Administrativt stöd för byggfirmor – ROT och personalliggare
Av CodexierPublicerad 5 min läsning
En liten svensk bygg- eller renoveringsfirma går på två skift: dagen på bygget och kvällen vid köksbordet med offerter, ROT-ansökningar, personalliggare, leverantörsfakturor och ÄTA-arbeten. Kvällsskiftet är där felen uppstår, eftersom det görs trött och i hast, och flera av uppgifterna har tidsfrister och avgifter kopplade till sig. Här kartlägger vi administrationen, förklarar vilka delar som innebär risk och visar vad som kan lämnas över till backofficestöd och vad som ska ligga kvar hos dig.
Administrationen i byggbranschen
| Uppgift | Hur ofta | Risk om det blir sent eller fel |
|---|---|---|
| ROT-ansökningar till Skatteverket | Efter varje betald ROT-faktura | Utbetalning nekas eller dröjer; tidsfristen missas |
| Personalliggare | Varje dag på bygget | Kontrollavgift vid oanmält besök |
| ÄTA-arbeten | Under varje projekt | Tvister och obetalt tilläggsarbete |
| Leverantörsfakturor och kvitton | Varje vecka | Fel kostnader på projekten, förseningsavgifter |
| Kundfakturor och påminnelser | Per delmoment | Luckor i likviditeten |
| Intyg, ID06 och försäkringspapper | Per projekt och vid utgång | Stoppad vid grinden eller anbud som faller |
ROT-ansökningar och kunduppgifter
Med ROT betalar kunden ett reducerat pris och firman begär resten från Skatteverket. Ansökan kräver korrekta uppgifter, och den ska lämnas efter att kunden har betalat och senast vid den tidsfrist Skatteverket anger, i dag 31 januari året efter betalningen. Saknade uppgifter är den vanligaste orsaken till förseningar.
- Kundens personnummer, och alla köpares om avdraget delas.
- Fastighetsbeteckning för en villa, eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer.
- Arbetskostnaden särredovisad från material, resor och utrustning på fakturan.
- Bevis på att kunden har betalat sin del.
- En kontroll av att arbetet ger rätt till avdrag; alla moment gör inte det, och regler och procentsatser ändras.
Det här är bra arbete att lämna över: samla in uppgifter vid beställning, kontrollera fakturor, förbereda ansökningar i Skatteverkets e-tjänst och följa upp utbetalningar. Själva inskicket kan göras med ditt ombudsuppdrag eller granskas av dig. En kommande guide om ROT- och RUT-fakturering går djupare in på stegen.
Personalliggare på arbetsplatsen
På byggarbetsplatser över Skatteverkets beloppsgräns ska byggherren anmäla byggstart, och varje entreprenör med personal på plats ska föra en elektronisk personalliggare över vem som arbetar, när de kommer och när de går. Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök, och en saknad eller ofullständig liggare leder till kontrollavgift.
- Själva registreringen sker på plats, oftast genom att personalen checkar in och ut med app eller ID06-kort; det kan inte en assistent göra på distans.
- Det som kan lämnas över: lägga upp nya arbetsplatser i systemet, lägga till nya medarbetare, kontrollera dagligen att registreringarna är kompletta och jaga luckor samma dag.
- Ha en enkel rutin för underentreprenörer: vem registrerar deras personal, och vem kontrollerar.
- Arkivera liggarna per projekt under den tid som krävs.
Offerter, ÄTA-arbeten och fakturering
ÄTA-arbeten, alltså ändrings- och tilläggsarbeten, är där pengar oftast går förlorade. Extraarbete som bestäms muntligt på plats och aldrig skrivs ner är svårt att fakturera och lätt att bestrida. En backofficerutin kan göra ett foto och en kort anteckning från bygget till en skriftlig ÄTA som kunden bekräftar, och senare till en fakturarad.
- Arbetsledaren skickar samma dag ett foto och två rader om tilläggsarbetet.
- Backoffice skriver en ÄTA med prisgrund och ber kunden bekräfta skriftligt.
- Bekräftade ÄTA-arbeten loggas mot projektet.
- Vid nästa delmoment faktureras de tillsammans med den överenskomna betalningsplanen.
- För företagskunder kontrollerar backoffice om omvänd byggmoms gäller.
Vad du ska lämna över först
| Lämna över | Behåll själv |
|---|---|
| Samla ROT-uppgifter och förbereda ansökningar | Avgöra vad som ger rätt till avdrag i tveksamma fall |
| Daglig kontroll av att personalliggaren är komplett | Registrering på plats och ansvaret för arbetsplatsen |
| Skriva ÄTA utifrån anteckningar från bygget | Komma överens med kunden om pris och omfattning |
| Stämma av leverantörsfakturor mot projekt | Attestera betalningar |
| Fakturautkast och betalningspåminnelser | Hantera tvister |
Innan du lämnar över något, skriv ner hur du gör i dag; vår guide om att dokumentera rutiner innan du delegerar visar ett enkelt format. Ge åtkomst via bokföringsprogrammets användarroller i stället för att dela din egen inloggning, och se till att ett personuppgiftsbiträdesavtal täcker kundernas personuppgifter. När du inte ska köpa hjälp: har firman ett eller två projekt åt gången och kvällsadministrationen tar en timme i veckan, kan en bättre mall och en fast administrationstid räcka. Tar den flera kvällar debiteras vårt stöd för dataregistrering och backoffice per timme, med priser på prissidan. Boka ett kort samtal så ser vi vilka uppgifter du ska börja med.
Vanliga frågor
Kan en extern assistent skicka in ROT-ansökningar åt min firma?
Ja, om hen är behörig att företräda företaget i Skatteverkets e-tjänst, eller förbereder ansökan som du sedan skickar in. I båda fallen ansvarar firman för innehållet.
Vem ansvarar för personalliggaren, vi eller byggherren?
Byggherren anmäler byggstart och ska se till att det finns ett system för personalliggare. Varje entreprenör med personal på plats ansvarar för att registrera sin egen personal korrekt.
Är det säkert att dela kunders personnummer med en assistent?
Det kan vara det, med personuppgiftsbiträdesavtal, åtkomst begränsad till det uppgiften kräver och inga kopior utanför era system. Uppgifterna behövs för ROT, så hantera dem varsamt.
Vad ger snabbast effekt på administrationen i en liten byggfirma?
Oftast skriftliga ÄTA-arbeten och snabba ROT-ansökningar. Båda blir direkt pengar som annars dröjer eller går förlorade.
Går kvällarna åt till pappersarbete?
På ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal går vi igenom er administrationsvecka och pekar ut vilka uppgifter som kan lämnas över säkert, hur åtkomsten ska sättas upp och vad du ska behålla själv.
Boka ett kostnadsfritt 15-minuterssamtal