Koppla bokningssystem till kalender och CRM
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
I många småföretag är onlinebokningen bara halvvägs automatiserad. Kunden bokar på hemsidan, sedan kopierar någon in bokningen i en kollegas kalender, kollar om kunden finns i CRM:et och skickar en påminnelse dagen före. Varje steg är litet, men tillsammans kostar de timmar i veckan och ger dubbelbokningar och tappad historik. Här visar vi var bokningsdatan ska finnas, hur kalendersynk undviker krockar, hur kundposter kan skapas automatiskt och vad du ska kräva när du väljer bokningsverktyg.
Var bokningsdatan ska finnas
| Data | Ägare | Visas i |
|---|---|---|
| Lediga tider och resurser | Bokningssystemet | Hemsidan och bokningssidan |
| Själva bokningen | Bokningssystemet | Personalens kalender och tidslinjen i CRM |
| Personalens övriga åtaganden | Kalendern (Google eller Microsoft 365) | Bokningssystemet, som upptagen tid |
| Kunduppgifter och samtycken | CRM | Bokningssystemet, förifyllt |
| Bokningshistorik och anteckningar | CRM | Kundposten |
En ägare per datatyp. Ändrar personalen bokningar direkt i kalendern vet bokningssystemet inget, och nästa kund kan boka samma tid.
Kalendersynk och dubbelbokningar
Dubbelbokningar kommer nästan alltid från envägssynk eller fördröjd synk. Ett kalenderflöde som bokningssystemet läser med några timmars mellanrum missar mötet som en kollega lade in i morse. Direkta integrationer mot Google Kalender och Microsoft 365 läser upptagen tid i nära realtid och skriver tillbaka nya bokningar direkt. I förklaringen om webhooks eller schemalagd synk går vi igenom varför tajmingen spelar roll.
- Använd direkt kalenderintegration i stället för prenumererade kalenderflöden, som uppdateras med fördröjning.
- Läs upptagen tid från alla kalendrar en medarbetare använder, även privata som markerats som privata.
- Skriv in bokningar i kalendern med kundens namn, tjänst och en länk tillbaka till bokningen.
- Hantera avbokningar och ombokningar i bokningssystemet så att kalendern följer med automatiskt.
- Sätt buffertar mellan bokningar i bokningssystemet, inte för hand i kalendern.
Skapa kundposter automatiskt
Varje bokning är en kundhändelse. När den sker ska integrationen slå upp kunden i CRM:et på mejladress eller telefonnummer, skapa kunden om den är ny och lägga bokningen i tidslinjen. Då känns återkommande kunder igen, personalen ser tidigare besök före mötet och marknadsföringssamtycken registreras på ett ställe. Samma logik gäller förfrågningar från formulär, som vi beskriver i guiden om att få förfrågningar från hemsidan in i CRM.
Matchning
Matcha på normaliserad mejladress och normaliserat telefonnummer, med svenskt nummerformat hanterat konsekvent, för att undvika dubbletter.
Fält
Mappa bara det ni behöver: namn, kontaktuppgifter, tjänst, datum, medarbetare och källa. Fritextanteckningar stannar i bokningen om de inte behövs i CRM.
Samtycke
En bokning ger grund för att skicka bekräftelser och påminnelser. Samtycke till nyhetsbrev är något annat och ska efterfrågas separat.
Påminnelser och uppföljning
- Bekräftelse via mejl och sms direkt efter bokningen, med länk för att boka om eller av.
- En påminnelse dagen före, och för längre besök ytterligare en några timmar innan.
- Uppföljning efter besöket: tack, en fråga om omdöme eller en länk för att boka nästa tid.
- En påminnelse om ny bokning vid tjänstens naturliga intervall, skickad från CRM utifrån senaste besöket.
- Hantering av uteblivna besök: markera i bokningen och låt CRM flagga upprepade fall.
Påminnelser minskar antalet uteblivna besök eftersom de gör det lätt att boka om; länken för avbokning är lika viktig som påminnelsen, eftersom en frigjord tid kan bokas av någon annan.
Välj bokningsverktyg med API
Många bokningsverktyg ser likadana ut på ytan men skiljer sig kraftigt i hur öppna de är. Fråga innan du väljer om verktyget har ett dokumenterat API, om det skickar webhooks vid nya, ändrade och avbokade bokningar, vilka kalendrar det integrerar direkt med och om det finns färdiga kopplingar till ert CRM. Kontrollera var datan lagras och att ni kan teckna biträdesavtal, eftersom bokningar innehåller personuppgifter och i vårdnära verksamheter kanske känsliga uppgifter.
När ni inte behöver ett integrationsprojekt: har bokningsverktyget redan en inbyggd koppling till ert CRM och er kalender som täcker flödena, slå på den och testa. En egen integration lönar sig när de inbyggda alternativen saknar fält, skapar dubbletter eller inte finns. Vår tjänst för integration och automation kopplar ihop bokning, kalender och CRM med felhantering och loggning; se priser eller boka ett samtal.
Vanliga frågor
Varför får vi dubbelbokningar trots att kalendersynken är på?
Oftast för att synken är envägs eller fördröjd, för att någon i personalen använder en kalender som inte är kopplad, eller för att bokningar ändras i kalendern i stället för i bokningssystemet. Kontrollera vilka kalendrar som läses och hur ofta.
Kan en bokning skapa en kontakt i HubSpot eller Pipedrive?
Ja. Antingen via en färdig koppling i bokningsverktyget eller via en liten integration som lyssnar på bokningarnas webhooks och använder CRM:ets API för att hitta eller skapa kontakten och logga bokningen.
Behöver vi samtycke för att skicka bokningspåminnelser?
Påminnelser och bekräftelser om en bokning kunden själv gjort är en del av att leverera tjänsten och kräver inget marknadsföringssamtycke. Marknadsföring som erbjudanden eller nyhetsbrev kräver en egen grund.
Vad gör vi om bokningsverktyget saknar API?
Då begränsas integrationen till det leverantören erbjuder, ofta mejlnotiser eller kalenderflöden. Är det manuella arbetet stort blir ett byte till ett verktyg med API oftast billigare över tid än att jobba runt det.
Sluta kopiera bokningar för hand
Berätta vilket bokningsverktyg, vilken kalender och vilket CRM ni använder. På en kvart kan vi säga vad som går att koppla direkt och vad som kräver en mindre integration.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal