Städa upp ett rörigt kundregister

Exportera och säkerhetskopiera först

Exportera alla kund-, kontakt- och företagsposter med samtliga fält, inklusive interna id:n och datum för skapande och ändring. Förvara exporten med begränsad åtkomst, eftersom den är en fullständig kopia av era personuppgifter, och bestäm ett datum då den raderas när rensningen är kontrollerad. Bestäm sedan vilket system som är master: finns kunderna i både CRM:et och Fortnox, välj ett som sanningskälla och notera vilka fält det andra ska ta emot.

Arbeta i en kopia eller testmiljö om systemet har det. Annars gör ni ändringarna i omgångar som är små nog att kontrollera, och för logg över vad varje omgång ändrade.

Ta bort och slå ihop dubbletter

Dubbletter är sällan identiska. Samma företag finns som AB Bygg, Bygg AB och Byggfirman, med kontaktpersonens e-post i en post och fakturaadressen i en annan. Matcha i omgångar, från det säkraste till det osäkraste.

Standardisera namn, adresser och organisationsnummer

Standardiseringen gör nästa omgång dubbletter lättare att hitta och gör uppgifterna användbara i fakturering, utskick och rapporter. Bestäm ett format per fält och tillämpa det överallt.

• Organisationsnummer: ett format, till exempel tio siffror med bindestreck (556000-0000). Kontrollera hos Bolagsverket att numret hör till rätt företag.
• Företagsnamn: det registrerade namnet i ett fält, eventuellt bifirmanamn i ett annat.
• Adresser: separata fält för gata, postnummer och ort; postnummer som fem siffror med mellanslag efter den tredje.
• Telefonnummer: ett format, helst internationellt (+46), så att verktyg för samtal och sms fungerar.
• E-post: gemener, utan mellanslag, och studsande adresser flaggade.
• Land och språk: en fast lista, inte fritext, så att filtren fungerar.

Det mesta går att göra med formler eller ett skript på exporten och sedan importera tillbaka. Bedömningarna, alltså vilken post som stämmer när två säger olika, kräver någon som känner kunderna.

Radera det ni inte kan motivera

GDPR:s princip om lagringsminimering innebär att personuppgifter bara får sparas så länge det finns ett ändamål. Kunder med fakturor inom de senaste sju åren omfattas av bokföringslagen för själva räkenskapsinformationen, men det motiverar inte att varje kontaktuppgift sparas för marknadsföring. Leads som aldrig blev kunder, kontaktpersoner som slutade för flera år sedan och prenumeranter som återkallat sitt samtycke har oftast inget kvarvarande skäl att finnas kvar.

• Skriv ner en gallringsregel per typ av post innan ni raderar, så att beslutet går att förklara om IMY eller en kund frågar.
• Anonymisera i stället för att radera där statistiken fortfarande är användbar.
• Behåll en spärrlista över personer som bett att inte bli kontaktade, så att de inte importeras igen.

Regler som håller registret rent

1. Obligatoriska fält och fasta rullistor för de fält rapporterna bygger på.
2. Dubblettvarningar påslagna i CRM:et, med matchning på e-post och organisationsnummer.
3. Formulär och integrationer som skapar poster på samma sätt som en person skulle göra; läs om att skicka leads från hemsidan till CRM.
4. En ansvarig för registret som går igenom nya poster varje månad.
5. En årlig gallring inlagd i kalendern.

När ni inte behöver extern hjälp: ett register på några hundra poster kan städas på ett par fokuserade dagar av någon som känner kunderna. Det lönar sig att köpa hjälp när registret har tusentals rader, finns i flera system eller när ingen internt har tiden. Vår tjänst för dataregistrering och backoffice sköter matchning, standardisering och granskning under ett biträdesavtal; läs om vad avtalet ska innehålla.

Vanliga frågor