Google Workspace eller Microsoft 365?
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
För ett litet företag är både Google Workspace och Microsoft 365 tillräckligt bra på grunderna: mejl på egen domän, delade kalendrar, fillagring och videomöten. Funktionsjämförelser avgör sällan frågan. Det som avgör är dokumenten kunderna skickar, verktygen ni redan kör, hur ni vill sköta säkerheten och vad ett byte skulle kosta. Här går vi igenom de punkterna.
Mejl, kalender och filer
| Område | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Mejl | Gmail, snabb sökning, byggt för webbläsaren | Outlook, stark skrivbordsapp, välbekant för många |
| Kalender | Enkel delning och bokningssidor | Avancerad schemaläggning, stark i större organisationer |
| Filer | Drive, delade enheter per team | OneDrive för individer, SharePoint för team |
| Möten och chatt | Meet och Chat | Teams, som många kunder också använder |
| Arbete utan uppkoppling | Möjligt men sekundärt | Skrivbordsapparna fungerar fullt ut utan uppkoppling |
Office-dokument och kunder
Titta på vad som kommer in i inkorgen. Skickar kunder och partner detaljerade Excelmodeller, Wordavtal med spårade ändringar eller PowerPoint-mallar hanterar Microsofts skrivbordsappar dem utan överraskningar. Google kan öppna och redigera filerna, men avancerad formatering, makron och vissa formler klarar inte alltid vägen fram och tillbaka. Är arbetet mest egna dokument, offerter och delade anteckningar är Google Dokument och Kalkylark utmärkta, och samarbetet i realtid är fortfarande smidigast där.
- Redovisningsbyråer, större företagskunder och offentliga beställare arbetar ofta i Microsofts format och i Teams.
- Kreativa företag, techbolag och tjänsteföretag trivs ofta i Google.
- Blandade upplägg går, till exempel Google Workspace plus några licenser för Microsofts skrivbordsappar, men ger mer administration.
Administration och säkerhet
Tvåfaktor för alla
Båda stöder det. Kräv det från första dagen för varje konto, även ägarens.
Hantering av enheter
Microsofts verktyg är djupare och användbara om ni hanterar många datorer. Googles är enklare och räcker för de flesta små team.
Var datan lagras
Båda erbjuder lagring inom EU beroende på abonnemang. Kontrollera nivån innan ni lovar kunder behandling enbart inom EU.
När någon slutar
Båda låter er föra över en avgående medarbetares filer och brevlåda. Skriv ner rutinen så att inget försvinner.
Oavsett val är de större säkerhetsriskerna svaga lösenord, delade konton och bristande rutiner när någon slutar – inte plattformen.
Integrationer med era andra verktyg
Mejl och kalender står i centrum för andra system: CRM:et loggar mejl, bokningssystemet läser kalendrar, bokföringen tar emot fakturor via mejl och automationer reagerar på nya filer. De flesta vanliga verktyg integrerar med båda sviterna, men djupet varierar. Lista era verktyg och kontrollera vart och ett innan ni bestämmer er.
- CRM: synkar det mejl och kalender åt båda hållen med sviten?
- Bokningssystem: kan det läsa tillgänglighet och skriva händelser?
- Bokföring, som Fortnox eller Visma: hur kommer fakturor och kvitton in?
- Automationsverktyg: finns de utlösare ni behöver för sviten?
- Gemensam inloggning: kan personalen logga in i andra verktyg med sitt konto i sviten?
Guiden API:er förklarade för företagare hjälper dig att läsa integrationsbeskrivningar kritiskt.
Kostnaden för att byta
Att flytta från den ena sviten till den andra innebär att flytta brevlådor, kalendrar, filer och delade enheter, uppdatera DNS-poster, koppla om varje integration och lära om personalen. Det är ett riktigt projekt, med risk för förlorade mejl om det görs slarvigt. Det är värt det när den nuvarande sviten aktivt hindrar arbetet, till exempel när kunder kräver Teams eller ert kärnsystem bara integrerar med den andra sviten.
När ni inte behöver byta: fungerar sviten ni har och integrationerna är på plats, rätta upplägget i stället för plattformen. Ska sviten kopplas till CRM, bokning eller bokföring täcker vårt arbete med integrationer och automation det – se prissidan eller boka ett kort samtal.
Vanliga frågor
Vilken är billigast för ett litet företag?
Listpriserna är ungefär jämförbara på grundnivåerna, och båda ändrar priser över tid. Den kostnadsskillnad som spelar roll ligger oftast i vilken nivå ni behöver för säkerhet och lagring, och i integrationsarbetet runt sviten.
Kan vi använda Gmail tillsammans med Microsofts Office-appar?
Ja. Många småföretag använder Google Workspace för mejl och filer och köper några Microsoftlicenser till medarbetare som behöver Excel eller Word på datorn. Det fungerar, men ni förvaltar två system.
Är den ena mer GDPR-anpassad än den andra?
Båda erbjuder biträdesavtal och lagring inom EU. Efterlevnaden beror mer på er konfiguration, åtkomststyrning och gallringsrutiner än på valet av svit.
Hur lång tid tar en flytt?
För ett litet team kan den tekniska flytten göras över en helg med god planering. Förberedelserna, test av integrationer och stöd till personalen tar längre tid och ska inte stressas.
Få en andra åsikt innan ni väljer
Lista era viktigaste verktyg och kunder. På 15 minuter säger vi vilken svit som passar och hur integrationsarbetet ser ut.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal