Håll ordning på leverantörer och avtal
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
Små företag samlar på sig leverantörer i det tysta: programvara, telefoni, leasing, försäkringar, städning, IT-support, redovisningsbyrå. Avtalen ligger som mejlbilagor, uppsägningstiderna är okända och förlängningarna sker automatiskt. Resultatet blir att ni betalar för sådant ingen använder, missar tillfället att omförhandla och saknar de biträdesavtal som GDPR kräver. Du behöver inget avtalssystem för att lösa det. Du behöver ett register, påminnelser och en årlig vana.
Ett leverantörsregister
Ett kalkylark eller en enkel databas räcker för de flesta små företag. Värdet ligger i att ha ett enda ställe som hålls aktuellt, inte i verktyget. Börja med att gå igenom de senaste tolv månadernas leverantörsfakturor i bokföringen – varje återkommande betalning är en kandidat till registret.
| Fält | Varför |
|---|---|
| Leverantör och tjänst | Vad ni faktiskt köper |
| Intern ansvarig | Vem som avgör om avtalet ska behållas |
| Kostnad och faktureringsperiod | Per månad, år eller användare – jämför med användningen |
| Startdatum och avtalstid | När nuvarande period tar slut |
| Uppsägningstid och sista dag | Datumet som faktiskt spelar roll |
| Automatisk förlängning och dess längd | Om tystnad betyder ännu ett år |
| Personuppgifter och biträdesavtal | Om GDPR kräver avtal, och om det finns |
| Länk till avtalet | Så att ingen behöver leta i inkorgen |
Avtalsdatum och uppsägningstider
Mellan företag lämnar svensk rätt uppsägningstider och förlängningsvillkor i stort sett åt avtalet, och konsumentskyddsreglerna gäller inte. Många B2B-avtal förlängs automatiskt med en hel ny period, ofta ett år, om de inte sägs upp en till tre månader före periodens slut. Telefoni, leasing, larm och programvara är vanliga exempel. Därför är sista uppsägningsdag det datum du ska bevaka: missar du den med en dag kan du vara bunden en hel period till.
- Läs förlängningsklausulen, inte bara startdatum och pris.
- Räkna ut sista dag för uppsägning och skriv in den i registret.
- Notera hur uppsägningen ska göras: skriftligt, per mejl eller via en portal.
- Spara bevis på att uppsägningen skickats och tagits emot.
Påminnelser inför förnyelse
Ett register som ingen tittar i hjälper inte. Lägg påminnelser i en gemensam kalender eller ett uppgiftsverktyg, i god tid före varje sista uppsägningsdag så att det finns tid att utvärdera, jämföra alternativ eller omförhandla. Tilldela varje påminnelse till leverantörens interna ansvariga, med en andra person på kopia.
Tre månader före
För stora eller strategiska avtal: tid att begära konkurrerande offerter.
Fyra veckor före
Bestäm: behålla, omförhandla eller säga upp.
En vecka före
Sista kontroll att uppsägningen är skickad om beslutet var att lämna.
Personuppgiftsbiträdesavtal
Enligt GDPR är en leverantör som behandlar personuppgifter för din räkning, som ditt CRM, din mejlplattform, lönetjänsten, IT-supporten eller webbhotellet, ett personuppgiftsbiträde, och du behöver ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal med dem. De flesta större programvaruleverantörer har ett sådant i sina villkor, medan mindre leverantörer kan behöva skriva under ett. Notera i registret om varje leverantör behandlar personuppgifter, om avtal finns och om data lämnar EU. Det matar också ert register över behandlingar.
Årlig genomgång
- Jämför registret med tolv månaders leverantörsfakturor och lägg till det som saknas.
- Kontrollera faktisk användning för varje abonnemang: antal användare, inloggningar, funktioner som används.
- Säg upp eller nedgradera det som inte används, med hänsyn till uppsägningstiderna.
- Bekräfta att biträdesavtalen finns och är aktuella.
- Uppdatera ansvariga om personer bytt roll eller slutat.
- Spara avtal och korrespondens enligt era regler för arkivering – avtal som styrker bokföringsposter följer bokföringslagens arkiveringstid.
Att bygga registret är en väl avgränsad uppgift som passar att lämna över. Vårt stöd för backoffice och dataregistrering gör precis den här sortens arbete, och vår guide om att dokumentera rutiner innan du delegerar visar hur du lämnar över. När du inte behöver oss: med tio leverantörer och en person som känner alla räcker ett kalkylark och en eftermiddag. Ligger avtalen utspridda i inkorgar och hos tidigare anställda kan du boka ett kostnadsfritt samtal.
Vanliga frågor
Gäller konsumentreglerna om uppsägning mitt företags avtal?
Nej. Avtal mellan företag följer det parterna kommit överens om, inom ramen för allmän avtalsrätt. Därför är automatiska förlängningar med långa uppsägningstider vanliga och gällande inom B2B.
Vilka leverantörer behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal?
Alla som hanterar personuppgifter för din räkning: CRM, mejlmarknadsföring, lön, bokföringsprogram, webbhotell, IT-support och liknande. Kontrollera om avtalet ingår i deras villkor eller måste skrivas under separat.
Hur länge ska vi spara gamla avtal?
Minst så länge krav kan riktas utifrån dem, och längre om de styrker bokföringsposter – då gäller bokföringslagens regler om arkivering. Fråga din redovisningskonsult hur era avtal ska hanteras.
Finns det programvara för det här?
Ja, från avtalsmoduler i affärs- och HR-system till renodlade verktyg för avtalshantering. För ett litet företag fungerar ett välskött kalkylark med kalenderpåminnelser ofta lika bra.
Avtal utspridda överallt?
Berätta ungefär hur många leverantörer ni har. På en kvart skissar vi hur registret ska byggas och vem som ska äga det.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal