Enkelt CRM för konsulter
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
Konsulter tappar uppdrag i glappen: offerten som skickades för tre veckor sedan och ingen följde upp, avtalet som tyst löpte ut, den tidigare kunden som hade sagt ja om någon frågat. Ett CRM för en egenföretagande eller liten konsultfirma finns för att täppa till de glappen, och inget annat. Den här guiden beskriver det minsta upplägg som gör det, vilka verktyg som förblir små, och veckorutinen som gör verktyget värt att ha.
Vad en konsult faktiskt behöver
Mekanismen är minne. När du levererar säljer du inte, och de leads du pratade med under den lugna månaden kallnar under den upptagna. Ett CRM är ett minne som inte beror på din kalender. Det det behöver minnas är litet: vem du pratade med, vad du föreslog, när du ska följa upp, och när pågående uppdrag tar slut. Allt utöver det är administration som en enmansfirma slutar göra inom en månad.
En enkel pipeline
En pipeline är en lista över affärer sorterad efter hur nära pengarna de är. Fem steg räcker, och definitionen av varje steg betyder mer än antalet: en affär flyttas bara när något observerbart har hänt, så att pipelinen talar sanning.
| Steg | Går in när | Nästa åtgärd | Lämnar efter |
|---|---|---|---|
| Samtal | En verklig person har gått med på att prata om ett verkligt behov | Boka samtalet | Två veckor utan svar |
| Avgränsad | Du förstår problemet tillräckligt för att prissätta det | Skriv offerten | Offert skickad |
| Offert skickad | Offerten ligger i deras inkorg med ett datum | Följ upp på datumet | Tre uppföljningar utan svar |
| Muntligt ja | De har sagt ja i ord | Skicka avtalet | Påskrivet, eller två veckors tystnad |
| Påskrivet | Undertecknat avtal och startdatum | Skapa projektet och förlängningsdatumet | Går över till leverans |
Offerter och uppföljning
De flesta konsultofferter förloras till tystnad, inte till en konkurrent. Köparen blev upptagen, offerten låg, och när de kom tillbaka hade ögonblicket passerat. Uppföljning är där ett enkelt CRM betalar sig, och upplägget är en regel: ingen offert lämnar utan ett uppföljningsdatum i systemet.
- Skicka offerten med angiven giltighetstid och ett föreslaget beslutsdatum, och sätt uppföljningen två arbetsdagar efter det datumet.
- Uppföljningar är korta och tillför något: ett relevant exempel, ett svar på en fråga från samtalet, ett förslag på tid.
- Efter tredje obesvarade uppföljningen: stäng affären som förlorad med en orsak, och sätt ett datum för ny kontakt sex månader fram.
- Logga utfallet av varje offert, så att du efter ett år kan se din avslutsfrekvens per kundtyp och justera vilka du satsar på.
Förlängningar och återkommande uppdrag
För en etablerad konsultfirma kommer det mesta av intäkterna från befintliga kunder, och det mesta av det förloras genom ouppmärksamhet snarare än missnöje. Varje uppdrag ska ha ett slutdatum i CRM:et och en uppgift nittio dagar innan: föreslå nästa fas, en retainer eller en avstämning. Tidigare kunder är den varmaste listan du har, och de förblir varma bara om någon skriver till dem.
Förlängningsdatum på varje uppdrag
När ett avtal skrivs under, skapa förlängningsuppgiften samtidigt. Senare är när du glömmer.
En rytm för tidigare kunder
Varje tidigare kund får en kort, personlig rad två gånger om året med något användbart, inte ett nyhetsbrev. Logga det som en aktivitet så att du vet vem som inte hört av dig.
Be om rekommendationer
I slutet av ett bra uppdrag, fråga vem mer som har samma problem. Registrera namnen som kontakter med källa, så att introduktionen följs upp.
Verktyg som förblir små
Rätt verktyg är det du öppnar varje måndag. Gratisnivåerna i HubSpot och Pipedrive täcker båda de fyra objekten och en pipeline; Notion eller ett välbyggt kalkylblad klarar samma sak för en ensamkonsult som föredrar det. Det som spelar roll är att verktyget fångar mejl automatiskt eller med ett klick, påminner om uppföljningsdatum och inte kräver ett projekt att konfigurera.
- Koppla din brevlåda så att konversationer hamnar på kontakterna utan klipp och klistra.
- Stäng av varje modul du inte använder: marknadsföring, ärenden, offerter, prognoser. Det är där verktyget växer.
- Lägg till exakt ett eget fält i taget, bara när du velat ha det tre veckor i rad.
- Exportera dina data en gång i kvartalet. Är exporten ren kan du lämna verktyget när du vill, och det håller licensen ärlig.
När du inte behöver hjälp: en ensamkonsult klarar allt detta på en eftermiddag på en gratisnivå, och bör göra det. Hjälp är värd att betala för när flera personer säljer, när leads kommer från en hemsida och ska hamna i pipelinen automatiskt, eller när CRM:et ska utbyta data med Fortnox eller ett tidrapporteringsverktyg; då sparar en strukturerad CRM-implementation de månader av halvhjärtad användning de flesta team går igenom. Den prissätts på prissidan, och vill du ha en andra åsikt om ditt upplägg redan räcker, boka ett samtal.
Vanliga frågor
Räcker ett kalkylblad för en ensamkonsult?
Ofta, ja, om det har en rad per affär, ett steg, ett datum för nästa åtgärd och du sorterar på det datumet varje måndag. I samma stund som du vill att mejl fångas automatiskt eller påminnelser skickas gör en gratis CRM-nivå det med mindre friktion.
Ska jag registrera timmar och fakturor i CRM:et också?
Nej. Tidrapportering hör hemma i ett tidverktyg och fakturor i Fortnox eller Visma. CRM:et lagrar affärens värde och datumen; att koppla ihop verktygen kommer senare, om någonsin, och bara när dubbelregistreringen börjar göra ont.
Hur hanterar jag GDPR för kontakter jag lägger till?
Företagskontakter du har ett berättigat skäl att prata med kan lagras med stöd av berättigat intresse, men håll uppgifterna minimala, notera källan, radera kontakter du inte rört på ett par år och importera aldrig köpta listor.
Vad händer om jag blir upptagen och slutar uppdatera?
Det är det normala misslyckandet, och lösningen är veckogenomgången, inte mer disciplin. En halvtimme varje måndag för att flytta affärer, sätta datum och rensa listan räcker; överlever inte det är upplägget för tungt och bör skalas ner.
Vill du ha en pipeline du faktiskt öppnar på måndagar?
Femton minuter: beskriv hur uppdrag når dig i dag, så säger vi om en gratisnivå räcker eller var en integration skulle betala sig.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal