AI och automation för redovisningsbyråer

Vart timmarna tar vägen på byrån

En bra övning innan ni köper något verktyg är att skriva ner en helt vanlig månad för en helt vanlig kund och märka varje moment som antingen logistik eller bedömning. Logistik är allt där rätt åtgärd är självklar när informationen väl finns: skicka en påminnelse, spara en pdf, ändra en status, skicka vidare en fråga. Bedömning är allt där en yrkesperson måste ta ställning. På de flesta byråer blir logistikkolumnen längst, och den är utspridd på många små avbrott. Det är just därför den känns större än den ser ut i tidrapporten.

Samla in kundernas underlag automatiskt

Insamlingen av underlag är den bästa första automationen, eftersom den upprepas för varje kund varje månad och reglerna är enkla. Principen är en checklista per kund som vet vad som ska komma in, en kanal där det kommer in och en liten process som jämför de två och agerar på det som saknas.

1. Bestäm vilka underlag varje kund ska lämna: kontoutdrag, leverantörsfakturor, kundfakturor, löneunderlag och sådant som är speciellt för kunden, till exempel underlag för ROT och RUT.
2. Ge kunden en enda väg in: kvittoappen i Fortnox eller Visma, en delad uppladdningsmapp eller en uppladdningssida med BankID. Inte bilagor i mejl.
3. Låt en automation läsa det som kommit in, döpa om filerna enhetligt och koppla dem till rätt period eller verifikationsutkast.
4. Använd AI för att tolka fakturor och föreslå leverantör, belopp, datum och moms. En person godkänner förslaget, AI:n bokför aldrig själv.
5. Ta fram en lista per kund över vad som saknas, som sedan matar påminnelseflödet i nästa avsnitt.

Påminnelser och deadlines

De svenska deadlines går att förutse: momsdeklarationer per redovisningsperiod, arbetsgivardeklarationen den tolfte de flesta månader, årsredovisning och inkomstdeklaration på fasta datum. Just den förutsägbarheten gör dem perfekta att automatisera. Flödet hämtar kundens momsperiod och bolagsform, vet vilka datum som gäller och skickar påminnelser som nämner exakt vilka underlag som saknas, i stället för ett allmänt skicka gärna in ert material.

Det som måste stanna hos en kvalificerad person

Gränsen går vid ansvaret. Allt som bär byråns namn, påverkar kundens skatt eller kräver yrkesmässig bedömning stannar hos en person, och automationen förbereder bara. Det gäller slutlig kontering av ovanliga transaktioner, periodiseringar och bokslutsjusteringar, råd om utdelning och lön, allt ni skriver under enligt era yrkesregler och kundkännedom enligt penningtvättslagen, där ett verktyg kan samla in uppgifter men en människa måste göra bedömningen.

Dataskyddet är den andra gränsen. Kundernas bokföring innehåller personuppgifter om anställda och kunder. En AI-tjänst som läser dokument behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal, behandling inom EU eller med skyddsnivå som godkänts, och en inställning som hindrar att kundernas data används för att träna modeller. Kan leverantören inte besvara de tre frågorna skriftligt hör den inte hemma i flödet. Guiden om ChatGPT på jobbet och GDPR går igenom vad ni ska fråga.

Verktyg som passar Fortnox och Visma

När ni inte behöver det här: en byrå med ett fåtal kunder, eller där alla kunder redan laddar upp i tid via bokföringsappen, tjänar inte in uppsättningen. Det gör inte heller en byrå som ännu inte kommit överens internt om hur en månad ska gå till, eftersom automation fryser den process som finns. Har ni kommit förbi det stadiet bygger vi insamlings- och påminnelseflödena som ett automatiserat arbetsflöde, och priserna finns på prissidan, eller så kan ni boka ett samtal först. Guiden om lönsamhet i automation visar hur ni räknar på det först.

Vanliga frågor