Koppla webbshoppen till Fortnox
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
En webbshop skapar hundratals små transaktioner i månaden, och var och en ska hamna i böckerna med rätt moms och rätt betalsätt. Att knappa in dem är långsamt och felkänsligt. Att synka allt utan urskillning fyller Fortnox med brus som redovisningskonsulten sedan får reda ut. Den här guiden visar vad som ska flöda från butiken till Fortnox, hur utbetalningar och avgifter ska hanteras och hur du väljer mellan en färdig koppling och en egen integration.
Vad som ska synkas och inte
| Data | Synka? | Hur |
|---|---|---|
| Betalda ordrar | Ja | En faktura per order, eller en daglig sammanställningsverifikation per betalsätt |
| Kunder | Bara vid B2B-fakturering | Konsumentordrar kan använda en generisk kund per kanal |
| Återbetalningar | Ja | Kreditfakturor kopplade till ursprungsordern |
| Utbetalningar från Klarna, Stripe, Swish | Ja | En betalning per utbetalning, matchad mot ordrarna den täcker |
| Leverantörsavgifter | Ja | Bokas som kostnad när utbetalningen kommer |
| Produkter och lager | Oftast nej | Håll lagret i butiken. Fortnox är inte ert lagersystem om ni inte säljer därifrån |
| Obetalda och övergivna varukorgar | Nej | De är inga transaktioner |
Ordrar, utbetalningar och avgifter
Misstaget som orsakar mest avstämningsvärk är att behandla ordern som betalningen. En kund betalar Klarna. Klarna betalar er en vecka senare, minus sin avgift, i en klump som täcker dussintals ordrar. Boka ordern som intäkt när den är slutförd, boka utbetalningen som reglering av de ordrarna när den kommer, och boka mellanskillnaden som avgift. Då får ni korrekt intäkt, korrekt banksaldo och en synlig kostnad för betalningar.
- Välj fakturor per order om ni behöver se varje order i Fortnox, eller dagliga sammanställningar per betalsätt om volymen är hög och ni sällan slår upp enskilda ordrar.
- Skapa ett avräkningskonto per betalleverantör, så att utbetalningar landar där de kan matchas.
- Låt integrationen läsa utbetalningsrapporter från varje leverantör och markera de täckta ordrarna som betalda i ett steg.
- Boka avgifterna automatiskt från samma rapport. Vänta inte på en månadsfaktura från leverantören för att upptäcka dem.
- Hantera återbetalningar med kreditfakturor så att ursprungsordern förblir intakt och spårbarheten håller.
Moms och flera valutor
Svenska butiker har tre momssatser bara på produkter, och försäljning till andra EU-länder lägger till OSS-systemet med köparlandets sats. Butiken vet redan satsen för varje rad. Integrationen måste föra över den oförändrad i stället för att räkna om.
Inrikes försäljning
Koppla varje momsklass i butiken till motsvarande momskod i Fortnox. Frakt beskattas med varornas sats, vilket integrationen måste respektera.
Konsumentförsäljning inom EU
Över det EU-gemensamma tröskelvärdet redovisar ni via OSS. Integrationen ska märka destinationsland och sats på varje order så att den kvartalsvisa OSS-deklarationen kan byggas från Fortnox.
Export utanför EU
Momsfritt, med land och tullreferens sparade på ordern för den dokumentation Skatteverket kan begära.
Utländska valutor
Boka i SEK till kursen på orderdagen och låt bokningen av utbetalningen ta upp skillnaden som valutakursvinst eller valutakursförlust.
Färdiga kopplingar eller egen lösning
Både Shopify och WooCommerce har flera kopplingar till Fortnox, från enkla order-till-faktura-appar till redovisningsmellanvara som hanterar utbetalningar och avgifter. De är rätt förstaval för en butik med ett standardflöde. En egen integration via Fortnox API är motiverad när kopplingens regler inte stämmer med era: paket som måste delas upp i komponenter, B2B-prissättning med fakturavillkor, flera lager eller en prenumerationsmodell med återkommande fakturor.
- Börja med kopplingens testperiod på en kopia av ert Fortnox-företag, inte det skarpa.
- Testa de tre besvärliga fallen: en återbetalning, en utbetalning som täcker ordrar från två månader och en order med blandade momssatser.
- Gå över till egen kod först när ni kan namnge regeln kopplingen inte kan följa. Den regeln blir specifikationen.
- Vi bygger egna flöden genom vår tjänst för anpassade e-handelsfunktioner och trimmar befintliga genom integrationsoptimering.
Testa tillsammans med redovisningskonsulten
En integration som bokar fel är värre än ingen integration, eftersom felen kommer tyst och i volym. Kör en hel månad parallellt: integrationen bokar i ett testföretag medan redovisningskonsulten bokar på det gamla sättet, och jämför sedan. Titta på intäkt per momssats, saldot på varje avräkningskonto efter utbetalningar och avgiftssumman mot leverantörernas rapporter. När de stämmer, byt. Håll konsulten informerad när ni byter betalleverantör eller lägger till ett land, eftersom båda ändrar kopplingen.
När ni inte behöver det här: en butik med några dussin ordrar i månaden kan bokföras för hand från en månadsexport på kortare tid än integrationen tar att konfigurera och kontrollera. Brytpunkten är när månadsbokföringen börjar ta dagar eller avstämningen slutar stämma. Är ni förbi den punkten, boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal och ta med plattform, betalleverantörer och ordervolym. Vår genomgång av Shopifys månadskostnader täcker avgiftssidan om ni fortfarande väljer plattform.
Vanliga frågor
Ska varje order bli en faktura i Fortnox?
Bara om ni behöver synlighet på ordernivå i bokföringen. Många konsumentbutiker bokar i stället en sammanställningsverifikation per dag och betalsätt, vilket håller Fortnox läsbart. B2B-ordrar med fakturabetalning ska alltid vara enskilda fakturor.
Hur matchas utbetalningar från Klarna?
Integrationen läser Klarnas avräkningsrapport, markerar ordrarna i rapporten som betalda mot ett avräkningskonto för Klarna och bokar avgiftsraden som kostnad. Banktransaktionen matchar sedan saldot på avräkningskontot.
Hanterar integrationen OSS för EU-försäljning?
Den ska märka varje order med destinationsland och momssats så att OSS-deklarationen kan sammanställas. Själva deklarationen lämnas till Skatteverket, och redovisningskonsulten förbereder den oftast från de märkta uppgifterna.
Kan lagret skötas i Fortnox i stället för i butiken?
Det går, men det är sällan rätt val för en webbshop, eftersom butiken behöver aktuellt lagersaldo i kassan. Håll lagret i butiken eller i ett särskilt lagersystem och behandla Fortnox som huvudboken.
Hinner bokföringen inte med ordrarna?
Berätta plattform, betalleverantörer och antal ordrar per månad. På femton minuter säger vi om en färdig koppling räcker, eller vad en egen integration skulle täcka.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal