CRM för bemanning och rekrytering
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
Ett rekryterings- eller bemanningsföretag driver två verksamheter samtidigt: att sälja uppdrag till kunder och att hitta kandidater som fyller dem. De flesta CRM är byggda för det första, de flesta rekryteringssystem för det andra. Resultatet blir kunddata på ett ställe, kandidater på ett annat och uppdrag i ett kalkylark. Här går vi igenom hur båda relationerna sätts upp, vilka pipelines som binder ihop dem och GDPR-reglerna för CV:n som många gör fel.
Två typer av relationer: kunder och kandidater
Kunder och kandidater beter sig olika. En kundrelation är lång, kommersiell och sköts av en säljare eller kundansvarig. En kandidatrelation kan vara kort eller dyka upp igen efter flera år, och den innehåller personuppgifter med strikta regler. Lägger du båda i samma allmänna kontaktlista blandas de ihop, och gallring enligt GDPR blir nästan omöjlig att hantera.
| Aspekt | Kund | Kandidat |
|---|---|---|
| Post | Företag, kontakter, avtal | Person, CV, kompetenser, tillgänglighet |
| Pipeline | Från förfrågan till tecknat ramavtal | Sökt, granskad, intervjuad, presenterad, tillsatt |
| Rättslig grund | Affärsrelation | Samtycke eller berättigat intresse, tydligt dokumenterat |
| Lagringstid | Så länge affärsrelationen varar, plus bokföringsregler | Bestämd tid, därefter gallring eller förnyat samtycke |
Pipelines för uppdrag och tillsättning
Uppdraget är objektet som binder ihop allt. Det hör till en kund, har en rollbeskrivning, ett startdatum och ett pris, och det har en egen kandidatpipeline. När en kandidat flyttas till ”presenterad” ska kundansvarig se samma status som rekryteraren. När ett uppdrag är tillsatt ska tillsättningen starta nästa steg: avtal, introduktion och fakturaunderlag.
- Säljpipeline: förfrågan, möte, offert, ramavtal
- Uppdragspipeline: behov inkommet, sökning, kortlista, presenterad, tillsatt eller förlorad
- Kandidatsteg inom varje uppdrag, med skäl till avslag
- Automatiska påminnelser när ett uppdrag inte rört sig på ett visst antal dagar
- Tillsättning startar uppgifter för avtal och fakturering
Gallring av CV:n enligt GDPR
Här är många bemanningsföretag sårbara. Att spara varje CV för alltid ”ifall något dyker upp” är inte tillåtet. Du behöver en rättslig grund för att spara kandidatdata – ofta samtycke för en kandidatbank eller berättigat intresse under en pågående rekrytering – och en bestämd lagringstid som anges i integritetsinformationen. När tiden är slut ska uppgifterna gallras eller kandidaten tillfrågas om förnyat samtycke. IMY har kritiserat arbetsgivare för att spara uppgifter om sökande för länge, och samma logik gäller rekryterare.
Lagringstid
Bestäm en tid för sökande som inte fick jobbet och en för kandidatbanken, och skriv in dem i integritetsinformationen.
Automatisk förnyelse
Innan tiden löper ut mejlar systemet kandidaten om förnyat samtycke. Inget svar innebär gallring.
Uppgiftsminimering
Spara inte personnummer, foton eller hälsouppgifter om inte ett uppdrag verkligen kräver det.
Registerutdrag
Kandidater kan fråga vad ni har om dem. Systemet ska kunna ta fram en persons uppgifter på några minuter.
Jobbsajter och integrationer
Rekrytering bygger på integrationer: att publicera annonser på karriärsidan, LinkedIn, Indeed och Platsbanken; att ta emot ansökningar till rätt uppdrag; att signera avtal digitalt; och att föra över tillsättningar till lön och fakturering i Fortnox eller Visma. Svenska rekryteringssystem som Teamtailor hanterar annonssidan väl, och internationella bemanningsplattformar som Bullhorn täcker mer av säljsidan. Många små företag kombinerar ett rekryteringssystem med HubSpot för kunderna, synkat på företag och uppdrag.
När du inte behöver en skräddarsydd lösning: ett litet rekryteringsföretag med några aktiva uppdrag klarar sig ofta med kundfunktionerna i sitt rekryteringssystem. Ett CRM-införande blir mer motiverat när ni har ett separat säljteam, ramavtal med många kunder eller bemanning med tidrapportering och fakturering. Vår guide om vad ett CRM-införande kostar förklarar vad som driver budgeten.
Rapporter om tillsättningsgrad
Rapporterna som betyder något för ett bemanningsföretag följer uppdraget: hur många uppdrag som vinns, hur många som tillsätts, hur lång tid det tar och var kandidaterna faller bort. Tillsättningsgraden – andelen uppdrag ni faktiskt tillsätter – är kärnmåttet, men den säger bara något om varje uppdrag registreras, även de förlorade. Andra användbara rapporter är tid till kortlista, presenterade per tillsättning per rekryterare och intäkt per kund.
- Inkomna, tillsatta och förlorade uppdrag per månad
- Tid från inkommet behov till första kortlista
- Presenterade kandidater per tillsättning
- Intäkt och marginal per kund och per rekryterare
- Kandidater som ska förnyas eller gallras enligt GDPR
Vanliga frågor
Ska ett bemanningsföretag använda rekryteringssystem eller CRM?
Det beror på vilken sida som dominerar. Rekryteringstunga företag börjar oftast med ett rekryteringssystem; företag med aktiv försäljning och många kunder behöver ofta ett CRM kopplat till det.
Hur länge får vi spara en kandidats CV?
Det finns ingen enskild lagstadgad tid. Ni bestämmer en rimlig tid utifrån syftet, anger den i integritetsinformationen och gallrar eller ber om förnyat samtycke när den löper ut.
Kan vi använda HubSpot för kandidater?
Det går med anpassade objekt, men HubSpot är byggt för försäljning. Vid större kandidatvolymer hanterar ett rekryteringssystem ansökningar och gallring bättre.
Vad betyder tillsättningsgrad?
Andelen uppdrag ni faktiskt tillsätter. Måttet säger bara något när varje uppdrag registreras, även de som förloras eller dras tillbaka.
Kunderna på ett ställe, kandidaterna på ett annat?
Femton minuter: beskriv era system och hur ni arbetar med uppdrag, så säger vi om ni ska koppla ihop, samla eller behålla det ni har.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal