Automatisera leverantörsfakturor i Fortnox
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
Leverantörsfakturor är det mest repetitiva flödet i ett litet svenskt företag: ett mejl kommer in, någon laddar ner en PDF, knappar in beloppet i Fortnox, väljer kostnadskonto och ber ägaren attestera. Varje steg går att automatisera, och två av dem ska stanna hos en människa. Den här guiden följer fakturan från inkorg till attesterad bokning och visar var gränsen går.
Det korta svaret
Det här är ett av de flöden vi oftast bygger i ett automationsprojekt, så stegen nedan är de som håller i verklig bokföring, inte i en demo.
Kartlägg dagens fakturaflöde
Innan du rör ett verktyg: skriv ner vad som händer med en faktura i dag. Vem tar emot den, var väntar den, vem väljer konto, vem attesterar och när betalas den. De flesta företag upptäcker att en faktura passerar tre inkorgar och ett kalkylblad innan den når Fortnox, och att fördröjningen sitter i attesten, inte i inknappningen.
| Steg | Görs oftast av | Automatisera? |
|---|---|---|
| Ta emot fakturan | Den vars inkorg den hamnar i | Ja: styr alla fakturor till en kanal |
| Läsa belopp, datum, moms, OCR-nummer | Bokföraren, för hand | Ja: tolkning med säkerhetskontroll |
| Välja konto och kostnadsställe | Bokföraren | Till största delen: regler för kända leverantörer, människa för resten |
| Attestera för betalning | Ägare eller chef | Nej: automatisera bara påminnelsen |
| Registrera och betala i Fortnox | Bokföraren | Ja: API eller inbyggt flöde |
Inläsning: mejl, skanning och Peppol
Inläsningen avgör hur mycket städning resten av flödet behöver. En Peppol-faktura kommer som strukturerad data: belopp, momsrader och förfallodatum är fält, inte pixlar. Be varje leverantör som kan skicka via Peppol att göra det; Fortnox ger ditt företag en Peppol-adress, och offentliga leverantörer använder den redan. Fortnox egen inkorg för leverantörsfakturor hanterar PDF och skannade fakturor med tolkning och är rätt andrahandsval. Att själv tolka mejl med ett automationsverktyg är sista utvägen, eftersom bilagorna kommer i alla format och tolkningen då ligger på dig.
- Ge leverantörerna en adress: en särskild fakturabrevlåda eller ert Peppol-ID, aldrig en persons mejl.
- Vidarebefordra brevlådan automatiskt till Fortnox inkorg så att inget väntar i ett personligt konto.
- Spara originalfilen. Bokföringslagen kräver fakturan i den form den togs emot, så en PDF förblir en PDF.
- Sätt en säkerhetsgräns: ett tolkat belopp som inte är helt säkert går till en människa, inte in i boken.
Kontering och attestregler
Konteringen är där reglerna lönar sig. De flesta leverantörer hamnar alltid på samma konto: teleoperatören på telefoni, hyresvärden på lokalhyra, tankkortet på fordonskostnader. En regeluppsättning med leverantör, beloppsintervall och ett nyckelord på fakturaraden täcker det mesta av volymen. Allt som inte matchar en regel köas till bokföraren med ett föreslaget konto, inte tyst bokat på ett slaskkonto.
Attesten är steget vi råder kunder att behålla hos en människa, och i stället göra snabbt. Automationens uppgift är att skicka attestanten ett meddelande med leverantör, belopp och en länk, påminna efter två dagar och eskalera efter fem. Beslutet stannar hos en person eftersom attesten också är bedrägerikontroll: falska fakturor som härmar en riktig leverantör är den vanligaste attacken mot små företag, och en regel kan inte upptäcka ett ändrat bankgironummer som en uppmärksam ägare kan.
Kopplingar till Fortnox
Inbyggt i Fortnox
Inkorg för leverantörsfakturor, tolkning och attestflöde ingår i de större paketen. Noll integrationsarbete; minst flexibla regler.
App från marknadsplatsen
Färdiga appar för fakturahantering kopplas via Fortnox appmarknad. Bra regler och attestflöden; månadsavgift per företag och ibland per användare.
Zapier, Make eller n8n
Bra för styrning och påminnelser, svagare på tolkning. Använd tillsammans med Fortnox inkorg, inte i stället för den.
Egen integration via Fortnox API
När konteringsreglerna beror på era egna system, till exempel ett projektnummer från ett jobbsystem. Full kontroll, kräver en ägare.
Beslutsregel: färre än femtio fakturor i månaden – använd det som är inbyggt i Fortnox. Fler, eller fakturor som ska matchas mot projekt eller inköpsordrar – använd en app från marknadsplatsen eller ett eget flöde. Väljer du mellan automationsplattformarna täcker vår jämförelse av Zapier, Make och n8n prissättning och EU-drift.
Det du ska behålla manuellt
Alla företag ska inte köpa det här. Får du en handfull fakturor i månaden räcker Fortnox inkorg och en fast fredagsrutin, och ett automationsprojekt skulle kosta mer än ett års inknappning. Behåll tre saker manuellt oavsett volym: själva attesten, varje faktura från en ny leverantör eller med ändrade bankuppgifter, och månadsavstämningen där en person bekräftar att det som bokats stämmer med det som betalats.
Ligger ni över femtio fakturor i månaden, eller är det attesterna som försenar betalningarna, boka ett samtal och ta med förra månadens fakturalista. Vi visar vilka steg en regel kan ta och lämnar fast pris enligt vår prislista.
Vanliga frågor
Uppfyller automatiserad fakturahantering bokföringslagen?
Ja, förutsatt att originalet bevaras i den form det kom, att varje bokning kan spåras tillbaka till det och att materialet sparas i sju år. Fortnox lagrar den bifogade filen med verifikationen, vilket uppfyller arkiveringskravet så länge filen du bifogar är den leverantören skickade.
Klarar flödet fakturor i andra valutor och omvänd moms?
Det går, men det är precis de fallen som ska gå till en människa. Fakturor från utländska leverantörer kräver ofta kontering med omvänd skattskyldighet och rätt växelkurs på fakturadagen. En regel kan flagga dem; en bokförare bör bekräfta konteringen tills mönstret är stabilt.
Vad händer när tolkningen läser fel belopp?
Ett välbyggt flöde jämför det tolkade totalbeloppet med summan av raderna och momsen, och skickar allt som inte går ihop till en granskningskö. Inget bokas automatiskt under säkerhetsgränsen. Räkna med att en liten andel fakturor behöver en mänsklig blick; andelen sjunker i takt med att leverantörerna går över till Peppol.
Hur lång tid tar det att sätta upp?
Med Fortnox inbyggda inkorg: en eftermiddag. En app från marknadsplatsen med konteringsregler och attestflöde: några dagar inklusive test på förra månadens fakturor. En egen API-integration beror på vilka system den ska prata med och avgränsas i ett samtal.
Vill du att fakturorna slutar vänta i inkorgar?
Ta med förra månadens lista över leverantörsfakturor. På en kvart kartlägger vi vilka steg regler kan ta, var attesten ska förbli mänsklig och vad en uppsättning till fast pris skulle kosta.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal