Vad kostar ett intranät för ett mindre företag?

Vad ni faktiskt behöver ett intranät till

Lista uppgifterna innan ni jämför produkter. Vanliga för ett mindre företag: hitta aktuella rutiner och policyer, introducera nyanställda, dela nyheter, hitta en kollegas kontaktuppgifter och roll, och nå gemensamma dokument som mallar och prislistor. En del företag behöver också formulär, som utlägg eller semesteransökan, eller information till personal som aldrig sitter vid en dator, som chaufförer, tekniker eller butikspersonal.

1. Skriv ner de fem frågor personalen oftast ställer som intranätet ska besvara.
2. Anteckna vem som behöver åtkomst och från vilka enheter.
3. Anteckna vad som måste vara privat, som personaldokument.
4. Bestäm vem som äger innehållet och håller det aktuellt.

Använd verktyg ni redan betalar för

Microsoft 365 för företag innehåller SharePoint, som kan rymma en intranätsajt med nyheter, sidor och dokumentbibliotek, och Teams, där den kan fästas som en flik. Google Workspace innehåller Google Sites och delade enheter, som fungerar bra för ett enkelt intranät. Programkostnaden finns redan i era licenser; kostnaden är tiden för att sätta upp det bra.

För många företag med upp till några dussin anställda är en välstrukturerad SharePoint- eller Google-sajt med en tydlig ägare allt intranät de behöver.

Färdiga intranätprodukter

Färdiga intranätprodukter, som Staffbase, Happeo eller Simpplr, och nordiska alternativ som bygger ovanpå Microsoft 365, lägger till snygga nyhetsflöden, personalkataloger, mobilappar för personal i verksamheten, läskvittenser och statistik över engagemang. De prissätts oftast per användare och månad, ibland med ett lägsta antal användare eller en uppstartsavgift. De passar bäst för organisationer med många anställda som inte arbetar vid skrivbord, eller där internkommunikation är en egen funktion.

• Kontrollera lägsta antal användare; vissa produkter är byggda för större organisationer.
• Kontrollera hur de kopplas till de Microsoft- eller Google-konton ni redan har.
• Kontrollera var data lagras och personuppgiftsbiträdesavtalet.
• Fråga vad som händer med ert innehåll om ni byter.

Egenutvecklade lösningar

Ett egenbyggt intranät är sällan rimligt bara för dokument och nyheter; standardverktygen gör det bra. Det är rimligt när intranätet ska utföra arbete: boka gemensamma resurser, driva godkännandeflöden, visa data från affärssystem, CRM eller produktion, eller fungera som portal för partner och franchisetagare. Då är det egentligen en intern applikation, och beslutet är det som beskrivs i bygga ett internt verktyg eller köpa SaaS.

Bygg i etapper: börja med det flöde som sparar mest tid, släpp det till riktiga användare och bygg sedan vidare. Startpriset för vår MVP-utveckling finns på prissidan; ett första internt verktyg hamnar ofta där när omfattningen hålls snäv.

Kostnaden för att få folk att använda det

Det dyraste intranätet är det som ingen använder. Införandet kostar tid snarare än licenser: flytta och rensa innehåll, utbilda, och framför allt någon som håller det aktuellt vecka efter vecka. Är semesterrutinen på intranätet två år gammal går personalen tillbaka till att fråga kollegor, och intranätet dör.

1. Utse en ägare och några redaktörer, med avsatt tid.
2. Flytta bara aktuellt innehåll; arkivera resten.
3. Gör intranätet till enda platsen för viktig information, och länka dit i stället för att bifoga filer.
4. Granska innehållet enligt schema, med datum synligt på varje sida.

När ni inte ska köpa något: är ni färre än ett dussin på ett kontor kan en välordnad delad mapp och ett fäst dokument räcka. Behöver ni flöden och inte bara dokument, boka ett kort samtal så säger vi om era befintliga verktyg klarar det innan vi föreslår något eget.

Vanliga frågor