta med offerten eller systemet ni funderar på. I ett kort samtal går vi igenom kostnadsposterna ovan och pekar ut de som mest sannolikt överraskar. Boka ett samtal.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal