Ge assistenten åtkomst utan att lämna ifrån dig nycklarna
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
Det snabbaste sättet att komma igång med en assistent är att skicka ditt mejllösenord och dina inloggningar, och det är också det sämsta. Delade lösenord går inte att begränsa, inte att spåra till en person och inte att ta tillbaka utan att byta dem överallt. Nästan varje system ett litet svenskt företag använder har ett bättre sätt: delegerad åtkomst, egna användare med begränsade rättigheter eller en lösenordshanterare som delar en inloggning utan att visa den. Här visar vi hur det sätts upp och hur du stänger allt snyggt när uppdraget är slut.
Delegerad åtkomst i stället för delade lösenord
| System | Säkert sätt att ge åtkomst | Det du ska undvika |
|---|---|---|
| Gmail/Google Workspace | Delegering av mejl, eller en egen användare med åtkomst till en delad inkorg | Ditt lösenord plus en vidarebefordrad tvåstegskod |
| Outlook/Microsoft 365 | Behörighet som ombud eller att skicka å dina vägnar, delade postlådor | Att logga in som du |
| Kalender | Dela med redigeringsrätt eller delegera | En delad inloggning till hela kontot |
| Fortnox eller Visma | En egen användare med de moduler och rättigheter uppgiften kräver | Att använda ägarens administratörskonto |
| Bank | En egen användare som kan registrera men inte signera betalningar | Att dela BankID eller kortläsare |
| Skatteverket och Bolagsverket | Registrera assistenten eller byrån som ombud med begränsad behörighet | Att logga in med ditt BankID åt hen |
Varje egen användare lämnar spår av vem som gjorde vad, vilket skyddar assistenten lika mycket som dig.
Lösenordshanterare och valv
Vissa verktyg, som ett konto i sociala medier, en leverantörsportal eller en gammal webbshopsadmin, stöder bara en användare. För dem är en lösenordshanterare för företag med delade valv det säkra alternativet. Du lägger inloggningen i ett valv för assistenten, hen kan använda den för att logga in och du kan ta bort åtkomsten med ett klick utan att byta lösenord. Många hanterare kan också dela utan att visa själva lösenordet och loggar när det används.
- Skapa ett valv per assistent eller per område, till exempel marknadsverktyg eller leverantörsportaler.
- Spara tvåstegskoder i hanteraren, eller lägg till assistentens egen telefon som andra faktor där det går, inte din privata.
- Skicka aldrig inloggningar via mejl, sms eller chatt, där de ligger sökbara i åratal.
- Slå på tvåfaktorsautentisering på själva lösenordshanteraren; guiden om tvåfaktorsautentisering visar hur.
Minsta behörighet per uppgift
Utgå från uppgiftslistan, inte systemlistan. En assistent som bokar möten behöver din kalender och kanske att skicka mejl å dina vägnar, inte hela din mejlhistorik. En assistent som hanterar leverantörsfakturor behöver registrera dem i bokföringsprogrammet, inte ändra kontoplanen eller se lönerna. Skriv ner varje uppgift, systemet den berör och den minsta rättighet den kräver, och ge exakt det. Guiden om att låta någon sköta din kalender visar hur det ser ut för bokning av möten.
Läsa
Räcker för det mesta av research, rapporter och förberedelser. Börja här.
Förbereda
Skapa utkast, registrera fakturor, förbereda betalningar och föreslå möten, med dig som godkänner.
Utföra
Skicka i ditt namn eller slutföra uppgifter självständigt. Bara för väldefinierade rutiner när förtroendet finns.
Gränser för bank och betalningar
Pengar kräver de snävaste kontrollerna. Svenska företagsbanker låter dig lägga till användare med olika rättigheter: en som kan registrera och förbereda betalningar och en annan som signerar dem med sitt eget BankID. Den uppdelningen är det enskilt bästa skyddet mot både misstag och fakturabedrägerier, där en falsk faktura eller ett ändrat kontonummer kommer via mejl. Måste assistenten betala små belopp själv, ge hen ett företagskort med låg gräns i stället för åtkomst till kontot.
- Assistenten registrerar betalningar; du eller en andra person signerar.
- Ändrade bankuppgifter hos en leverantör bekräftas per telefon till ett känt nummer före betalning.
- Ett företagskort med låg månadsgräns för mindre inköp, vid behov.
- En månatlig genomgång av betalningar och korttransaktioner.
Ta bort åtkomsten när uppdraget slutar
För en enkel åtkomstlogg från första dagen: vilka system, vilka rättigheter och när de gavs. När uppdraget slutar går du igenom listan, tar bort användare och delegeringar, drar tillbaka åtkomsten till valvet, avregistrerar ombud hos Skatteverket och Bolagsverket och byter varje lösenord som någon gång delats utanför hanteraren. En uppdaterad lista gör avslutet till en kvarts jobb i stället för ett orosmoln.
När du inte ska anlita en assistent för det här: kräver en uppgift full kontroll över din bank eller din personliga legitimation är det ingen uppgift att delegera. Vår virtuella assistans och administration arbetar med begränsade behörigheter och loggade timmar och styr aldrig kunders bankkonton; se priser eller boka ett samtal så går vi igenom vilka uppgifter och behörigheter som är rimliga.
Vanliga frågor
Kan assistenten använda mitt BankID för att logga in åt mig?
Nej. BankID är din personliga elektroniska legitimation, och att låta någon annan använda det bryter mot bankens villkor och innebär att hen juridiskt agerar som du. Använd egna användare och ombudsbehörigheter i stället.
Hur får en assistent tillgång till Skatteverkets tjänster?
Företaget kan registrera ett ombud med en avgränsad behörighet via Skatteverkets e-tjänst, till exempel för moms eller arbetsgivardeklarationer. Assistenten loggar sedan in med sitt eget BankID och agerar inom behörigheten.
Är en delad lösenordshanterare tillräckligt säker?
En seriös lösenordshanterare för företag med tvåfaktorsautentisering är betydligt säkrare än alla andra sätt att dela inloggningar. Den krypterar datan, styr vem som ser vad och låter dig dra tillbaka åtkomsten direkt.
Behöver vi ett avtal med assistenten om data?
Ja. Hanterar assistenten personuppgifter för din räkning, till exempel kundmejl, krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR, plus en sekretessklausul i uppdraget.
Delegera administrationen utan att släppa kontrollen
Lista uppgifterna du vill bli av med. På en kvart går vi igenom vilken åtkomst varje uppgift kräver och hur den sätts upp säkert.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal