Transportsystem eller CRM för åkeriet?
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
Åkerier och transportföretag frågar ofta om de behöver ett transportsystem (TMS) eller ett CRM, som om det ena ersatte det andra. De gör olika jobb. Ett transportsystem driver verksamheten: ordrar, planering, förare, leveranskvittens, fakturaunderlag. Ett CRM driver relationerna: förfrågningar, offerter, avtal, uppföljning. Här skiljer vi de två åt, visar var de överlappar och ger små åkerier ett realistiskt sätt att täcka båda.
Vad ett transportsystem hanterar
Ett transportsystem är byggt kring transportordern. Det tar emot bokningar från kunder (via portal, EDI eller mejl), låter trafikledaren fördela dem på fordon och förare, skickar uppdrag till en förarapp, fångar signaturer och foton som leveranskvittens och tar fram fakturaunderlag. Svenska åkerier använder både nordiska och internationella system; det viktiga är att systemet passar er typ av trafik – distribution, fjärrtrafik, bud eller anläggningstransporter.
- Orderintag från kunder, portaler och EDI
- Planering och utskick till fordon och förare
- Förarapp med körlistor, navigering och leveranskvittens
- Spårning och leveransaviseringar till kunder
- Fakturaunderlag, ofta exporterat till Fortnox eller Visma
Vad ett CRM hanterar
Ett CRM är byggt kring kundrelationen. Det håller reda på vem ni pratar med, vilka offerter som är öppna, när avtal löper ut och vilka kunder som har tystnat. För ett åkeri betyder det upphandlingar och prisförfrågningar, avtalsförnyelser, uppföljning av nyckelkunder och vetskap om vilka kunder som växer eller krymper. Utan CRM sitter den kunskapen i en säljares inkorg.
| Behov | Transportsystem | CRM |
|---|---|---|
| Planera morgondagens körningar | Ja | Nej |
| Leveranskvittens | Ja | Nej |
| Följa öppna offerter och upphandlingar | Sällan | Ja |
| Påminna om avtalsförnyelser | Sällan | Ja |
| Kundkontakter och historik | Grundläggande | Ja |
| Prisavtal | Ja, för fakturering | Ja, för förhandling |
Överlapp: kunder och priser
Systemen möts på två ställen: kundregistret och prisavtalet. Kunden måste finnas i båda, med samma organisationsnummer och faktureringsuppgifter. Prisavtalet förhandlas i CRM:et men tillämpas i transportsystemet när ordrarna prissätts. Underhålls de för hand på två ställen glider de isär, och resultatet blir fakturor med fel pris – det dyraste misstaget ett åkeri kan göra i det tysta.
Bestäm vilket system som äger vilken data. Vanligt är att CRM:et äger kontakter och säljprocess, transportsystemet äger ordrar och leveranser och ekonomisystemet äger fakturor och betalningar. Varje uppgift registreras en gång och synkas till de andra.
Alternativ för små åkerier
Bara transportsystem, med enkelt kundregister
Passar små åkerier med några stabila kunder och lite aktiv försäljning. Ha kontakterna i transportsystemet och följ upp förnyelser i kalendern.
Enkelt CRM plus transportsystem
Passar företag som aktivt vinner nya kunder. Ett enkelt CRM som HubSpot eller Pipedrive bredvid transportsystemet, synkat på kunder.
Full integration
Passar större åkerier med säljpersonal: CRM, transportsystem och ekonomisystem ihopkopplade, där avtalade priser flödar automatiskt.
När du inte behöver ett CRM: har ni en handfull kunder sedan länge och ingen vars jobb är att sälja kommer ett CRM att stå tomt inom några månader. Lägg pengarna på ett transportsystem som fungerar för trafikledare och förare i stället. För persontransporter och taxiåkerier täcker vår egen portal Förare Fleet bilar, förare och förnyelser, vilket är ett annat behov än ett transportsystem för gods.
Koppla ihop dem
Integrationen görs oftast via systemens API:er. De typiska flödena är: en ny kund som vunnits i CRM:et skapas i transportsystemet och ekonomisystemet; ett godkänt prisavtal i CRM:et skrivs till transportsystemet; volymer och intäkt per kund flödar tillbaka från transportsystemet till CRM:et så att säljarna ser vilka som växer. Kontrollera att transportsystemet har ett dokumenterat API innan du väljer; vissa äldre system erbjuder bara filexport. Vår guide om vad systemintegration kostar förklarar vad som driver kostnaden.
Vanliga frågor
Kan ett CRM ersätta ett transportsystem för ett litet åkeri?
Nej. Ett CRM kan inte planera körningar, skicka ut uppdrag till förare eller fånga leveranskvittens. Vissa försöker tänja ett CRM så och hamnar i manuell planering i kalkylark.
Kan ett transportsystem ersätta ett CRM?
För ett företag med få kunder och ingen aktiv försäljning ofta ja. De flesta transportsystem har kunddata men saknar säljprocess, offerter och uppföljning.
Vilket ska vi köpa först?
Det som löser ert största dagliga problem. För de flesta åkerier är det planering och leverans, så transportsystemet kommer först; ett CRM följer när ni börjar sälja aktivt.
Hur hålls prisavtalen i synk?
Genom att bestämma att ett system äger dem och synka till det andra via en integration. Att underhålla dem för hand på två ställen leder till fakturor med fel pris.
Planering, försäljning eller båda?
Femton minuter: berätta hur ni planerar, säljer och fakturerar i dag, så säger vi om ni behöver ett transportsystem, ett CRM, båda eller bara en koppling mellan dem.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal