CRM för mäklare – leads, visningar och uppföljning

Leads från värderingar och visningar

Två källor ger nästan alla framtida affärer: människor som frågat vad bostaden är värd, och människor som kommit på visning. Båda kommer via hemsidan, portalerna och mäklarsystemet, och båda tappas oftast bort inom några veckor för att de ligger i en inkorg. CRM:ets första jobb är att ta emot dem automatiskt, med källa, objekttyp och angiven tidplan, och skapa en uppföljningsuppgift som någon kommer att se.

Följ objekt och spekulanter

CRM:et ska hålla en lätt bild av varje objekt och varje spekulant, tillräckligt för att matcha dem, utan att dubblera affärsposten.

Post	Bor i CRM:et	Stannar i mäklarsystemet
Objekt	Adress, typ, prisintervall, status, mäklare	Avtal, budgivningsjournal, dokument
Spekulant	Sökprofil, budget, område, besökta visningar, förlorade bud	Identitetskontroller, budhistorik enligt lagkrav
Säljlead	Värderingsdatum, angiven timing, beslutsläge, nästa kontakt	Inget förrän intag
Tidigare kund	Affärsdatum, objekt, trolig nästa flytt, samtycke till rekommendation	Den avslutade affären

Matcha spekulanter mot nya objekt efter profil samma dag ett intag skapas. Den matchningen är den mest värdefulla automation en byrå kan köra.

Uppföljning av tidigare kunder i rätt tid

En tidigare kund säljer igen efter ett antal år, rekommenderar vänner däremellan och förväntar sig att bli ihågkommen. CRM:et gör det till rutin i stället för personliga hjälteinsatser.

Årsdagsuppgifter: ett år efter tillträdet ett samtal om hur bostaden blev; några år senare en marknadsuppdatering för området.
Livshändelser kunden delat: växande familj, pension, ett fritidshus. Noterade vid affären, uppdykande enligt schema.
Rekommendationsspårning: vem som tipsade vem, så att tack skickas och de bästa källorna är kända.
Nyhetsbrev bara med samtycke och fungerande avregistrering, eftersom tidigare kunder är konsumenter enligt marknadsföringsreglerna.

Koppling till portaler och mäklarsystem

Mäklarsystem till CRM

Objekt, visningar och avslutade affärer flödar in i CRM:et vid skapande och statusändring. De flesta svenska system har API eller export; riktningen är enkelriktad.

Hemsida och portaler till CRM

Värderingsformulär, visningsanmälningar och portalförfrågningar skapar leads med källa och tidsstämpel, avdubblerade mot befintliga kontakter.

CRM till kalender och telefon

Uppföljningsuppgifter dyker upp i mäklarens kalender och ringlista. En uppgift ingen ser är ingen uppgift.

Integrationen är oftast den större delen av en CRM-implementation för en byrå, och den avgör skillnaden mellan ett CRM som används och ett som är ännu ett ställe att skriva i. Hur integrationsarbete prissätts förklaras i vår guide om vad en systemintegration kostar.

GDPR för spekulantlistor

Spekulant- och visningslistor är personuppgifter, och mäklare för redan register enligt fastighetsmäklarlagen för själva affären. CRM:et håller en annan uppsättning med ett annat syfte, och behöver egen rättslig grund och egen gallring.

Ange syftet vid insamlingen: matchning mot framtida objekt och uppföljning av din förfrågan. Berättigat intresse täcker oftast det; marknadsföringsmejl kräver samtycke.
Sätt gallringstid per posttyp: en spekulant utan aktivitet under en bestämd period raderas; en tidigare kund behålls så länge relationen är verklig.
Ge mäklarna ett enkelt sätt att hantera avanmälningar och raderingsbegäran, och logga att de gjordes.
Håll de lagstadgade budgivnings- och affärsposterna i mäklarsystemet, inte i CRM:et, så att gallringsreglerna inte krockar.

Har ni redan ett CRM och är osäkra på om det är uppsatt så här går en CRM-granskning igenom datamodellen, integrationerna och GDPR-sidan på en vecka. Båda tjänsterna är fasta priser på prissidan.

När ni inte behöver ett separat CRM

Har ert mäklarsystem redan lead- och uppföljningsfunktioner som mäklarna faktiskt använder, bygg vidare på det i stället för att lägga till ett system. Är du ensam mäklare med en hanterbar kundlista kan en disciplinerad kalender och ett kalkylblad räcka ett tag. Ett separat CRM lönar sig när flera mäklare delar leads, när värderingsleads tappas bort eller när tidigare kunder inte hör av er. Ett 15-minuterssamtal där ni beskriver nuvarande leadflöde räcker för att säga vilket som gäller.

Vanliga frågor

Vilket CRM passar en mäklarbyrå?

Ett som integrerar med ert mäklarsystem och er hemsida, har uppgifts- och kalenderfunktioner mäklarna använder i mobilen, och låter er definiera gallringsregler. HubSpot och Pipedrive fungerar båda med rätt uppsättning; valet beror mindre på produkten än på integrationen och uppföljningsrutinen runt den.

Får vi mejla tidigare spekulanter om nya objekt?

Att matcha en spekulants angivna sökprofil mot ett nytt objekt och kontakta dem om det är uppföljning av deras förfrågan, vilket berättigat intresse i regel stödjer om de informerats och kan avböja. Allmänna nyhetsbrev till konsumenter kräver samtycke. Notera vilken grund som gäller för varje kontakt.

Hur lång tid tar uppsättningen?

Ett CRM med koppling till hemsida och mäklarsystem, uppföljningsrutiner och GDPR-inställningar tar normalt några veckor, det mesta integration och datastädning. Mäklarna bör använda det för riktiga leads inom första veckan, med resten tillagt runt dem.