Vad kostar en virtuell assistent?
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
En virtuell assistent prissätts per timme, per paket eller per månad, och ett timpris för sig säger lite: ett inkluderar arbete på svenska, GDPR-underlag och en ersättare, ett annat är ett rått pris med tjugo timmars minimum. Den här guiden förklarar prismodellerna, vad ett timpris bör innehålla, avvägningarna mellan svenska och utländska assistenter och en metod för att uppskatta hur många timmar ni faktiskt behöver innan ni köper några.
Prismodeller för assistenter
| Modell | Så fungerar den | Bra för | Se upp med |
|---|---|---|---|
| Timpris | Betala för använd tid, faktureras månadsvis | Oregelbundna eller små behov, att prova | Priser som exkluderar svenska, verktyg eller ersättare |
| Paket | Förbetala ett block timmar till lägre pris | Förutsägbart månatligt arbete | Att oanvända timmar förfaller |
| Löpande avtal | Fasta timmar per månad, fast pris | En stadig roll som inkorg och kalender | Långa uppsägningstider, timmar som inte förs över |
Vad timpriset innehåller
Två priser som ser långt ifrån varandra ut kan vara samma pris när ni listat vad som ingår. Ställ samma frågor till varje leverantör och skriv svaren bredvid priset.
- Språk: ingår arbete på svenska, för kundmejl, telefonsamtal och svenska blanketter?
- Verktyg: använder assistenten era system, som Fortnox, HubSpot eller er inkorg, eller egna med extra avgifter?
- GDPR: ingår ett personuppgiftsbiträdesavtal, och var hanteras era kunders uppgifter?
- Täckning: vad händer vid sjukdom och semester; finns en ersättare som kan era rutiner?
- Ledning: vem utbildar assistenten och vem kontrollerar kvaliteten, och debiteras de timmarna?
- Debiteringsenhet: per kvart, per halvtimme eller per påbörjad timme gör verklig skillnad på små uppgifter.
Minsta åtagande
Många leverantörer kräver ett minsta antal timmar per månad eller en minsta avtalstid. Det är rimligt för ett löpande avtal, där de reserverar kapacitet åt er, och orimligt för timdebitering, där ni bara ska betala för det ni använder. Fällan är ett paket som förfaller: tjugo förbetalda timmar som försvinner vid månadsskiftet kostar dubbelt om ni bara behövde tio. Föredra timmar som förs över, korta uppsägningstider och frihet att ändra månadsvolymen när behoven ändras.
Svenska eller utländska priser och avvägningar
Utländska assistenter kostar mindre per timme och kan vara utmärkta för strukturerat, engelskspråkigt, icke-känsligt arbete som dataregistrering, research eller formatering. Svenskbaserade assistenter kostar mer och är rätt val när arbetet rör svenska kunder, svenska system och regler eller personuppgifter som bör stanna inom EU. Den ärliga jämförelsen är per färdig uppgift, inte per timme: en uppgift som tar en svensk assistent en timme kan ta tre med fram och tillbaka över språk och tidszoner, och risken att en kund får ett klumpigt mejl har också en kostnad.
| Faktor | Svensk eller EU-baserad | Utanför EU |
|---|---|---|
| Pris per timme | Högre | Lägre |
| Svensk kundkontakt | Modersmål | Oftast inte möjligt |
| Fortnox, Skatteverket, svenska blanketter | Bekant | Kräver utbildning och tillsyn |
| GDPR och datalagring | Inom EU, enkelt underlag | Överföringsregler gäller; mer underlag |
| Överlappande arbetstid | Hel arbetsdag | Delvis |
| Bäst för | Kundnära administration, bokföringsstöd, allt med personuppgifter | Strukturerade engelskspråkiga uppgifter i volym |
Uppskatta era timmar per månad
Logga under en vecka varje administrativ uppgift ni skulle lämna över, med minuterna den tog: sortera inkorgen, kalender, fakturering i Fortnox, jaga offerter, uppdatera CRM, beställa förbrukningsmaterial. Multiplicera med fyra och lägg till en fjärdedel för överlämning och frågor under första månaden. Det är er startvolym; de flesta soloföretagare och små team hamnar mellan några timmar i veckan och en deltidsroll. Börja på timpris, utvärdera efter en månad och gå över till paket först när volymen är jämn.
När ni inte behöver en virtuell assistent: visar loggen under två timmar i veckan kostar överlämningen mer än tiden ni sparar; städa rutinerna i stället, eller automatisera den mest upprepade uppgiften med vår guide om vilka uppgifter ni ska automatisera först. Är arbetet en heltidsroll med daglig handledning är en anställd eller en deltidsrekrytering billigare och stabilare. Rör uppgifterna beslut bara ni kan fatta skapar delegeringen fler frågor än den tar bort. Beslutsregeln: lämna över det som har en nedskriven rutin och tar mer än två timmar i veckan. Ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal räcker för att vi ska kunna titta på er logg och säga om det är ni.
Vanliga frågor
Vad är ett rimligt timpris för en virtuell assistent i Sverige?
Det beror på arbetet och vad priset innehåller. Allmän administration på svenska, i era egna verktyg och med biträdesavtal, prissätts annorlunda än specialiserat bokföringsstöd eller utländsk dataregistrering. Våra egna priser är 300 kr per timme för administrativt stöd, 400 kr för dataregistrering och 500 kr för bokföringsadministration, exklusive moms; jämför varje offert på vad timmen innehåller, inte bara på siffran.
Är en virtuell assistent billigare än en deltidsanställd?
Under ungefär femton timmar i veckan, oftast ja, när arbetsgivaravgifter, semesterersättning, utrustning och ledningstid räknats in, och eftersom ni bara betalar för använda timmar. Över det, och där daglig handledning behövs, är en deltidsanställd ofta bättre värde och ett stabilare upplägg.
Kan en virtuell assistent sköta min fakturering och bokföring?
Fakturering, påminnelser, kvittoinsamling och att förbereda underlag till er redovisningskonsult, ja, i ert eget Fortnox- eller Visma-konto med en roll begränsad till det som behövs. Själva bokföringen och momsdeklarationen stannar hos er redovisningskonsult eller er; en bra assistent gör det arbetet snabbare, inte onödigt.
Hur fungerar GDPR när en assistent arbetar i mina system?
Ni behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören, ett eget konto per person med minsta åtkomst som klarar jobbet och en notering i ert register över behandlingar. Sitter assistenten utanför EU gäller överföringsregler och underlaget växer. Att hålla kunddata inom EU är den enklare vägen.
Vill ni veta hur många timmar ni faktiskt behöver?
Ta med en veckas administrationslogg till ett 15-minuterssamtal. Vi uppskattar era månadstimmar med er, säger vilka uppgifter ni ska lämna över först och vilka ni ska behålla, och offererar vårt timpris utan minimum.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal