Vad kostar företagsmejl och domän per år?
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
Domän och företagsmejl hör till de minsta posterna i ett företags budget, och just därför ser ingen över dem. År för år kryper totalen uppåt: ett introduktionspris på domänen som mångdubblas vid förnyelsen, en licens för en medarbetare som slutade i våras, ett säkerhetstillägg som dubblerar det planen redan innehåller. Här går vi igenom varje kostnadsdel, från domänregistrering till säkerhetskopior, förklarar vad som styr priset och listar var små svenska företag oftast betalar för mer än de använder.
Domänregistrering och förnyelse
En .se- eller .com-domän kostar oftast några hundralappar per år, men registrarer annonserar ofta ett lågt pris första året och tar betydligt mer vid förnyelsen. Tilläggstjänster som skydd av ägaruppgifter, premium-DNS eller vidarebefordran av mejl kan ingå eller säljas separat. Skyddsregistreringar, som .com bredvid er .se, stavningsvarianter och gamla varumärken, blir en tyst summa. Guiden om att välja .se eller .com går igenom vilka ni faktiskt behöver.
- Registrera domäner i företagets namn med organisationsnumret, inte på en medarbetare.
- Slå på automatisk förnyelse och använd ett betalkort som inte går ut obemärkt.
- Samla domänerna ni är beroende av hos en registrar ni litar på, och låt oanvända skyddsdomäner löpa ut medvetet.
- Tänk på att en webbyrå eller ett webbhotell kan ha registrerat domänen åt er; kontrollera vem som är registrerad innehavare.
Mejl per användare
Företagsmejl för småföretag i Sverige domineras av Microsoft 365 och Google Workspace, som båda prissätts per användare och månad, där högre nivåer ger mer lagring, säkerhet och administration. Mejl från webbhotellet är billigare men oftast svagare på skräppostfilter, lagring och den kalender och fildelning som de flesta team använder. Den viktigaste kostnadsdrivaren är alltså antalet betalda användare, och den största besparingen är att inte betala för postlådor som inte behöver en person bakom sig.
| Behov | Betald användare? | Billigare alternativ |
|---|---|---|
| En anställd som skickar och tar emot mejl | Ja | Inget; det är det licensen är till för |
| info@, order@, support@ | Nej | Delad postlåda eller grupp som de anställda når |
| Fler adresser för en person | Nej | Alias på den befintliga användaren |
| En tidigare anställds mejl | Inte långsiktigt | Gör om till delad postlåda eller exportera, och ta sedan bort licensen |
| Konsult som anlitas ibland | Ibland | Gästkonto eller lägre nivå, om hen alls behöver mejl |
Delade postlådor i Microsoft 365 behöver ingen egen licens inom sin storleksgräns; Google Workspace ger liknande resultat med grupper och samarbetsinkorgar.
Tillägg för säkerhet och arkivering
Säkerhetstillägg säljs hårt, och en del är värda pengarna. Kontrollera först vad nuvarande plan redan innehåller: filtrering av skräppost och nätfiske, tvåfaktorsautentisering, enhetshantering och grundläggande lagring ingår ofta, medan avancerat hotskydd och arkivering finns på högre nivåer. Att ställa in det ni redan har, inklusive SPF, DKIM och DMARC för domänen, betyder ofta mer än att köpa mer. Guiden om SPF, DKIM och DMARC visar hur.
Oftast värt det
Tvåfaktorsautentisering för alla, som normalt ingår, och en uppgradering till nivån med bättre skydd mot nätfiske om ni hanterar betalningar via mejl.
Kontrollera före köp
Skräppostfilter från tredje part ovanpå Microsoft 365 eller Google Workspace; den inbyggda filtreringen räcker ofta för småföretag.
Regler för arkivering
Fakturor och annan räkenskapsinformation som kommer via mejl ska sparas i sju år enligt bokföringslagen; att spara dem i bokföringsprogrammet är ofta enklare än ett separat mejlarkiv.
Säkerhetskopior av mejl och filer
Microsoft och Google håller er data tillgänglig, men det är inte samma sak som en säkerhetskopia ni själva styr över. Raderade objekt går bara att återställa under en begränsad tid, och ett kapat konto, en misstagsradering i stor skala eller en synkad utpressningsattack kan ta bort data överallt samtidigt. En säkerhetskopieringstjänst från tredje part för mejl, kalendrar och molnfiler prissätts per användare och månad och är en rimlig försäkring för varje företag där mejlen är huvudkällan för kundöverenskommelser.
- Säkerhetskopiera postlådor, delade postlådor och molnlagring, inte bara mejl.
- Förvara säkerhetskopiorna hos en annan leverantör än mejltjänsten.
- Testa att återställa en postlåda eller mapp minst en gång om året.
- Ta bort slutade användare från licenserna för säkerhetskopiering när deras data exporterats och sparats efter behov.
Där små företag betalar för mycket
- Licenser för personer som slutat eller aldrig använt sitt konto.
- Betalda licenser för funktionsadresser som borde vara delade postlådor eller alias.
- Förnyelse till listpris av domäner som ingen behöver.
- Säkerhetstillägg som dubblerar funktioner i nuvarande plan.
- Mejl i ett webbhotellspaket som ni inte längre använder för sajten.
- En högre prisnivå vald för en funktion som en person behöver.
När ni inte behöver hjälp: ett företag med några få användare kan göra genomgången på en timme med administrationskonsolen och förra årets fakturor. Hjälp lönar sig när domäner, mejl och webbhotell är utspridda hos flera leverantörer med inloggningar som ingen minns. Vårt månatliga serviceavtal håller domäner, DNS och sajt under bevakning; se priser eller boka ett samtal. Om driftsidan kan du läsa i kostnader för webbhotell.
Vanliga frågor
Räcker mejlen från webbhotellet?
För en eller två personer med enkla behov kan de göra det. De flesta växande team går över till Microsoft 365 eller Google Workspace för bättre skräppostfilter, delade kalendrar, fildelning och administration, som är svåra att få i webbhotellets mejl.
Behöver info@ och order@ en betald licens?
Oftast inte. Delade postlådor i Microsoft 365, eller grupper och samarbetsinkorgar i Google Workspace, låter flera anställda hantera en funktionsadress utan extra betald användare.
Vad händer om domänen går ut?
Sajten och mejlen slutar fungera, och efter en karenstid kan någon annan registrera domänen. Automatisk förnyelse, ett giltigt betalkort och företaget som registrerad innehavare förhindrar det.
Behöver vi verkligen en separat säkerhetskopia av Microsoft 365 eller Google Workspace?
Leverantörerna håller tjänsten igång, men möjligheterna att återställa raderad eller förstörd data är begränsade i tid och omfattning. Ligger era kundöverenskommelser i mejlen är en oberoende säkerhetskopia en billig försäkring.
Ta reda på vad domäner och mejl faktiskt kostar er
Ta med de senaste fakturorna för domäner, mejl och webbhotell. På en kvart pekar vi ut troliga överbetalningar och vad ni ska städa först.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal