När leverantören höjer priset på programvaran
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
Mejlet kommer med en vänlig ämnesrad och ett nytt pris från nästa kvartal. För ett litet företag går en höjning att hantera; flera samtidigt – CRM, bokning, mejl, tillägg till bokföringen och designverktyg – blir snabbt mycket. Innan du godtar eller börjar leta alternativ, gå igenom valen i tur och ordning. Här tar vi upp vad avtalet tillåter, hur du förhandlar, hur du skär ner utan att byta och vad ett byte faktiskt kostar.
Kontrollera vad avtalet tillåter
Abonnemang mellan företag i Sverige styrs av avtalet, inte av konsumentskyddsregler. De flesta SaaS-villkor tillåter prisändringar vid förnyelse med varsel, och vissa tillåter ändringar under avtalstiden. Leta efter uppsägningstid, förnyelsedatum, om avtalet förlängs automatiskt och vilka villkor som gäller vid uppsägning. Ändrar leverantören priset utan att avtalet tillåter det kan ni ha rätt att behålla det gamla priset till förnyelsen. Lägg in förnyelsedatumet i en gemensam kalender med god marginal.
Förhandla med leverantören
Många leverantörer har större utrymme än prislistan antyder, särskilt för kunder som varit med ett tag. Kundansvarigas mål är att behålla er, och en förlorad kund kostar dem mer än en rabatt.
- Fråga rakt ut om befintliga kunder kan behålla nuvarande pris en period till.
- Erbjud längre bindning eller förskottsbetalning per år i utbyte mot ett lägre pris.
- Nämn konkreta alternativ ni utvärderar – men bara om ni verkligen gör det.
- Be om funktioner från en högre nivå till nuvarande pris i stället för rabatt.
- Få varje överenskommelse skriftligt, inklusive hur länge den gäller.
Gå ner i nivå och ta bort licenser
| Kontroll | Var du tittar | Vanligt fynd |
|---|---|---|
| Inaktiva användare | Adminpanelen, senaste inloggning | Licenser för personer som slutat eller aldrig loggar in |
| Faktiska behov | Vem som verkligen behöver en full licens | Vissa behöver bara läsbehörighet eller en billigare roll |
| Oanvända funktioner | Jämförelse av nivåer mot funktioner som används | Ni betalar för en nivå på grund av en enda funktion |
| Tillägg | Fakturasidan | Extrafunktioner köpta för ett projekt som är avslutat |
| Betalperiod | Inställningar för abonnemanget | Månadsbetalning där årsbetalning är billigare |
Håll en enkel lista över abonnemang, ansvariga och förnyelsedatum. Då blir varje prishöjning ett beslut på fem minuter.
Samla ihop verktyg
Små företag betalar ofta för flera verktyg som överlappar: ett separat formulärverktyg, bokningsverktyg och nyhetsbrevsverktyg bredvid ett CRM som klarar alla tre, eller ett projektverktyg som dubblerar det som redan ingår i kontorssviten. En prishöjning är ett bra skäl att kontrollera.
Leta efter överlapp
Lista vad varje verktyg används till, inte vad det kan göra. Två verktyg för samma jobb är en kandidat.
Kontrollera integrationerna
Ett billigare verktyg som bryter integrationerna kan kosta mer i manuellt arbete än det sparar.
Tänk på datan
Att slå ihop verktyg betyder att flytta data. Planera exporten innan ni säger upp något.
Byta: den verkliga kostnaden
En billigare konkurrent ser lockande ut på prissidan. Den totala kostnaden för ett byte omfattar mycket mer än abonnemanget.
- Export och tvätt av data, och import i det nya verktygets struktur.
- Att bygga om integrationerna med hemsidan, bokföringen och andra system.
- Att återskapa mallar, automationer och rapporter.
- Utbildning av personalen och en period med lägre produktivitet.
- Att köra båda verktygen parallellt under flytten.
- Risken att förlora historik, som mejlloggar eller kundanteckningar.
Summera detta för ett år och jämför med höjningen. Vinner bytet ändå, planera flytten noga. När ni inte ska byta: om verktyget är centralt, fungerar bra och höjningen är måttlig, förhandla och skär ner i stället. Flyttar ni täcker vårt arbete med integrationer och automation dataflytt och nya kopplingar – se prissidan eller boka ett kort samtal. Guiden om den första budgeten för programvara hjälper er att planera året.
Vanliga frågor
Får leverantören höja priset under en bunden avtalsperiod?
Bara om avtalet tillåter det. Många villkor mellan företag förbehåller rätten att ändra priset vid förnyelse, och vissa tillåter ändringar med varsel under avtalstiden. Läs klausulerna om prisändring och uppsägning innan du svarar.
Är det värt att förhandla som liten kund?
Ofta ja. Leverantörer följer kundtapp noga, och en artig och konkret begäran – som längre bindning i utbyte mot det gamla priset – godtas ofta, särskilt för kunder som varit med länge.
Hur undviker vi att bli överraskade nästa gång?
Håll en lista över abonnemang med ansvarig, kostnad, förnyelsedatum och uppsägningstid, och gå igenom den två gånger per år. Lägg förnyelsedatumen i en gemensam kalender med påminnelse en eller två månader innan.
Ska vi bygga ett eget verktyg i stället?
Sällan på grund av en prishöjning ensam. Att bygga eget är rimligt när verktyget är centralt för hur ni konkurrerar och färdiga produkter passar dåligt. Annars överstiger bygg- och underhållskostnaden flera års abonnemang.
Se över era programvarukostnader
Ta med listan över abonnemang som blivit dyrare. På 15 minuter hjälper vi er att avgöra vilka ni ska förhandla, skära ner, slå ihop eller byta ut.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal