Vad kostar dataregistrering på entreprenad?
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
Dataregistrering ser ut som det enklaste av allt att lägga ut: någon skriver in det som står i ett dokument i ett system. Ändå varierar offerterna kraftigt, och den billigaste visar sig ofta vara dyrast när felen räknas in. Priset styrs av tre saker: prismodellen, hur exakt resultatet måste vara och hur rörigt källmaterialet är. Den här guiden förklarar var och en, visar hur ni gör en provomgång och när automation slår människor.
Pris per timme eller per post
| Modell | Passar | Risk |
|---|---|---|
| Per timme | Blandade uppgifter, städning av data, oklara volymer | Ni bär risken för långsamt arbete, be om tidrapport per uppgift |
| Per post eller dokument | Fakturor, order, formulär, produktdata med känd struktur | Leverantören kan stressa, villkor om exakthet blir avgörande |
| Fast månadsavgift | Jämn löpande volym inom ett intervall | Ni betalar för kapacitet ni inte använder under lugna månader |
Våra aktuella priser för backofficearbete finns på prissidan. Oavsett leverantör: fråga vad som ingår, som kvalitetskontroll, frågor tillbaka till er och rättelser.
Exakthet och kvalitetskontroll
Exakthet kostar pengar, och rätt nivå beror på vad datan används till. En utskickslista med några stavfel i företagsnamn är irriterande. En leverantörsfaktura med fel bankgironummer eller belopp är en verklig förlust. Bestäm vilka fält som är kritiska och kräv hårdare kontroll på dem, i stället för att betala för maximal exakthet på allt.
- Stickprov: en granskare kontrollerar ett urval poster i varje omgång. Billigast och fångar systematiska fel.
- Valideringsregler: format kontrolleras automatiskt, som organisationsnummer, datum, postnummer och summor som måste gå jämnt ut.
- Dubbelregistrering: två personer registrerar kritiska fält var för sig och skillnaderna reds ut. Mest exakt, ungefär dubbla arbetet.
- Kom överens om hur fel rapporteras, vem som rättar dem och på vems bekostnad.
Källmaterialets kvalitet och kostnad
Den enskilt största kostnadsdrivaren är vad personen måste läsa. En ren pdf-export från ett system kan registreras, eller hellre importeras, snabbt. Ett mobilfoto av ett skrynkligt kvitto, ett handskrivet formulär eller skannade dokument i tre olika layouter tar mycket längre tid och ger fler frågor. Sortera ert material i sådana grupper och uppskatta hur stor del varje grupp utgör innan ni begär offerter. Att förbättra källan, till exempel ett digitalt formulär i stället för papper eller e-fakturor i stället för pdf från leverantörer, sparar ofta mer än någon prisförhandling.
En provomgång
- Välj ett representativt urval, även svåra dokument, inte bara de rena.
- Skriv en kort instruktion: fält, format, vad man gör när något är oklart och några genomarbetade exempel.
- Kom överens om priset för provomgången och vilken exakthet ni förväntar er.
- Kontrollera själva varje post i provomgången, eller ett stort urval, och räkna fel per fält.
- Gå igenom leverantörens frågor. Många frågor betyder att instruktionen behöver förbättras, inte att leverantören är svag.
- Räkna ut kostnaden per korrekt post och jämför med att göra det internt eller automatisera.
Finns personuppgifter i materialet blir leverantören personuppgiftsbiträde enligt GDPR. Skriv ett personuppgiftsbiträdesavtal före provomgången, kontrollera var arbetet utförs och se till att åtkomsten till era system är personlig och går att ta bort. Guiden om att lägga ut administration i Sverige, EU eller utanför går igenom avvägningarna.
När automation är billigare
Manuell registrering är rimlig vid små volymer, varierade dokument och engångsstädningar. Automation vinner när volymerna är stora och strukturen återkommer. Leverantörsfakturor är det klassiska exemplet: e-fakturor via Peppol eller fakturatolkning i Fortnox eller Visma tar bort det mesta av skrivandet, och en person granskar bara avvikelserna. Detsamma gäller order från en webbshop eller leads från ett formulär, som ska flöda via en integration i stället för att skrivas in igen.
Människor
Liten volym, varierade dokument, bedömningsfrågor, städning av gammal data.
Automation plus granskning
Stor volym, återkommande struktur, data som redan finns digitalt någonstans.
Åtgärda källan
Byt papper mot formulär, pdf mot e-faktura och manuell inmatning mot integrationer.
När ni inte ska köpa av oss: ett engångsjobb på några timmar går oftast snabbare att göra internt. För återkommande volymer börjar vår tjänst för dataregistrering och backoffice med en provomgång, och priserna finns på prissidan. Är ni osäkra på om människor eller automation passar, boka ett samtal.
Vanliga frågor
Varför skiljer sig offerterna för dataregistrering så mycket?
Leverantörer prissätter olika saker. Vissa inkluderar kvalitetskontroll och rättelser, andra bara skrivandet. De utgår också från olika kvalitet på källmaterialet och olika exakthet. Be var och en om kostnad per korrekt post på er provomgång, så blir jämförelsen rättvis.
Är dataregistrering utanför EU säker enligt GDPR?
Det kan den vara, men överföringar utanför EU kräver en rättslig mekanism, som standardavtalsklausuler, och en bedömning av mottagarlandet. Många svenska företag väljer leverantörer inom EU för personuppgifter för att hålla det enklare.
Hur stor ska en provomgång vara?
Tillräckligt stor för att täcka varje dokumenttyp och några svåra fall, och tillräckligt liten för att kunna kontrolleras noggrant. För de flesta småföretag motsvarar det några dagars normal volym.
Kan AI sköta vår dataregistrering?
För strukturerade dokument som fakturor och formulär fungerar AI-tolkning med manuell granskning bra och blir billigare per dokument när volymen växer. För handskrift, dåliga skanningar eller data som kräver bedömning är människor fortfarande pålitligare.
Prissätt registreringen på riktiga dokument
Boka ett kort samtal och beskriv vad som ska registreras, hur mycket och från vilken sorts källa. Vi föreslår en provomgång eller berättar om automation är en bättre väg.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal