Hemsida för bostadsrättsförening – det medlemmarna behöver

Det medlemmarna behöver hitta

Utgå från det som i dag skapar samtal och mejl till styrelsen. I de flesta föreningar är det samma handfull saker: vem man ringer vid fel, hur tvättstugan bokas, vilka regler som gäller för renovering och andrahandsuthyrning, när grovsoprummet töms och var senaste informationen om ett planerat projekt finns. Var och en av dem hör hemma på förstasidan eller ett tryck därifrån. En medlem som besöker sajten en gång om året ska inte behöva lära sig en meny.

Det mäklare och köpare frågar efter

Mäklare skickar samma dokumentbegäran till varje förening, och köparens bank ställer samma frågor. Att publicera svaren öppet minskar styrelsens mejl och stödjer värdet på varje lägenhet, eftersom osäkerhet om en förenings ekonomi är det som gör köpare försiktiga.

Dokument, protokoll och integritet

Det vanligaste felet på BRF-sajter är att publicera för mycket. Styrelseprotokoll är inte offentliga, inte ens för medlemmarna, eftersom de regelmässigt rör namngivna personer: avgiftsskulder, störningar, ansökningar om andrahandsuthyrning. Stämmoprotokoll är en medlemshandling och hör hemma bakom inloggning. Allt med en medlems namn, lägenhetsnummer eller kontaktuppgifter är personuppgifter enligt GDPR, och föreningen är personuppgiftsansvarig.

• Öppet: årsredovisningar, stadgar, avgiftsinformation, trivselregler, kontaktvägar, projektinformation utan namn.
• Bara medlemmar: stämmoprotokoll, medlemsförteckning om ni har en, bokningssystem, detaljerade projektunderlag, offerter.
• Aldrig på sajten: styrelseprotokoll, något om en enskild medlem, portkoder, larmuppgifter.
• Skriv en kort integritetstext som anger föreningen som ansvarig, vilka medlemsuppgifter sajten lagrar och hur länge. Vår GDPR-checklista för hemsidor täcker resten.

Felanmälan och kontaktvägar

En felanmälan på natten ska nå rätt part direkt, inte ordförandens inkorg. De flesta föreningar har en förvaltare med felanmälningsnummer, ett jourtelefonnummer för akuta fel och en hiss- eller värmeleverantör med eget nummer. Lägg dem på en sida med en tydlig regel: vad som är akut, vad som väntar till morgonen och vad medlemmen bekostar själv. Ett kort formulär för icke-akuta fel, skickat direkt till förvaltarens system, tar bort styrelsen som mellanhand.

Enkel uppdatering för styrelsen

Styrelser byts varje år. Sajten måste klara ett skifte: en ny sekreterare ska kunna lägga upp ett anslag, byta årsredovisning och ändra ett telefonnummer på tio minuter utan utbildning. Det kräver en enkel redigerare, ingen sidbyggare med fyrtio val, och en skriftlig rutin på en sida som förvaras med styrelsens övriga dokument.

1. En person ansvarar för sajten per styrelseår, namngiven i det konstituerande protokollet.
2. En årlig checklista efter stämman: nya styrelsekontakter, ny årsredovisning, ny avgift om den ändrats, nytt stämmoprotokoll bakom inloggning.
3. Anslag har datum och avsändare. Odaterade anslag är det som får en sajt att se övergiven ut.
4. Domän och webbhotell förnyas automatiskt på föreningens kort, inte på en styrelseledamots privata.

Det är precis den typ av sajt vårt hemsidespaket för företag och föreningar är byggt för: fast pris, en redigerare styrelsen klarar, och medlemsdelen rätt uppsatt från dag ett. Priserna finns på prissidan.

När ni inte behöver en ny sajt

Om er förvaltare redan erbjuder en medlemsportal med felanmälan, bokningar och dokumentarkiv behöver en egen sajt kanske bara vara en öppen sida som pekar dit. Har föreningen under tjugo lägenheter och styrelsen pratar med alla i trapphuset räcker en ensidig sajt med kontakter och dokument. Och är det verkliga problemet att ingen i styrelsen vill uppdatera något löser en ny sajt inte det; enas om rutinen först. Ett kort samtal räcker för att vi ska kunna säga vilket av fallen ni är.

Vanliga frågor