Hemsida för ideell förening med liten budget
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
En ideell förenings hemsida har fler uppgifter än de flesta småföretags: den värvar medlemmar, tar in avgifter, samlar gåvor, fyller aktiviteter och informerar befintliga medlemmar, ofta på ideell tid sena kvällar. Och den har ett problem som företag sällan har: de ansvariga byts ut vartannat år. Här går vi igenom vad sajten ska göra, hur ni hanterar pengar och medlemsuppgifter rätt och hur nästa styrelse kan ta över utan att något går förlorat.
Det medlemmar och besökare behöver
Besökarna delar sig i tre grupper: de som är nyfikna på att gå med, befintliga medlemmar som letar information och de som vill stötta utan att bli medlemmar. Bygg startsidan runt de tre vägarna. Protokoll, stadgar och verksamhetsberättelser hör hemma på sajten, men i ett arkiv och inte på förstasidan. Håll kalendern uppdaterad, eftersom en inaktuell aktivitetslista är det snabbaste sättet att se död ut.
Medlemsanmälan och avgifter
En PDF-blankett som ska skrivas ut och postas tappar de flesta på vägen. En anmälan på nätet ska ta ett par minuter och sluta med att avgiften är betald. Helst skriver anmälan direkt in i medlemsregistret ni redan använder, vare sig det är ett föreningssystem eller ett kalkylark, så att kassören slipper skriva av. Årliga påminnelser om medlemsavgiften via mejl med betallänk sparar styrelsen många timmar varje vår.
- Fråga bara efter det ni behöver: namn, kontaktuppgifter och vid behov födelsedatum för åldersbaserade avgifter.
- Samla bara in personnummer om ni verkligen behöver det, till exempel för vissa bidragsredovisningar.
- Ta betalt i samma flöde, via Swish eller kort, och skicka ett kvitto.
- Bekräfta medlemskapet via mejl med vad medlemmen får och hur man går ur.
Gåvor och Swish
Swish är det naturliga sättet att ge en gåva i Sverige, och föreningar kan få ett Swishnummer via sin bank. Swishnummer som börjar på 90 är förbehållna organisationer med 90-konto från Svensk Insamlingskontroll, vilket visar givarna att insamlingen granskas oberoende. Vilket ni än har: visa numret och en QR-kod på en tydlig gåvosida, och lägg till kortbetalning för givare utomlands och för månadsgåvor.
| Alternativ | Passar för | Tänk på |
|---|---|---|
| Swishnummer med QR-kod | Engångsgåvor och insamlingar vid aktiviteter | Visa föreningens namn så som det syns i Swishappen |
| Kortbetalning på sajten | Månadsgåvor och givare utomlands | Betalleverantören tar en avgift per transaktion |
| Bankgiro | Större gåvor, företag och testamenten | Visa numret tillsammans med föreningens namn |
| Godkänd gåvomottagare | Givare som vill ha skattereduktion för gåvor | Kräver godkännande från Skatteverket och rapportering av gåvor |
Anmälan till aktiviteter och volontärarbete
Aktiviteter och volontärpass är där föreningar förlorar mest tid på mejl. Ett anmälningsformulär per aktivitet med maxantal, reservlista och automatisk bekräftelse och påminnelse löser det mesta. Vid avgiftsbelagda aktiviteter tar ni betalt i samma steg. Låt volontärer välja pass och se vilka andra som anmält sig, det gör det lättare att tacka ja.
Medlemsuppgifter och GDPR
Föreningen är personuppgiftsansvarig för medlemsregistret. Medlemskapet är oftast den rättsliga grunden, och uppgifter ska tas bort när någon går ur, förutom det som bokföringsreglerna kräver att ni sparar.
Känsliga föreningar
Medlemskap i en religiös, politisk eller facklig organisation, eller en patientförening, kan avslöja känsliga personuppgifter. Sådana register kräver striktare åtkomst och försiktighet med listor och bilder.
Bilder från aktiviteter
Berätta att ni fotograferar, publicera inte barn utan vårdnadshavares samtycke och ta bort bilder när någon ber om det.
Överlämning när styrelsen byts
Det vanligaste sättet en föreningssajt dör på är att personen som byggde den lämnar styrelsen och tar med sig domän, webbhotell och lösenord. Registrera domän, webbhotell, Swish och betalkonton i föreningens namn med organisationsnumret, spara inloggningar i en gemensam lösenordshanterare som föreningen äger och håll ett överlämningsdokument på en sida med var allt finns och vad det kostar per år. I guiden om vem som äger hemsidan går vi igenom vad ni ska kontrollera.
När ni inte behöver en egenbyggd sajt: en liten förening med några aktiviteter om året klarar sig utmärkt med ett enkelt sajtverktyg eller hemsidesmodulen i medlemssystemet, och det rekommenderar vi då. En byggd sajt lönar sig när medlemskap, betalningar och aktiviteter ska rulla utan handpåläggning. Vårt landningssidebygge ger en fokuserad sajt med anmälan och betalning; se priser eller boka ett samtal.
Vanliga frågor
Kan en ideell förening ha Swish?
Ja. Föreningar med organisationsnummer kan få Swish via sin bank. Nummer som börjar på 90 är till för organisationer med 90-konto från Svensk Insamlingskontroll, vilket fungerar som en kvalitetsstämpel för insamling.
Måste en liten ideell förening följa GDPR?
Ja. Föreningen är personuppgiftsansvarig för medlemsregistret oavsett storlek. I praktiken innebär det att bara samla in det ni behöver, hålla registret säkert, berätta för medlemmarna hur uppgifterna används och radera dem när någon går ur.
Vem ska äga domänen?
Föreningen, registrerad med organisationsnumret, med inloggningen på ett gemensamt ställe som styrelsen kontrollerar. En domän registrerad på en tidigare styrelseledamot är den vanligaste orsaken till att föreningar förlorar sin sajt.
Kan givare få skattereduktion för gåvor till oss?
Bara om föreningen är godkänd som gåvomottagare av Skatteverket. Godkännandet kommer med krav på ändamål och rapportering, så räkna på om det är värt det för er nivå av gåvor.
Låt sajten sköta sig själv mellan styrelsemötena
Berätta vad föreningen i dag gör för hand: anmälningar, avgifter, gåvor och aktiviteter. På en kvart kan vi säga vad en sajt skulle kunna ta över, eller om ett enklare verktyg räcker.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal