Koppla tidrapportering till lön

Var timmarna registreras i dag

Börja med att rita flödet som det ser ut. Vem registrerar timmar, var och hur ofta? Vem kontrollerar dem? Vem för in dem i lönesystemet och vem för över fakturerbara timmar till fakturorna? De flesta hittar minst ett steg där en person skriver av siffror från en skärm till en annan.

• Tidrapporter på papper eller kalkylark som mejlas i slutet av månaden
• En tidrapporteringsapp som inte är kopplad till lönen
• Projekttimmar som förs separat från lönetimmar
• Manuella justeringar för övertid, resor och frånvaro
• Fakturor som byggs ur minnet i stället för från rapporterade timmar

Attest före lönekörning

Attesten är när en chef bekräftar att de rapporterade timmarna stämmer innan de blir lön eller fakturor. Den skyddar mot enkla misstag och mot det sällsynta avsiktliga. I ett integrerat flöde förs bara attesterade timmar över till lönen.

Att låsa perioden spelar roll. Går timmarna fortfarande att ändra efter överföringen glider lön och tidrapportering isär, och ingen vet vilken som stämmer.

Projekt, fakturering och timmar

För konsultföretag, hantverkare och byråer är samma timme både en lönekostnad och en fakturarad. Rapportera den en gång, mot ett projekt och en aktivitet, och låt systemet dela upp den: lönearten till lönen, den fakturerbara tiden till faktureringen. Det tar bort den klassiska jakten på ofakturerade timmar vid månadsskiftet.

• Varje timme kopplas till kund, projekt och aktivitet
• Fakturerbar och icke fakturerbar tid markeras vid registreringen
• Timpriserna finns i systemet, inte i ett separat kalkylark
• Fakturorna skapas som utkast från attesterade timmar och granskas innan de skickas

Kollektivavtal och regler

Är ni bundna av kollektivavtal omfattar lönereglerna saker som övertidsersättning, OB-tillägg, jourersättning och särskilda regler för restid. Reglerna måste ställas in någonstans. Säkrast är lönesystemet eller ett tidsystem byggt för er bransch, så att beräkningen blir konsekvent och går att granska.

• Gränser och ersättning för övertid enligt avtalet
• OB-tillägg per tid på dygnet och veckodag
• Ersättning för jour och beredskap
• Frånvarotyper: sjukdom, VAB, föräldraledighet, semester
• Gränser för arbetstid enligt arbetstidslagen

Lönedatan används också i arbetsgivardeklarationen på individnivå som lämnas till Skatteverket varje månad, så fel i timmarna blir fel i rapporteringen. Låt er lönekonsult granska regeluppsättningen innan ni går live.

Verktyg som kopplar till Fortnox och Visma

Både Fortnox och Visma har egna moduler för tidrapportering och marknadsplatser med appar från andra leverantörer som integrerar med deras lönesystem. Branschverktyg för bygg, städ, vårdbemanning och fältservice har ofta avtalsregler färdiga. Guiden om integrationer mot Fortnox eller Visma jämför de två ekosystemen.

En egen integration är rimlig när ingen färdig koppling täcker just er kombination av system. Det är den sortens arbete vår tjänst för integration och automation omfattar; priserna finns på prissidan.

När ni inte behöver en integration

Med ett fåtal anställda på fast månadslön och lite övertid kan manuell registrering en gång i månaden ta några minuter. En integration lägger då till ett system att underhålla utan att spara mycket. Detsamma gäller om er lönekonsult redan får tidsdata i ett format som går att läsa in. Är ni osäkra, boka ett kort samtal och beskriv hur flödet ser ut i dag.

Vanliga frågor