Förskott och betalningsvillkor i byråprojekt

Därför begär byråer förskott

Förskottet fyller tre funktioner för byrån. Det reserverar kalendertid som annars hade gått till en annan kund. Det täcker arbete som börjar direkt men ännu inte syns, som förstudie, struktur och uppsättning. Och det sorterar bort köpare som inte är redo att bestämma sig, vilket skyddar planeringen av alla andra projekt.

Risken ligger hos köparen och är enkel att beskriva: pengar som betalats för arbete som ännu inte levererats. Allt nedan handlar om att krympa det glappet.

Betalningsplan med delmål

Det mesta projektarbetet betalas i etapper, där varje etapp hör ihop med ett delmål som båda parter känner igen. Tabellen visar de vanligaste modellerna och vem som bär risken i var och en.

Betalning vid leverans och godkännande

Slutbetalningen är köparens starkaste påtryckningsmedel, så den bör kopplas till godkännande och inte till ett datum. Godkännande betyder att du har testat leveransen mot den avtalade omfattningen inom en bestämd period, oftast fem till tio arbetsdagar, och antingen godkänt eller listat brister. En klausul som säger att leveransen räknas som godkänd om du inte svarar inom perioden är rimlig; den hindrar projekt från att bli hängande. I guiden om acceptanstest och godkännande finns en mall för perioden.

Se upp med en slutbetalning som är så liten att den inte längre motiverar någon. Är sista delen ett symboliskt belopp har byrån lite anledning att prioritera din bristlista. Betala samtidigt för de godkända delarna och håll bara inne det som motsvarar de öppna bristerna.

Skydda dig som köpare

• Slå upp företaget hos Bolagsverket eller i de öppna företagsregistren: registreringsdatum, styrelse och årsredovisningar om det är ett aktiebolag.
• Kontrollera att leverantören är godkänd för F-skatt hos Skatteverket. Är den inte det kan du bli skyldig att dra skatt och betala arbetsgivaravgifter på det du betalar ut.
• Skriv in betalningsplanen i avtalet, med varje betalning kopplad till ett namngivet delmål och det som visar att delmålet är nått.
• Skriv ner vad du äger efter varje betalning: designfiler, kod, innehåll och domän, och när äganderätten går över.
• Kom överens om vad som händer med inbetalda pengar vid uppsägning: utfört arbete betalas och lämnas över, oförbrukat förskott betalas tillbaka.
• Håll förskottet i proportion till första etappen, inte till hela projektet.

En momsdetalj överraskar många: i Sverige ska moms redovisas på en förskottsbetalning när den tas emot, så en förskottsfaktura har full moms och slutfakturan drar av det som redan fakturerats. Är ni momsregistrerade drar ni av momsen som vanligt; se bara till att fakturorna går ihop.

När du inte behöver något av detta: för ett litet paket till fast pris, från en leverantör med publicerat pris och tydlig omfattning, ger en etappad plan mer administration utan att minska risken nämnvärt. Då är det rimligt att betala vid beställning, förutsatt att du ser exakt vad som ingår. Därför listar vi innehållet i våra egna paket på prissidan.

Kort, faktura och delbetalning

Hur du betalar spelar nästan lika stor roll som när. Kortbetalning går snabbt och ger dig kortutgivarens reklamationsprocess om ingenting levereras alls. Faktura är normen mellan svenska företag, oftast med 30 dagars betalningstid; längre tider går att förhandla men ska stå i avtalet, och vid sen betalning har leverantören rätt till dröjsmålsränta och förseningsersättning enligt räntelagen. Delbetalning sprider kostnaden men flyttar ägandefrågan till slutet, vilket vi går igenom i guiden om att finansiera en hemsida eller app.

Fakturorna ska ange projekt, delmål och belopp. Vill du få villkoren i en offert granskade, boka ett samtal. För en företagshemsida med lansering är priset fast innan du beställer, så den enda fråga som återstår är vilket betalningssätt som passar ert kassaflöde.

Vanliga frågor