Orderadministration i webbshoppen – vad kan delegeras?

Arbetsmängden i orderadministrationen

Börja med att mäta. Anteckna under två veckor varje orderrelaterad uppgift och ungefär hur lång tid den tar. De flesta ägare blir förvånade: själva ordrarna tar lite tid, medan undantag, returer, kundfrågor och leverantörsuppdateringar tar det mesta. Listan blir underlaget för vad som ska lämnas över.

Orderkontroller och undantag

De flesta ordrar behöver ingen uppmärksamhet. Värdet i en daglig orderkontroll är att fånga de få som gör det: en leveransadress som inte stämmer, en ovanligt stor order från en ny kund, en vara som är slut trots att butiken visar den, eller en betalning som ligger på vänt. En medhjälpare kan göra kontrollen varje morgon om du säger vad hen ska leta efter och vad som ska göras i varje fall.

1. Lista kontrollerna: adress, betalstatus, lager, särskilda önskemål i ordernoteringen.
2. Skriv åtgärden för varje problem: kontakta kunden, håll ordern, makulera och betala tillbaka, eller lyft till dig.
3. Sätt gränser: till exempel att makuleringar över ett visst belopp går till ägaren.
4. För en logg över undantagen, så att reglerna kan förbättras varje månad.

Returer och återbetalningar

Returer följer lagen och era villkor, vilket gör dem väl lämpade att delegera. Konsumenter kan ångra de flesta köp på nätet inom 14 dagar från att varan tagits emot, och ni ska betala tillbaka inom 14 dagar från att kunden ångrade sig, men får vänta tills varan kommit tillbaka. En medhjälpare kan registrera returer, skicka etiketter, kontrollera returnerade varor mot en checklista och genomföra vanliga återbetalningar.

• Vanliga ångerköp inom fristen: hantera helt, enligt villkoren.
• Skadade eller använda returer: dokumentera med bilder och lyft beslutet om minskad återbetalning.
• Reklamationer av felaktiga varor: samla uppgifter och lyft ärendet; de följer konsumentköplagen, inte reglerna om ångerrätt.
• Bokför varje återbetalning så att den stämmer med redovisningen; fakturerade ordrar kräver en kreditfaktura.

Uppdatering av leverantörer och lager

Leverantörers prislistor, nya produkter, leveransdatum och lagersaldon måste in i butiken, ofta för hand från kalkylark eller leverantörsportaler. Det är klassiskt backofficearbete: viktigt, återkommande och lätt att kontrollera. En medhjälpare kan uppdatera produktdata, priser och lager enligt ett fast schema, lägga rutinbeställningar från en lista och flagga det som är ovanligt. Där samma uppdatering görs varje vecka kan ni automatisera senare; börja med att en person gör den konsekvent.

Regler för en medhjälpare

1. Skriv ner rutinerna innan du lämnar över; guiden om att dokumentera rutiner innan du delegerar visar ett enkelt format.
2. Skapa ett eget användarkonto i varje system med bara de behörigheter som behövs, så att åtkomsten kan tas bort och ändringar spåras.
3. Teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal om medhjälparen arbetar för ett annat företag, eftersom hen hanterar kunddata.
4. Kom överens om svarstider för kundmeddelanden och när medhjälparen måste nå dig.
5. Gå igenom arbetet varje vecka i början, sedan varje månad.

När du inte ska delegera: hanterar du några ordrar i veckan och tycker om kundkontakten, behåll den och automatisera små delar i stället. När orderadministrationen tar timmar varje vecka tar vårt stöd för dataregistrering och backoffice över rutinen per timme, med priser på prissidan. Boka ett kort samtal och ta med din uppgiftslista.

Vanliga frågor