Gå igenom företagets programvaruabonnemang
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
Få små företag kan säga hur många programvaruabonnemang de betalar för. Verktyg köps på företagskort av den som behöver dem, licenser läggs till men tas aldrig bort, provperioder blir betalplaner och förnyelser sker automatiskt. Varje dragning är liten, och därför tittar ingen. Den här guiden ger en metod för att hitta alla abonnemang, jämföra det ni betalar för med det ni använder, ta bort överlappen och samla ihop utan att störa teamet.
Hitta alla abonnemang
- Exportera tolv månaders leverantörskostnader från Fortnox, Visma eller er bokföring och filtrera fram programvara och onlinetjänster.
- Gå igenom företagskortens utdrag efter mindre dragningar som bokförts som övrigt, ofta i utländsk valuta.
- Kontrollera administrationen i Microsoft 365 eller Google Workspace efter kopplade appar och inloggning med företagskonton.
- Fråga varje teamledare vilka verktyg deras medarbetare använder, även gratisverktyg som innehåller företagets data.
- Slå ihop allt i ett blad med en rad per verktyg.
Använda licenser eller betalda
Oanvända licenser är de enklaste pengarna att få tillbaka. Folk slutar och deras licenser blir kvar. Ett verktyg som köptes för ett helt team används av två personer. Premiumnivåer betalas för alla när bara några få behöver de extra funktionerna. De flesta verktyg visar senaste inloggning per användare i administrationen, och den som inte loggat in på två eller tre månader är en kandidat för borttagning. Kontrollera om verktyget debiterar för resten av perioden eller först vid förnyelse, och om enskilda användare kan nedgraderas.
| Kolumn | Vad ni antecknar | Varför |
|---|---|---|
| Ägare | En namngiven person | Någon måste fatta beslut och svara på frågor |
| Kostnad | Per månad och per år, exklusive moms | Jämför på samma grund |
| Betalda och använda licenser | Från administrationen, senaste inloggning | Den snabbaste besparingen |
| Förnyelse och uppsägning | Datum och uppsägningstid | Missar ni den är ni bundna ett år till |
| Data i verktyget | Kund-, personal- eller ekonomidata | Lista över biträden enligt GDPR och planering för utträde |
Överlappande verktyg
Överlapp uppstår när team löser samma problem var för sig. Typiska exempel: Teams och Slack, Dropbox och OneDrive, två projektverktyg, ett CRM plus ett kalkylblad med leads plus ett e-postverktyg med en egen kontaktlista. Gruppera listan efter uppgift, som chatt, fillagring, projekt, kunddata, e-postmarknadsföring, e-signering och formulär, och leta efter uppgifter med mer än ett verktyg. Välj det verktyg som passar flest personer och kopplas bäst till era kärnsystem, inte det med flest funktioner.
Förnyelsedatum och uppsägningstid
Företagsabonnemang förnyas oftast automatiskt, och konsumentskyddet för uppsägning gäller inte mellan företag. Årsplaner kräver ofta uppsägning en till tre månader före förnyelsen, och vissa avtal förlängs ett helt år om ni missar den. Läs villkoren för era större verktyg, lägg varje uppsägningsdatum i en gemensam kalender med en påminnelse några veckor innan och bestäm innan påminnelsen kommer om ni ska förnya, omförhandla eller lämna. Prishöjningar vid förnyelse är vanliga, och uppsägningsdatumet är också ert förhandlingsläge.
Samla ihop utan störningar
Exportera först
Exportera datan från verktyget ni lämnar innan ni säger upp det, i ett format som det nya verktyget kan importera.
Flytta integrationer
Kontrollera vad det gamla verktyget var kopplat till, som formulär, webhooks och automationer, och bygg om dem innan ni stänger av.
Sätt ett datum
Meddela ett bytesdatum, utbilda teamet kort och gör det gamla verktyget skrivskyddat under en kort period.
En sammanslagning visar ofta att den verkliga kostnaden inte var licenserna utan det manuella arbetet mellan verktygen: att kopiera leads från formulär till CRM:et eller skriva in order i Fortnox igen. Att åtgärda de kopplingarna kan spara mer än att säga upp ett verktyg. När ni inte behöver extern hjälp: ett litet team kan göra genomgången på en eftermiddag med stegen ovan. När listan visar många verktyg som inte pratar med varandra samlar och kopplar vår optimering av integrationer och automation ihop dem. Se prissidan eller boka ett samtal.
Vanliga frågor
Hur ofta ska vi gå igenom abonnemangen?
En gång om året för hela listan, plus en kontroll varje gång någon slutar. Förnyelsekalendern sköter resten genom att tvinga fram ett beslut innan varje verktyg förnyas.
Vem ska äga listan över programvara?
En person, ofta inom ekonomi eller administration, och varje verktyg har dessutom en egen namngiven ägare. Att listan ägs centralt betyder inte att varje beslut om verktyg fattas centralt.
Kan vi säga upp en årsplan i förtid?
Oftast inte med återbetalning, villkoren för företag tillåter det sällan. Minska antalet licenser där det går, ställ in planen på att inte förnyas och använd den återstående tiden till att flytta ut datan.
Kräver GDPR en lista över våra programvaruleverantörer?
Registret över behandlingar ska ange vilka biträden som hanterar personuppgifter, och ni behöver personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Abonnemangslistan är en naturlig utgångspunkt för det registret.
Gör om abonnemangslistan till besparingar
Boka ett kort samtal och berätta ungefär hur många verktyg ni använder och var det manuella arbetet mellan dem finns. Vi berättar var en sammanslagning eller integration skulle löna sig.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal