Automatisera offerter för tjänsteföretag
Av CodexierPublicerad 4 min läsning
I ett tjänsteföretag är offerten ofta det långsammaste steget mellan förfrågan och påskrivet jobb. Ägaren skriver den på kvällen, kopierar förra månadens version, rättar siffrorna och skickar den flera dagar efter att kunden hörde av sig. Att automatisera betyder inte att programvaran sätter dina priser. Det betyder att du skriver ner prislogiken en gång, låter förfrågan fylla i ett utkast och själv godkänner det som skickas.
Skriv ner er prislogik
De flesta ägare prissätter på känsla, och det verkar omöjligt att skriva ner tills man försöker. Ta de tjugo senaste offerterna och fråga dig vad som gjorde varje offert dyrare eller billigare. Svaret brukar vara ett fåtal faktorer: storlek i kvadratmeter eller timmar, material, åtkomst, avstånd, hur bråttom det är och om kunden har särskilda önskemål.
| Typ av regel | Exempel för en målerifirma | Går att automatisera? |
|---|---|---|
| Grundpris | Pris per kvadratmeter vägg, per typ av yta | Ja |
| Justeringar | Tillägg för högt i tak, extra strykning för mörka kulörer | Ja, utifrån formulärsvar |
| Fasta poster | Etableringskostnad, täckning, bortforsling | Ja |
| Bedömningsfrågor | Skadade ytor, kulturmärkta hus, oklar omfattning | Nej: flagga för platsbesök |
Från förfrågan till offertutkast
Formuläret på hemsidan blir indata till prisreglerna. Fråga bara efter det reglerna behöver, och använd val i stället för fritext där det går så att svaren går att läsa maskinellt. Vår guide om kontaktformulär som blir ifyllda handlar om balansen mellan tillräckligt många frågor och för många.
- Kunden fyller i formuläret: typ av jobb, storlek, adress, önskade datum, bilder.
- Automationen stämmer av svaren mot reglerna och flaggar det som kräver platsbesök.
- Ett offertutkast skapas i offertverktyget eller i Fortnox, med rader hämtade från reglerna.
- Kunden får direkt en bekräftelse på att förfrågan kommit in och när offerten kommer.
- Du får en avisering om att utkastet är klart att granska.
Mallar, ROT/RUT-rader och moms
En offert till ett svenskt hushåll ska visa vad kunden faktiskt kommer att betala. Då måste arbete skiljas från material och resor, eftersom ROT- och RUT-avdraget bara gäller arbetskostnaden, och priserna ska visas inklusive moms för privatpersoner. Företagskunder får priser exklusive moms, och vissa byggtjänster mellan företag omfattas av omvänd byggmoms.
- Arbete, material och resor på egna rader, så att avdraget räknas på arbetet.
- ROT- eller RUT-avdraget visat som preliminärt, med upplysningen att det beror på kundens kvarvarande utrymme hos Skatteverket.
- Priser inklusive moms för privatkunder, exklusive moms för företag.
- Giltighetstid, betalningsvillkor och vad som inte ingår, skrivet en gång i mallen.
- Uppgifterna som behövs för ansökan om utbetalning, som personnummer och fastighetsbeteckning, samlas in vid beställning i stället för i första formuläret.
Avdragets procentsats och tak ändras med skattereglerna, så lägg procentsatsen som en enda inställning i mallen i stället för att skriva in den i varje offert.
Godkännande och utskick
Behåll ett mänskligt godkännande. Det tar en minut per offert när utkastet stämmer, och det fångar fallen där formulärsvaren var missvisande. Godkännandet ska gå att göra med ett klick i mobilen: öppna utkastet, justera en rad vid behov, skicka. Erbjud digital accept, antingen en enkel accepteraknapp eller e-signering med BankID för större jobb, så att den påskrivna offerten hamnar i samma system.
Uppföljning när kunden inte svarar
Kunder frågar ofta flera firmor och väljer den som hör av sig igen. En kort sekvens som stoppas automatiskt när kunden accepterar eller tackar nej gör det utan att någon behöver komma ihåg. Mekaniken är densamma som i automatisk uppföljning av leads.
| När | Meddelande | Kanal |
|---|---|---|
| Dag 2 | Kom offerten fram, finns det frågor? | Mejl |
| Dag 5 | Erbjud ett kort samtal eller platsbesök | Mejl eller sms |
| Dag 10 | Fråga om datumen ska hållas bokade | Mejl |
| Därefter | Markera som förlorad med orsak | Endast internt |
När du inte behöver detta: skickar du några offerter i månaden och varje jobb ändå kräver platsbesök räcker en bra mall i bokföringsprogrammet. Automatisering lönar sig när förfrågningar kommer varje vecka och de flesta följer samma regler. Det är vad vår tjänst för automatiserade arbetsflöden bygger. Är du osäker på vilken sida du hamnar, boka ett kort samtal.
Vanliga frågor
Kan systemet skicka offerter utan att jag kontrollerar dem?
Tekniskt ja, men vi avråder från det för allt utom enkla standardjobb. Formulärsvar kan vara fel, och ett felaktigt pris till en kund är svårt att ta tillbaka. En kontroll på en minut gör att du behåller kontrollen.
Vilka verktyg kan skapa offerten?
Fortnox och de flesta svenska bokföringsprogram har offertfunktioner med API, och det finns särskilda offertverktyg för hantverkare. Automationen kopplar formuläret till det ni redan använder i stället för att lägga till ännu ett system.
Hur hanterar vi ROT när kunden redan har använt sitt avdrag?
Visa avdraget som preliminärt i offerten. Skatteverket avgör vid ansökan, och är kundens utrymme förbrukat betalar kunden mellanskillnaden. Står det i mallen slipper ni tvister efteråt.
Behövs en AI-modell för det här?
Oftast inte. Regler och mallar sköter prissättningen. AI kan hjälpa till att tolka fritextbeskrivningar eller bilder och föreslå vilken regel som gäller, men priset ska komma från era regler, inte från en modells gissning.
Vill du få ut offerter samma dag?
På ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal går vi igenom er nuvarande offertprocess, vilka prisregler som går att automatisera och i vilket verktyg utkasten ska ligga. Du får en ärlig bedömning av om det är värt att bygga.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal