Bokföring för webbshop – utbetalningar, avgifter och moms

Därför stämmer inte utbetalningarna med försäljningen

En utbetalning är resultatet av flera saker som kvittats mot varandra: försäljningen under en period, minus leverantörens avgifter, minus återbetalningar, minus eventuella återkrav eller reserver, ibland fördelat över flera dagar. Bokför du utbetalningen som intäkt blir försäljningen för låg, avgifterna försvinner som avdragsgill kostnad och momsen blir fel, eftersom utgående moms beräknas på hela försäljningen. Skatteverket förväntar sig bruttobilden.

• Avgifter som dras före utbetalningen
• Återbetalningar som kvittas mot ny försäljning
• Utbetalningar som omfattar flera dagar eller delas upp
• Återkrav och reserver som hålls inne
• Klarna som betalar en order flera dagar efter leverans

Bruttoförsäljning och avgifter

Standardmetoden är ett avräkningskonto (en kortfristig fordran) per betalleverantör. Försäljningen bokförs brutto mot avräkningskontot, avgifterna bokförs som kostnad mot samma konto, och varje utbetalning flyttar nettobeloppet från avräkningskontot till banken. När allt stämmer motsvarar saldot på avräkningskontot det som leverantören fortfarande håller.

Avgifterna har olika momsbehandling. Transaktionsavgifter för betalningar är ofta momsfria finansiella tjänster. Plattformsabonnemang och appar från utländska bolag, som Shopifys månadsavgift, hanteras oftast med omvänd skattskyldighet: du beräknar själv svensk moms och drar av den samtidigt. Kontrollera varje leverantörs faktura i stället för att anta.

Återbetalningar och återkrav

En återbetalning återför försäljningen och dess utgående moms och bokförs den dag återbetalningen görs, mot samma avräkningskonto. Ett återkrav (chargeback) är något annat: kortinnehavarens bank har tagit tillbaka pengarna. Förlorar du tvisten är försäljningen i praktiken hävd och en avgift för återkravet tillkommer som kostnad. Vinner du kommer pengarna tillbaka. Spara underlagen – order, leveransbevis, kundkontakt – eftersom både tvisten och bokföringen vilar på dem. Vår guide om returer och marginal tar upp den praktiska sidan.

Moms per land och sats

Försäljning i Sverige har svensk moms med den sats som gäller för varan: de flesta varor har normalskattesatsen, livsmedel och böcker har reducerade satser. När din distansförsäljning av varor till konsumenter i andra EU-länder överstiger den gemensamma EU-tröskeln på 10 000 euro per år tar du i stället ut köparlandets moms, som oftast redovisas kvartalsvis via OSS (One Stop Shop). Försäljning utanför EU är export utan svensk moms, och tullen hanteras på köparens sida. Vår guide om OSS går igenom redovisningen.

Avstämning vid månadsskiftet

1. Hämta varje leverantörs avräkningsrapport för månaden
2. Kontrollera att total försäljning i rapporterna stämmer med webbshoppens försäljningsrapport
3. Stäm av varje utbetalning i banken mot avräkningskontot
4. Bokför avgifter, återbetalningar och återkrav utifrån rapporterna
5. Förklara det saldo som finns kvar på varje avräkningskonto
6. Dela upp försäljningen per momssats och land före momsdeklarationen

Mycket av detta går att automatisera. En Fortnox-integration för webbshoppen kan bokföra ordrar och avräkningsrapporter som verifikationer, så att du bara behöver kontrollera avvikelser. När du inte behöver hjälp: med ett fåtal ordrar i månaden och en betalleverantör klarar du det själv med en tydlig rutin. Vårt stöd i bokföringen blir rimligt när volymerna växer, när flera leverantörer och länder är inblandade eller när månadsskiftet ständigt skjuts upp. Prata igenom det i ett kort samtal.

• Stöd i bokföring och ekonomiadministrationHjälp per timme med avstämning, verifikationer och månadsrutiner.
• Klarna, Stripe och SwishSå skiljer sig betalleverantörerna i avgifter och utbetalningar.
• PriserVåra timpriser och fasta priser.

Vanliga frågor